Création et remplissage de bases de données dans Microsoft Access. MS Access : Qu'est-ce qu'une base de données ? La différence entre Access et Excel Office Access

L'objectif principal de ce programme est de créer et de travailler avec des bases de données pouvant être liées aussi bien à de petits projets qu'à de grandes entreprises. Avec son aide, vous pourrez facilement gérer les données, modifier et stocker des informations.

Demande de forfait Microsoft Office– Access – utilisé pour travailler avec des bases de données

Bien entendu, avant de commencer, vous devrez créer ou ouvrir une base de données existante.

Ouvrez le programme et accédez au menu principal en cliquant sur la commande « Fichier », puis sélectionnez « Créer ». Lors de la création d'une nouvelle base de données, un choix vous sera proposé page vide, qui aura une table ou une base de données Web qui vous permettra d'utiliser les outils intégrés du programme pour, par exemple, vos publications sur Internet.

De plus, pour rendre la création d'une nouvelle base de données aussi simple que possible, l'utilisateur dispose de modèles parmi lesquels choisir qui lui permettent de créer une base de données centrée sur une tâche spécifique. Soit dit en passant, cela peut vous aider à créer rapidement le formulaire de tableau nécessaire sans tout configurer manuellement.

Remplir la base de données avec des informations

Après avoir créé la base de données, vous devez la remplir d'informations pertinentes, dont la structure doit être réfléchie à l'avance, car la fonctionnalité du programme vous permet de formater les données sous plusieurs formes :

De nos jours, le type de structuration d’informations le plus pratique et le plus courant est le tableau. En termes de capacités et d'apparence, les tableaux d'Access ne sont pas très différents de ceux d'Excel, ce qui, à son tour, simplifie grandement le transfert de données d'un programme à un autre.
La deuxième façon de saisir des informations consiste à utiliser des formulaires ; ils sont quelque peu similaires aux tableaux, cependant, ils offrent un affichage plus visuel des données.
Pour calculer et afficher les informations de votre base de données, des rapports sont fournis qui vous permettront d'analyser et de calculer, par exemple, vos revenus ou le nombre d'entrepreneurs avec lesquels vous travaillez. Ils sont très flexibles et vous permettent d'effectuer n'importe quel calcul, en fonction des données saisies.
La réception et le tri des nouvelles données dans le programme s'effectuent via des requêtes. Avec leur aide, vous pouvez rechercher des données spécifiques parmi plusieurs tables, ainsi que créer ou mettre à jour des données.

Toutes les fonctions ci-dessus se trouvent dans la barre d'outils, dans l'onglet « Création ». Là, vous pouvez sélectionner l'élément que vous souhaitez créer, puis, dans le « Concepteur » qui s'ouvre, le personnaliser vous-même.

Création d'une base de données et importation d'informations

Lorsque vous créez une nouvelle base de données, la seule chose que vous verrez est une table vide. Vous pouvez le remplir manuellement ou le remplir en copiant les informations nécessaires depuis Internet. Veuillez noter que chaque information que vous saisissez doit être placée dans une colonne distincte et que chaque entrée doit avoir une ligne personnelle. À propos, les colonnes peuvent être renommées pour mieux naviguer dans leur contenu.

Si toutes les informations dont vous avez besoin se trouvent dans un autre programme ou source, le programme vous permet de configurer l'importation des données.

Tous les paramètres d'importation se trouvent dans un onglet séparé du panneau de configuration appelé « Données externes ». Ici, dans la zone « Importation et liens », sont répertoriés les formats disponibles, notamment Excel, les documents Access, les fichiers texte et XML, les pages Internet, les dossiers Outlook, etc. Après avoir sélectionné le format requis à partir duquel les informations seront transférées, vous vous devez spécifier le chemin d'accès à l'emplacement du fichier. S'il est hébergé sur un serveur, le programme vous demandera de saisir l'adresse du serveur. Lors de l'importation, vous rencontrerez divers paramètres conçus pour transférer correctement vos données dans Access. Suivez les instructions du programme.

Clés de base et relations entre les tables

Lors de la création d'une table, le programme attribue automatiquement à chaque enregistrement une clé unique. Par défaut, il comporte une colonne de noms, qui s'agrandit à mesure que de nouvelles données sont saisies. Cette colonne est la clé primaire. En plus de ces clés primaires, la base de données peut également contenir des champs liés à des informations contenues dans une autre table.

Par exemple, vous disposez de deux tables contenant des informations associées. Par exemple, ils sont appelés « Jour » et « Plan ». En sélectionnant le champ « Lundi » dans le premier tableau, vous pouvez le lier à n'importe quel champ du tableau « Plan » et lorsque vous survolez l'un de ces champs, vous verrez les informations et les cellules associées.

De telles relations rendront votre base de données plus facile à lire et augmenteront certainement sa convivialité et son efficacité.

Pour créer une relation, allez dans l'onglet « Outils de base de données » et dans la zone « Relations », sélectionnez le bouton « Schéma de données ». Dans la fenêtre qui apparaît, vous verrez toutes les bases de données en cours de traitement. Veuillez noter que les bases de données doivent avoir des champs spéciaux désignés pour les clés étrangères. Dans notre exemple, si dans le deuxième tableau vous souhaitez afficher le jour de la semaine ou un chiffre, laissez un champ vide en l'appelant « Jour ». Configurez également le format du champ car il doit être le même pour les deux tables.

Ensuite, avec deux tables ouvertes, faites glisser le champ que vous souhaitez lier vers le champ spécialement préparé pour clé étrangère. La fenêtre « Modifier les liens » apparaîtra, dans laquelle vous verrez les champs sélectionnés individuellement. Pour garantir les modifications des données dans les champs et les tableaux associés, cochez la case à côté de « Assurer l'intégrité des données ».

Création et types de demandes

Une requête est une action dans un programme qui permet à un utilisateur de modifier ou de saisir des informations dans une base de données. En fait, les demandes sont divisées en 2 types :

Requêtes sélectives, grâce auxquelles le programme récupère certaines informations et effectue des calculs dessus.
Demandes d'action qui ajoutent des informations à la base de données ou les suppriment.

En sélectionnant « Assistant de requête » dans l'onglet « Création », le programme vous guidera dans le processus de création d'un type de requête spécifique. Suivez les instructions.

Les requêtes peuvent grandement vous aider à organiser vos données et à toujours accéder à des informations spécifiques.

Par exemple, vous pouvez créer une requête personnalisée basée sur certains paramètres. Si vous souhaitez voir des informations sur une date ou un jour spécifique du tableau « Jour » pour toute la période, vous pouvez configurer une requête similaire. Sélectionnez l'élément « Query Builder » et le tableau dont vous avez besoin. Par défaut, la requête sera sélective ; cela devient clair si vous regardez la barre d'outils avec le bouton « Sélection » en surbrillance. Pour que le programme recherche exactement la date ou le jour dont vous avez besoin, recherchez la ligne « Condition de sélection » et entrez-y la phrase [quel jour ?]. N'oubliez pas que la demande doit être placée en caractères carrés et se terminer par un point d'interrogation ou deux points.

Ceci n'est qu'un cas d'utilisation des requêtes. En effet, ils peuvent également être utilisés pour créer de nouveaux tableaux, sélectionner des données en fonction de critères, etc.

Configuration et utilisation des formulaires

Grâce à l'utilisation de formulaires, l'utilisateur peut facilement visualiser les informations de chaque champ et basculer entre les enregistrements existants. Lors de la saisie d'informations pendant une longue période, l'utilisation de formulaires simplifie le travail avec les données.

Ouvrez l'onglet «Création» et recherchez l'élément «Formulaire», en cliquant sur lequel affichera un formulaire standard basé sur les données de votre tableau. Les champs d'information qui apparaissent sont sujets à toutes sortes de changements, notamment en hauteur, en largeur, etc. Veuillez noter que s'il y a des relations dans le tableau ci-dessus, vous les verrez et pourrez les reconfigurer dans la même fenêtre. Au bas du programme, vous verrez des flèches qui vous permettront d'ouvrir séquentiellement chaque colonne de votre tableau ou de passer immédiatement à la première et à la dernière. Désormais, chacun d'eux constitue un enregistrement distinct, dont vous pouvez personnaliser les champs en cliquant sur le bouton « Ajouter des champs ». Les informations ainsi modifiées et saisies seront affichées dans le tableau et dans tous les tableaux qui y sont attachés. Après avoir configuré le formulaire, vous devez l'enregistrer en appuyant sur la combinaison de touches « Ctrl+S ».

Création d'un rapport

L'objectif principal des rapports est de fournir à l'utilisateur un résumé global du tableau. Vous pouvez créer absolument n'importe quel rapport, en fonction des données.

Le programme vous permet de choisir le type de rapport, en proposant plusieurs choix :

Rapport - un rapport automatique sera créé en utilisant toutes les informations fournies dans le tableau, cependant, les données ne seront pas regroupées.
Un rapport vierge est un formulaire non rempli pour lequel vous pouvez sélectionner vous-même des données dans les champs obligatoires.
Assistant de rapport - vous guidera tout au long du processus de création d'un rapport et regroupera et formatera les données.

Dans un rapport vide, vous pouvez ajouter, supprimer ou modifier des champs, en les remplissant avec les informations nécessaires, créer des groupes spéciaux qui aideront à séparer certaines données du reste, et bien plus encore.

Ci-dessus se trouvent toutes les bases qui vous aideront à gérer et à personnaliser le programme Access pour vous-même. Cependant, ses fonctionnalités sont assez larges et permettent un réglage plus précis des fonctions décrites ici.

Les bases de données Access sur votre ordinateur vous aident à stocker et à suivre pratiquement tout type de données, telles que l'inventaire, les contacts ou les processus métier. Allons Description détaillée chemins que vous pouvez utiliser pour créer une base de données Access, y ajouter des données, puis découvrir les prochaines étapes pour configurer et utiliser votre nouvelle base de données.

Dans cet article

Sélectionnez un modèle

Les modèles Access sont livrés avec des tableaux, des requêtes, des formulaires et des rapports intégrés prêts à l'emploi. Les modèles disponibles sont la première chose que vous voyez lorsque vous lancez Access et vous pouvez télécharger des options supplémentaires sur Internet.

Dans l'onglet Accès Déposer choisis une équipe Créer.

Sélectionnez un modèle de base de données de bureau et entrez un nom dans le champ Nom de fichier. Base de données (Si tu ne vois pasmodèle qui fonctionnera pour vous, utiliserRechercher des modèles sur Internetchamp.)

Nom de fichier

Cliquez sur le bouton Créer.

Selon le modèle que vous choisissez, vous devrez peut-être effectuer l'une des étapes suivantes avant de commencer.

Si Access affiche une boîte de dialogue Entrée avec une liste d'utilisateurs vide :

Cliquez sur le bouton nouvel utilisateur.

Remplir le formulaire Informations de l'utilisateur.

Sélectionnez le nom d'utilisateur que vous venez de saisir et cliquez sur entrée.

Si Access affiche le message Avertissement de sécurité dans la barre de messages, ainsi qu'un modèle provenant d'une source fiable, cliquez sur Inclure du contenu. Si la base de données nécessite une connexion, connectez-vous.

Informations Complémentaires: .

Créer une base de données à partir de zéro

Si aucun des modèles ne vous convient, vous pouvez commencer avec une base de données vide sur votre ordinateur.

Dans Access, sélectionnez la commande Créer, puis - élément Base de données de bureau vide.

Entrez le nom de la base de données dans le champ Nom de fichier.

Vous pouvez utiliser l'emplacement par défaut indiqué sous le champ Nom de fichier, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur l'icône du dossier.

Cliquez sur le bouton Créer.

Ajout de tableaux

Dans une base de données, les données sont stockées dans plusieurs tables liées. Pour créer un tableau :

Lorsque vous ouvrez la base de données pour la première fois, vous verrez un tableau vide en mode Feuille de données dans lequel vous pourrez ajouter des données. Pour ajouter un autre tableau, allez dans l'onglet Créer > Tableau. Vous pouvez commencer à saisir des données dans un champ (cellule) vide ou insérer des données provenant d'une autre source, telle qu'un classeur Excel.

Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur son en-tête et saisissez un nouveau nom.

Pour ajouter plus de champs, commencez à taper dans la colonne Cliquez pour ajouter.

Pour déplacer une colonne, sélectionnez-la en cliquant sur l'en-tête et faites-la glisser vers l'emplacement souhaité. Vous pouvez effectuer cette opération avec plusieurs colonnes adjacentes.

Copier et coller des données

Vous pouvez copier des données à partir d'un autre programme, tel qu'Excel ou Word, et les coller dans un tableau Access. Il est préférable qu'ils soient organisés en colonnes. Si les données sont dans éditeur de texte, tel que Word, séparez les colonnes de données par des tabulations ou convertissez les données en tableau avant de les copier.

Si les données doivent être modifiées, par exemple en scindant les noms complets en prénom et nom, faites-le dans le programme source.

Ouvrez la source et copiez les données (CTRL+C).

Ouvrez la table Access à laquelle vous souhaitez ajouter des données en mode Feuille de données et collez les données (CTRL+V).

Double-cliquez sur chaque en-tête de colonne et fournissez des noms significatifs.

Note: En fonction des données que vous insérez dans la première ligne d'une colonne, Access attribue un type de données à chaque champ. Assurez-vous que les données des lignes restantes sont du même type.

Importer ou lier des données

Vous pouvez importer des données à partir d'autres sources ou lier des données depuis Access sans déplacer les informations à partir desquelles elles sont stockées. La liaison peut être une bonne option si plusieurs utilisateurs mettent à jour les données et que vous voulez vous assurer que vous pouvez voir dernière version, ou si vous souhaitez économiser de l'espace disque. Vous pouvez indiquer si vous souhaitez créer un lien vers ou importer des données pour la plupart des formats. En savoir plus sur l’importation ou la liaison de données à partir d’une autre base de données Access.

Le processus varie légèrement en fonction de la source de données, mais commence toujours par la procédure ci-dessous.

Sur Données externes Cliquez sur le bouton Format des données que vous souhaitez importer ou auquel vous souhaitez créer un lien. Si vous ne voyez pas le format dont vous avez besoin, cliquez sur le bouton Supplémentaire.

Note: Si vous n'en avez toujours pas, vous devrez peut-être d'abord exporter les données vers un format de fichier pris en charge par Access (par exemple, fichier texte avec délimiteurs).

Suivez les instructions dans la boîte de dialogue de l'article " Données externes ».

Lorsqu'ils sont liés, certains formats sont en lecture seule. Les éléments suivants sont des sources externes dont les données peuvent être importées ou liées.

Microsoft Access est un relationnel fonctionnellement complet SGBD. Il fournit tous les outils nécessaires pour définir, traiter et gérer les données lorsque vous travaillez avec de grands volumes d'informations.

SGBD Microsoft Access offre la possibilité de contrôler la définition de la structure et de la description de vos données, de travailler avec elles et d'organiser l'utilisation collective de ces informations. SGBD Microsoft Access augmente également considérablement les capacités et facilite le catalogage et la maintenance de grands volumes d'informations stockées dans de nombreuses tables. SGBD Microsoft Access comprend trois grands types de fonctions : la définition (fixation de la structure et de la description) des données, le traitement des données et la gestion des données. MS Access est un ensemble instrumental moyens de création et d'exploitation de systèmes d'information.

À l’aide d’Access, vous pouvez effectuer les opérations suivantes.

1. Conception basique Objets IS - tableaux bidimensionnels, avec différents types données, y compris les champs d'objet OLE. Avant de remplir un tableau avec des données, vous devez créer sa mise en page.

2. Établissement Connexions entre les tables, avec prise en charge de l'intégrité des données, des mises à jour des champs en cascade et de la suppression des enregistrements en cascade.

3. Saisir, stocker, visualiser, trier, modifier et récupérer des données à partir de tableaux en utilisant divers moyens de contrôle de l'information, d'indexation de tables et d'algèbre logique (pour filtrer les données).

4. Création, modification et utilisation dérivés Objets SI (formulaires, requêtes et états).

L'objet de traitement MS Access est fichier de base de données, avoir un nom et une extension arbitraires .MDB. Ce fichier contient le principal objets MS Access : tableaux, formulaires, requêtes, rapports, macros et modules. Ainsi, un système d'information créé dans Access est un fichier de base de données .MDB plus les outils d'Access lui-même. Le fonctionnement d'un tel SI est le traitement d'un document .MDB par l'application Access.

Les informations contenues dans une base de données Access sont présentées sous forme de tableaux séparés. Dans ce cas, chaque colonne du tableau correspond à un champ de données et chaque ligne correspond à un enregistrement de données.

Un enregistrement de données se compose de plusieurs champs. La règle suivante s'applique : un enregistrement de données est un groupe de champs interdépendants considérés comme un tout unique. Par exemple, un enregistrement de données peut contenir des informations sur un client ou un produit spécifique. Chaque enregistrement de données d'une table contient le même nombre de champs. Chaque champ contient le même type d'informations. Par exemple, dans chaque enregistrement de données d'une certaine table, le champ NOM DU CLIENT sera destiné au nom du client, c'est-à-dire contiendra le même type d’informations.

Il existe différents types de données. Le type de données pour un champ de données particulier est sélectionné en fonction des informations qui seront situées dans ce champ. La taille du champ de données est déterminée en fonction du type sélectionné pour celui-ci. Les descriptions des types de données et de leurs caractéristiques sont données dans le tableau 2.

Tableau 2 - Types de données

Type de données	Application	Taille
Texte	Texte ou combinaison de texte et de chiffres, comme une adresse, et de chiffres ne nécessitant pas de calcul, comme des numéros de téléphone. numéros d'article ou code postal.	Jusqu'à 255 caractères. Seuls les caractères saisis dans le champ sont stockés ; les positions non utilisées dans le champ de texte ne sont pas stockées. Pour contrôler le nombre maximum de caractères saisis, vous devez définir la propriété FieldSize.
Champ MÉMO	Texte long ou chiffres, tels que des commentaires ou des descriptions. Les champs MEMO ne peuvent pas être indexés ou triés. Pour stocker du texte formaté ou des documents longs au lieu du champ MEMO. vous devez créer un champ d'objet OLE.	Jusqu'à 65 535 caractères.
Nombre	Données numériques utilisées pour les calculs mathématiques, à l'exclusion des calculs impliquant transactions monétaires(pour lequel le type de devise est utilisé). Le type et la taille des valeurs pouvant être contenues dans un champ numérique. Peut être modifié dans la propriété FieldSize. Par exemple, sur le terrain. occupant 1 octet sur le disque, seuls les nombres entiers (sans décimales) de 0 à 255 peuvent être saisis.	1, 2, 4 ou 8 octets. 16 octets uniquement pour les codes de réplication.
Date/Heure	Dates et heures. Le stockage des valeurs de date et d'heure dans un champ Date/Heure garantit un tri correct. Toutes les modifications apportées aux formats de date et d'heure dans la fenêtre Panneau Langue et normes Gestion des fenêtres, sera automatiquement reflété dans les champs de type Date/Heure.	8 octets.
Devise	Valeurs monétaires. Le type de devise est utilisé pour éviter les arrondis lors des calculs. Suppose jusqu'à 15 caractères dans la partie entière du nombre et 4 dans la partie fractionnaire.	8 octets.
Compteur (numéro automatique)	Insertion automatique de séquences consécutives (différant de 1) ou nombres aléatoires lors de l'ajout d'une entrée. Pour créer un compteur incrémentiel, laissez tous les paramètres de propriété en bas de la fenêtre identiques (par défaut), avec la propriété FieldSize définie sur Long Integer et la propriété New Values définie sur Increment. Pour créer un compteur de nombres aléatoires, la propriété New Values doit être définie sur Random.	4 octets. Pour les codes de réplication - 16 octets.
Logique (Oui/Non)	Des champs. contenant seulement une ou deux valeurs, telles que Oui/Non, Vrai/Faux. Allumé éteint.	1 peu.
Objets OLE	Objets (par exemple, documents Microsoft Word. feuilles de calcul Microsoft Excel, images, sons et autres données) créés dans d'autres programmes utilisant le protocole OLE. Les objets peuvent être liés ou incorporés dans une table Microsoft Access. Pour afficher un objet OLE dans un formulaire ou un état, vous devez utiliser le contrôle Cadre d'objet attaché.	Jusqu'à 1 gigaoctet
Assistant de recherche	Un champ est créé. permet de sélectionner une valeur dans une autre table ou dans une liste de valeurs à l'aide d'une combo. Au moment de choisir ce paramètre dans la liste des types de données, un Wizard est chargé pour les définir.	La taille est la même que celle du champ clé, qui est également celui de l'assistant de recherche, généralement 4 octets.
Lien hypertexte	Le champ dans lequel les hyperliens sont stockés. Un lien hypertexte peut être soit de type UNC (Universal Naming Convention - un format de chemin de fichier standard avec l'inclusion d'un serveur réseau), soit d'une URL (Uniform Resource Locator - l'adresse d'un objet sur Internet ou un réseau interne avec l'inclusion de un type de protocole d'accès). Un lien hypertexte peut être composé de quatre parties : le texte qui apparaît dans un champ ou un contrôle ; chemin d'accès au fichier (au format de chemin UNC) ou à la page (URL) ; adresse supplémentaire - emplacement à l'intérieur d'un fichier ou d'une page ; info-bulle - texte affiché sous forme d'info-bulle.	La longueur de chaque partie du lien hypertexte ne dépasse pas 2048 caractères.
Note: Les types de données numériques, monétaires et booléennes, ainsi que la date/heure, fournissent des formats d'affichage standard. Pour sélectionner des formats pour chaque type de données, vous devez définir la propriété Format. Pour toutes les données à l'exception des objets OLE, vous pouvez également créer un format d'affichage personnalisé. Pour plus d'informations, consultez la section « Propriété de format de champ » ci-dessous.

En plus des tables, Access DBMS fonctionne avec les éléments suivants objets:

Formes;

Demandes ;

Rapports;

Macros ;

Modules.

Le tableau est base Objet MS Access. Tous les autres objets sont dérivés et sont créés uniquement sur la base de tableaux préalablement préparés.

Un formulaire n’est pas un objet Access autonome. Il vous aide simplement à saisir, afficher et modifier des informations dans une table ou une requête. Les requêtes et les rapports remplissent des fonctions indépendantes : sélectionner, regrouper, présenter et imprimer des informations.

Chaque objet MS Access a Nom. La longueur du nom de tout objet MS Access (tableaux, formulaires, etc.) ne dépasse pas 64 arbitraire caractères (sauf le point et certains caractères de service). Le nom peut inclure des espaces et des lettres russes. Chaque objet est travaillé dans une fenêtre séparée, et deux modes de fonctionnement sont proposés :

1) mode concepteur, - lorsqu'une mise en page ou une structure d'objet (par exemple, une structure de table) est créée ou modifiée ;

2) opérationnel mode - lorsque les informations sont affichées, modifiées et sélectionnées dans la fenêtre des tâches IS.

De plus, le fichier de base de données comprend un autre document qui a propre fenêtre: Schéma de données. Dans cette fenêtre, vous pouvez créer, visualiser, modifier et déchirer communications entre les tables. Ces connexions vous aident à contrôler les données et à créer des requêtes et des rapports.

Formulaire, il s'agit à proprement parler d'un élément optionnel du SI (en principe on peut s'en passer), mais il permet de simplifier les opérations de saisie et de visualisation des données.

Demande est une table dérivée qui inclut des données provenant d'autres tables et effectue diverses opérations sur celles-ci. En particulier, la demande peut contenir calculé des champs, c'est-à-dire des champs dont les valeurs sont les fonctions valeurs d'autres champs (éventuellement issues de différentes tables). De plus, les requêtes vous permettent de groupe opérations, c'est-à-dire opérations sur un groupe d'enregistrements unis par une caractéristique commune (par exemple, vous pouvez additionner la quantité d'enregistrements avec le même code). Enfin, les requêtes vous permettent d'effectuer des sélections dans des tables en fonction de certaines conditions. Dans de tels cas, l’algèbre de la logique est utilisée.

Rapport - il s'agit en fait de la même demande, mais formatée pour pouvoir être imprimée sur papier et présentée à la direction (avec de belles rubriques, sous-totaux, etc.).

Essentiellement, les tableaux et les formulaires sont utilisés pour maintenir le contenu de la base de données, et les requêtes et les rapports remplissent la fonction principale du système d'information : récupérer, transformer et présenter des informations.

Création dérivés les objets - demandes, formulaires et rapports - sont gérés à peu près selon le même schéma. Voici quelques fonctionnalités :

Pour les objets dérivés, vous devez préciser le(s) nom(s) de la table (requête) à partir de laquelle cet objet est créé ;

Lorsque vous utilisez l'assistant, vous devez cocher la case « Panneau d'éléments » dans la barre d'outils, et un ensemble d'icônes apparaîtra sur l'écran (Fig. 14.5), avec lequel vous concevez un formulaire (rapport, requête).

La création d'objets est possible de deux manières : à l'aide de l'assistant et en mode conception.

MS Access dispose d'outils puissants, pratiques et flexibles visuel concevoir des objets à l'aide d'assistants, ce qui permet à l'utilisateur, avec un minimum de préparation préalable, de créer rapidement un SI à part entière - au niveau des tableaux, des formulaires, des sélections de requêtes et des rapports.

Les maîtres eux-mêmes effectuent les actions nécessaires. Lors de l'appel du Maître, la séquence correspondante s'ouvre Boîtes de dialogue. Après avoir reçu les réponses aux questions posées, le Maître effectue toutes les actions nécessaires. Disons que vous souhaitez générer un rapport. L'assistant de rapport vous demandera à quoi doit ressembler le rapport et quelles données il doit contenir. Après avoir reçu les réponses, le rapport sera complètement prêt. À l'aide d'autres assistants, vous pouvez créer des tables de base de données, des requêtes et des formulaires.

Travailler avec les Assistants est simple, fiable et efficace, et vous permet d'utiliser toute la richesse de Microsoft Access.

Le Builder est un outil Access qui facilite l'exécution d'une tâche spécifique. L'Expression Builder est extrêmement utile : il vous permet de créer rapidement une expression complexe. À l'aide du Générateur de requêtes, vous pouvez facilement créer des requêtes utilisées pour obtenir des échantillons de données pour un formulaire ou un rapport. En plus de ceux répertoriés, Access propose d'autres constructeurs. Il s'agit d'un constructeur de macros à l'aide duquel diverses macros sont générées, ainsi que des constructeurs de menus, de champs, de couleurs, de codes et autres.

1 Lancez Microsoft Access :

Au démarrage d'Access, une fenêtre apparaît à l'écran (Figure 1.1), dans laquelle vous pouvez :

Ou créer une nouvelle base de données, c'est-à-dire un fichier avec l'extension .MDB ;

Ou ouvrir une base de données existante, c'est-à-dire un fichier avec l'extension .MDB.

Création d'une base de données. Après avoir sélectionné la commande [Fichier-Créer...], un fichier standard apparaît à l'écran (Figure 1.2), dans lequel vous devez spécifier le nom et l'adresse créé fichier de base de données. Par exemple, pour Système d'Information avec le nom Annuaire téléphonique.MDB.

Après avoir créé le fichier, Access ouvre un espace vide fenêtre de base de données, et dans cette fenêtre, toutes les opérations sont effectuées - création et manipulation d'objets de base de données. Cette fenêtre contient 7 objets (Tableaux, Requêtes, Formulaires, Etat, Pages, Macros, Modules) et groupes.

Ouvrir une base de données. Après avoir sélectionné la commande [Fichier-Ouvrir...], un fichier standard apparaît à l'écran, dans lequel vous devez spécifier le nom et l'adresse existant fichier de base de données. Ensuite, la fenêtre de l'application s'ouvre fenêtre de base de données, donnant accès aux objets de base de données déjà créés et la possibilité de créer de nouveaux objets.

MS Accès - multi fenêtre application, mais une seule base de données peut être ouverte à la fois. C'est sa fenêtre qui est principal fenêtre de document dans l'application Access (Figure 1.3), et la fermer signifie fermer le fichier .MDB correspondant. Cependant, cette fenêtre génère de nombreux filiales fenêtres (table, requête, formulaire, etc.). Vous pouvez enregistrer un objet (par exemple un plan de table) dont la fenêtre est à l'écran et lui attribuer un nom de la même manière qu'avec les fichiers : avec les touches [Fichier-Enregistrer] ou [Fichier-Enregistrer Comme...] commande.

Travailler avec des tableaux

Ainsi, dans la fenêtre de la base de données, il y a une liste des objets DB - tables, requêtes, etc. Vous pouvez travailler avec la fenêtre de n'importe quel objet (fenêtre enfant) soit dans opérationnel mode (par exemple, saisir ou afficher des données dans un tableau), ou en mode designer(par exemple, modifier la disposition du tableau).

Avant d'utiliser un objet (par exemple, remplir un tableau avec des données), vous devez créer cet objet (par exemple, créer une disposition de table).

Si l'onglet Tableau est sélectionné, la fenêtre de l'onglet affiche une liste existant tableaux de cette base de données.

Pour ouvrir une table existante, vous devez souligner son nom dans cette liste et cliquez sur le bouton « Ouvrir ».

La figure 1.3 montre la fenêtre de l'application MS Access ainsi que la fenêtre de la base de données Intercity. Il n'y a pas encore d'objets dans ce fichier.

A inclure dans la base de données nouveau tableaux, vous devez cliquer sur le bouton « Créer ».

Afin de réparer mise en page table existante, sélectionnez son nom dans la liste et cliquez sur le bouton « Concevoir ».

Les mêmes opérations sont effectuées avec tous les autres objets MS Access.

Tout objet (table, requête, formulaire, état) peut être créé soit manuellement (mode conception), soit à l'aide de l'assistant.

Lorsque vous appelez l'assistant, la séquence correspondante de boîtes de dialogue s'ouvre. Après avoir reçu les réponses aux questions posées, le Maître effectue toutes les actions nécessaires. Par exemple, lors de la génération d'un rapport, l'assistant de rapport vous demandera à quoi doit ressembler le rapport et quelles données il doit contenir. Après avoir reçu les réponses, le rapport sera complètement prêt. À l'aide d'autres assistants, vous pouvez créer des tables de base de données, des requêtes et des formulaires.

Créer des tables et des requêtes manuellement(en mode conception) ;

- créer des formulaires et des rapports à l'aide Maîtrise.

Considérons la séquence d'étapes lorsqu'elle est incluse dans la base de données nouveau les tables. Vous devez d'abord déterminer le domaine pour lequel la base de données sera créée. En tant que domaine, nous définissons l'interurbain conversations téléphoniques, calcul du montant du paiement des appels téléphoniques longue distance pour les abonnés individuels. Tout d'abord, les champs que contiendra la table sont déterminés. Les abonnés" base de données "Interurbain". Les champs obligatoires sont présentés dans le tableau 3, le champ « Numéro d'abonné » étant sélectionné comme champ clé. La clé représente un champ dans la table correspondante. Il caractérise de manière unique chaque enregistrement contenu dans la table.

Tableau 3 – Champs de la table « Abonné »

Une clé primaire idéale est constituée d'informations telles que le numéro de client, le numéro de compte, etc. Grâce à une telle clé, il est facile d'identifier l'enregistrement correspondant. Les champs contenant le nom du client ne conviennent pas à la clé primaire. Il est toujours possible que plusieurs personnes portent le même nom.

Après avoir déterminé les champs obligatoires, vous pouvez commencer à créer la table réelle dans MS Access.

Pour ce faire, vous devez ouvrir la fenêtre du concepteur de tableau (Fig. 2.1) en sélectionnant l'onglet Tableau et la ligne « Création d'un tableau en mode conception » ou en cliquant sur le bouton « Créer ».

Dans la partie supérieure de la fenêtre qui s'ouvre se trouve un fichier créé ou modifié. mise en page table, qui est simplement une liste de champs indiquant le nom du champ, le type de données et la description. Chaque champ du tableau correspond à une ligne en haut de cette fenêtre (Figure 2.1).

Chaque champ du tableau doit se voir attribuer un nom unique, déterminer le type de données qui y seront saisies et décrire le contenu du champ, c'est-à-dire : saisissez des commentaires textuels indiquant l’objectif de ce champ. Le nom du champ peut contenir jusqu'à 64 caractères. La description est un paramètre facultatif et est utilisée pour expliquer davantage le champ utilisé.

Dans la colonne Nom du champ (Figure 2.2), saisissez un Nom. Dans la colonne suivante vous devez indiquer Type de données pour ce domaine. Le type de données peut être sélectionné dans la liste déroulante qui apparaît dans cette colonne (les types de données sont décrits dans le tableau 3). De plus, dès que le curseur se trouve dans la colonne Type de données, un message apparaît en bas de la fenêtre. formulaire de propriétés(caractéristiques) de ce domaine.

Le formulaire des propriétés (partie inférieure de la fenêtre) est une liste de propriétés (à gauche le nom de la propriété, à droite le signification de cette propriété) avec une fenêtre d'indice pour chaque propriété.

La liste des propriétés change en fonction du type de données actuellement affiché dans la colonne Type de données. En cliquant avec la souris sur le champ valeurs dans le formulaire des propriétés, vous pouvez modifier cette valeur (dans les limites autorisées pour ce type de données). Les propriétés du champ sont répertoriées dans le tableau 4.

Tableau 4 – Propriétés de champ affichées dans la feuille de propriétés du concepteur de tables

Propriété	But
Taille du champ	Définit le nombre maximum de caractères à saisir dans ce champ
De nouvelles valeurs	Définit comment les valeurs des compteurs changent lorsque de nouveaux enregistrements sont ajoutés
Format du champ	Précise le format d'affichage des valeurs de ce champ
Nombre de décimales	Détermine le nombre de décimales utilisées lors de l'affichage des nombres
Masque de saisie	Spécifie un masque de saisie pour faciliter la saisie de données dans un champ
Signature	Définit le texte qui apparaît comme étiquette de champ
Valeur par défaut	Permet de spécifier une valeur qui est automatiquement saisie dans le champ lors de la création nouvelle entrée
Condition sur la valeur	Définit les exigences relatives aux données saisies dans le champ
Message d'erreur	Permet de préciser le texte du message affiché à l'écran si les données saisies violent la condition définie dans la propriété
Champ obligatoire	Indique si le champ nécessite la saisie d'une valeur
Lignes vides	Détermine si les lignes vides sont autorisées dans ce champ
Champ indexé	Définit un index créé sur un seul champ
Compression Unicode	Définit la compression pour les champs qui utilisent le codage Unicode pour stocker des données (champs MEMO, liens hypertexte et champs de texte)

La plupart des valeurs sont acceptées par le système par défaut ; certaines valeurs peuvent être sélectionnées dans la liste déroulante.

Pour les champs de texte et de chiffres, vous devez spécifier taille champs, et pour le texte, il s'agit de la longueur autorisée de la valeur (par exemple, 20 ou 40 caractères), et pour un nombre - le format de représentation dans la machine (octet, entier - deux octets, entier long, etc.). La longueur maximale du champ de texte est de 255 caractères. Si vous devez saisir un texte plus long que cette valeur, vous pouvez utiliser le type de données Note.

Pour le champ Date/Heure, vous devez spécifier un format afin que le système sache comment traiter les données saisies. Par exemple, si vous sélectionnez Format de date court, le système s'attendra à ce que vous saisissiez exactement Rendez-vous(dans la version russe - JJ.MM.AAAA), et si vous sélectionnez « Format horaire court », vous devrez saisir HH:MM (heures et minutes) dans ce champ.

Dans la ligne de propriétés du masque de saisie, il est possible de créer un masque en fonction duquel les données seront saisies. Par exemple, pour le domaine numéro de téléphone vous pouvez définir un masque 00-00-00 , selon quels numéros de téléphone seront saisis.

Comme valeur de la propriété « Condition sur la valeur », vous pouvez spécifier règle de vérification, c'est à dire. expression logique, qui doit être évalué à TRUE lors de la saisie de données dans ce champ. Par exemple, si pour le champ date de conversation vous écrivez :

Le système reconnaît comme une erreur la saisie dans ce champ de toute valeur égale ou supérieure à la date du jour.

Dans la propriété suivante, vous pouvez enregistrer un message d'erreur arbitraire qui sera émis par le système, par exemple : « Cette valeur de date n'est pas valide » ou « la date n'est pas valide ». À l'avenir, si la date est mal saisie, ce message apparaîtra à l'écran.

La propriété Champ obligatoire peut être définie sur Oui (les valeurs vides ne sont pas autorisées) ou Non (les valeurs vides sont autorisées).

Pour primaire clé de la table (le champ « Numéro d'abonné ») dans la propriété « Champ indexé », vous devez sélectionner : « Oui, les correspondances ne sont pas autorisées », puis cliquer sur le bouton « Définir la clé » dans la barre d'outils (avec l'image clé ). Ceci définit un champ clé, ou un simple index.

Après avoir terminé la création de la disposition de la table, vous devez enregistrer la table créée et quitter la fenêtre du concepteur de table. Si vous fermez la fenêtre du concepteur sans enregistrer la disposition, le système vous rappellera que vous devez soit donner un nom à la table, soit annuler votre travail. . Donnons à la table créée le nom « Abonné ».

Si c'est nécessaire changement(modifier) la mise en page existant objet, vous devez sélectionner cet objet dans la liste de l'onglet correspondant de la fenêtre de la base de données et cliquer sur le bouton Constructeur. Une fenêtre avec une présentation de l'objet apparaîtra à l'écran (la même que lors de sa création). Vous pouvez corriger la mise en page et l'enregistrer sous le même nom ou sous un nom différent.

Après avoir créé la mise en page, les données sont saisies dans le tableau. En double-cliquant sur le nom de la table, celle-ci s'ouvrira en mode table et vous pourrez commencer à saisir les données (Figure 2.3). Si le premier champ du tableau est un champ clé de type Compteur, alors le contenu de cette colonne est automatiquement augmenté de 1 lorsque vous passez en saisie nouvelle ligne. Cela garantit que les valeurs des colonnes sont uniques.

Access 2010 est un programme de création et de gestion de bases de données. Pour comprendre Access, vous devez d’abord comprendre les bases de données.

Dans cet article, vous découvrirez les bases de données et comment elles sont utilisées. Vous apprendrez les différences entre la gestion des données dans Access et Microsoft Excel.

Qu'est-ce qu'une base de données ?

Une base de données est un ensemble de données stockées dans un système informatique. Les bases de données permettent à leurs utilisateurs de saisir, d'accéder et d'analyser rapidement et facilement leurs données. Ils constituent un outil tellement utile que vous les voyez tout le temps. Avez-vous déjà attendu pendant que la réceptionniste d'un médecin saisissait vos informations personnelles dans un ordinateur ou regardait un employé d'un magasin utiliser un ordinateur pour voir si un article était en stock ? Ensuite, vous avez vu la base de données en action.

Le moyen le plus simple de comprendre ce qu’est une base de données est de la considérer comme un ensemble de listes. Pensez à l'une des bases de données mentionnées ci-dessus : une base de données de patients dans un cabinet médical. Quelles listes sont contenues dans une telle base de données ? Eh bien, pour commencer, il y a une liste de noms de patients. Ensuite, il y a une liste des rendez-vous passés, une liste des antécédents médicaux de chaque patient, une liste coordonnées etc.

Cela s'applique à toutes les bases de données, des plus simples aux plus complexes. Par exemple, si vous souhaitez préparer des cookies, vous pouvez conserver une base de données contenant les recettes que vous savez préparer et les amis à qui vous donnez ces recettes. C'est l'une des bases de données les plus simples. Il contient deux listes : une liste de vos amis et une liste de recettes de pâtisserie.

Cependant, si vous étiez boulanger professionnel, vous auriez bien d'autres listes à suivre : une liste de clients, une liste de produits vendus, une liste de prix, une liste de commandes... la liste est longue. Plus vous ajoutez de listes, plus la base de données sera complexe.

Les listes dans Access sont un peu plus complexes que celles que vous écrivez sur papier. Access stocke ses listes de données dans des tableaux, vous permettant d'en stocker encore plus des informations détaillées. Dans le tableau ci-dessous, la liste des personnes figurant dans la base de données des boulangers amateurs a été élargie pour inclure d'autres informations pertinentes sur les amis.

Si vous connaissez d'autres programmes de la suite Microsoft Office, cela peut vous rappeler Excel, qui permet d'organiser les données de manière similaire. En fait, vous pouvez créer un tableau similaire dans Excel.

Pourquoi utiliser une base de données ?

Si une base de données est essentiellement une collection de listes stockées dans des tableaux et que vous pouvez créer des tableaux dans Excel, pourquoi avez-vous besoin d’une véritable base de données ? Alors qu'Excel est excellent pour stocker et organiser les nombres, Access est beaucoup plus efficace pour gérer les données non numériques telles que les noms et les descriptions. Les données non numériques jouent un rôle important dans presque toutes les bases de données, et il est important de pouvoir les trier et les analyser.

Cependant, ce que font réellement les bases de données, au-delà de tout autre moyen de stockage de données, c'est la connectivité. Nous appelons une base de données comme celles avec lesquelles vous travaillerez dans Access une base de données relationnelle. Une base de données relationnelle peut comprendre comment les listes et les objets qu'elles contiennent sont liés les uns aux autres. Pour explorer cette idée, revenons à une base de données simple avec deux listes : les noms de vos amis et les recettes de cookies que vous savez réaliser. Vous décidez de créer une troisième liste pour suivre les lots de cookies que vous créez et à qui ils sont destinés. Puisque vous êtes en train de les préparer, que vous connaissez la recette et que vous ne faites que les transmettre à vos amis, cette nouvelle liste obtiendra toutes ses informations à partir des listes que vous avez créées précédemment.

Voyez-vous comment la troisième liste utilise des mots qui apparaissaient dans les deux premières listes ? La base de données est capable de comprendre qu'Ivan Ivanovich et les cookies à la crème sure dans la liste sont les mêmes choses qu'Ivan Ivanovich et les cookies à la crème sure dans les deux premières listes. Cette relation semble évidente, et la personne la comprendra immédiatement. Cependant, un classeur Excel ne le peut pas.

Différence entre Access et Excel

Excel traiterait toutes ces choses comme des informations distinctes et sans rapport. Dans Excel, vous devrez saisir toutes les informations sur une personne ou un type de cookie à chaque fois que vous le mentionnerez car cette base de données ne sera pas relative comme une base de données Access. En termes simples, les bases de données relationnelles peuvent reconnaître ce qu'une personne peut faire : si les mêmes mots apparaissent dans plusieurs listes, ils font référence à la même chose.

Le fait que les bases de données relationnelles puissent traiter les informations de cette manière vous permet de saisir, rechercher et analyser des données dans plusieurs tables à la fois. Toutes ces choses seraient difficiles à réaliser dans Excel, mais dans Access, même les tâches complexes peuvent être simplifiées et rendues très conviviales.