Як правильно стиснути файл Word Зменшення розміру файлу в Office для Mac Як зменшити зображення у ворді

Посібник із зменшення розмірів «вордовських» файлів.

Навігація

Люди, яким доводиться багато працювати в текстовому редакторі Microsoft Word , напевно, помічали, що певні документи Wordмають розмір 20 – 30 Кб, а розмір деяких сягає 40 - 50 Мб. Така різниця у вазі файлів може бути обумовлена ​​як форматом самого документа, так і присутністю в тексті сторонніх матеріалів: картинок, різного роду таблиць тощо.

Немає нічого страшного, якщо на комп'ютері зберігається файл такого розміру в єдиному екземплярі. Але якщо таких документів десятки чи навіть сотні, то вони просто «з'їдять» усі вільне місцена жорсткому диску.

У цій статті Ви знайдете докладну інструкціюпо правильному стиску документів Wordта зменшення їх розмірів у кілька разів.

Як стиснути документ Ворд до потрібного розміру?

Як уже говорилося раніше, вага документів Wordбезпосередньо залежить від їхнього вмісту. Тобто, якщо Ви додаєте до документа картинку вагою 1 Мб, то її розмір приплюсовується до розміру тексту. Є три прості поради щодо зменшення загального розміру документа Word:

Порада 1.

• Позбавтеся всіх зайвих зображень у документі Wordякщо така можливість існує. Якщо всі картинки, що містяться у файлі, життєво необхідні, то спробуйте обрізати їх і знизити якість зображення в будь-якому доступному Вам графічному редакторі, після чого знову додайте їх до документа.
• У тому випадку, якщо у Вас відсутні вихідні зображення, а витягнути їх з документа з якоїсь причини не виходить, тоді зробіть скріншот за допомогою кнопки « Print Screen» на клавіатурі, відкрийте графічний редактор Paintі обріжте на скріншоті все зайве.

Порада 2.

• При додаванні зображень до «вордівського» документа переконайтеся, що вони мають формат JPG. Багато людей не звертають на це жодної уваги та зберігають картинки у форматі PNG, розмір якого значно перевищує формат JPG, але при цьому сама якість зображення не сильно відрізняється.

Порада 3.

• Якщо у Вашому документі Wordвідсутні будь-які зображення, але при цьому є таблиці або навіть текст, для зменшення розміру документа збережіть його у форматі « docx(якщо раніше він мав формат « doc»). Даний формат «вордівського» документа доступний у версії редактора Microsoft Word 2007і в пізніших.
• Вам буде потрібно в меню « Файл» вибрати пункт « Зберегти як» і у вікні вибрати формат документа « docx».
• Причина, через яку документи формату « docxважать у чотири або п'ять разів менше документів формату doc» полягає в тому, що розробники компанії Microsoftдокорінно переписали та доопрацювали весь пакет Microsoft Office 2007 і вище, після чого новий формат файлу став архівом RARабо ZIP.

Як зменшити вагу зображень у графічному редакторі Paint?

Якщо Ваш документ Wordмістить велику кількість зображень, розмір яких потрібно зменшити, але Ви не маєте навіть найменшого уявлення про те, як це зробити, виконайте такі дії:

Крок 1.

• Запустіть стандартний графічний редактор Paint», який є у всіх версіях операційної системи Windows.
• Для цього відкрийте меню « Пуск», розкрийте розділ « Усі програми», знайдіть папку « Стандартні» та клацніть на значку редактора « Paint».

Крок 2.

• Після відкриття редактора у верхньому правому куті клацніть по значку у вигляді документа для виклику основного меню і виберіть « Відкрити».
• У вікні провідника знайдіть на комп'ютері зображення, розмір якого Ви хочете зменшити, і відкрийте його в програмі.

Крок 3.

• У прикладі зображення настільки велике, що у робочу область редактора міститься лише мала його частина. Спочатку необхідно зменшити його розширення.
• Для цього натисніть на іконку « Змінити розмір або нахилити» на панелі інструментів, яка знаходиться у верхній частині основного вікна програми.

Зображення 4. Перехід до інструмента зміни розміру зображення.

Крок 4.

• Відкриється вікно зі змінами розмірів зображення. Якщо Ви хочете, щоб пропорції картинки були збережені, то встановіть галочку навпроти рядка. Зберегти пропорції».
• Також Вам пропонується два види одиниць вимірювання, в яких Ви змінюватимете розмір зображення: відсотки та пікселі. На нашу особисту думку, найкраще змінювати розміри у відсотках.
• Щоб вдвічі зменшити зображення, встановіть у графі « По горизонталі» значення в 50% . Те саме значення автоматично буде прописано у графі « По вертикалі».
• Натисніть на кнопку « ОК» та подивіться на результат.

Крок 5.

• Як Ви можете побачити, зображення було стиснуте рівно вдвічі і тепер практично повністю міститься в робочій області графічного редактора.
• Далі, якщо є необхідність, можна обрізати все зайве малюнку. Для цього на панелі інструментів виберіть інструмент « Виділення», і за допомогою мишки виділіть на зображенні потрібний об'єкт.
• Як тільки об'єкт буде виділено, клацніть на інструменті « Обрізати».

Зображення 6. Виділення та обрізання зображення.

Крок 6.

• З малюнка зникло все зайве, і в робочій області залишився лише потрібний об'єкт. Тепер справа залишилася за малим. Необхідно зберегти отримане зображення у форматі JPG.

ВАЖЛИВО: Попередньо зверніть увагу на поточну вагу малюнку, яка вказана в нижній частині основного вікна редактора. У нашому прикладі це 3,5 МБ. Запам'ятайте розмір.

• Натисніть на клавіатурі клавішу « F12», у вікні, що з'явилося, задайте ім'я зображення і вкажіть папку для збереження.
• В графі " Тип файлу" Виберіть " JPG» та клацніть по кнопці « Зберегти».

Зображення 7. Збереження зміненого зображення.

Крок 7.

• Тепер, коли Ви зберегли рисунок у форматі JPG, знову зверніть увагу на розмір файлу внизу вікна графічного редактора. Було 3,5 МБ, а стало 23,5 КБ. Вражаючий результат, чи не так?

8. Порівняння розмірів зображень.

Як стиснути малюнки в текстовому редакторі Word?

Якщо зменшення ваги малюнків через графічний редактор Paintздалося Вам занадто стомливим заняттям, то існує більше швидкий спосібїх стискування через сам Word. Однак варто попередити, що результат буде значно гіршим, оскільки формат зображень залишиться тим самим. Відбувається це так:

Крок 1.

• Відкрийте Ваш документ Word, натисніть на ньому по одній з картинок і перейдіть на вкладку « Формат» у верхній частині основного вікна редактора.
• Далі на панелі інструментів натисніть кнопку « Стиснути малюнки».

Крок 2.

• З'явиться віконце, в якому необхідно встановити маркер навпроти рядка. Застосувати до цього малюнка». Якщо Ви проігноруєте це налаштування, то зміни будуть застосовані до всіх зображень у документі.
• Там же в налаштуваннях існує опція « Видалити обрізані області малюнків». Вона можна порівняти за принципом з обрізанням зображень у Paint. Перед використанням варто врахувати, що скасувати обрізку буде неможливо.

ВІДЕО: Як зменшити розмір файлу/документу Word?

Багато користувачів, можливо чули про утиліту оптимізації PPTminim, яка служить для стиснення та зменшення розміру презентацій Microsoft Office PowerPointта документів формату Word. Утиліта PPTminimizer була перейменована і знову з'явилася, як FILEminimizer Suite, в даний час версія 5.0 додатковими можливостямита функціональністю. Утиліта FILEminimizer Suiteстискає PowerPoint, Word та Excel файлита зменшує розмір файлу до 98%за допомогою інтелектуального програмного забезпеченнята техніки стиснення файлів, яка стискає картинки та вбудовані об'єкти, зберігаючи вихідний формат та якість файлу.

Перевагою FILEminimizer Suiteє те, що оптимізовані офісні файлизалишаються у вихідному форматі і набагато менше за обсягом. Середній файл PPT PowerPoint, залишається у попередньому форматі PPT . Файли не залишаються як стислий архів, який користувачеві потрібно розпакувати або витягти при відкритті.

Утилітою FILEminimizer Suite корисно стискати офісні файли для меншого розміру залишаючи їх в оригінальному форматі, так що кінцеві користувачі можуть відкривати, переглядати, змінювати, редагувати та друкувати файли безпосередньо за допомогою відповідної програми Office. Менший розмір файлу ідеально підходить для спільного використання в Інтернеті або відправки по електронній поштіяк вкладення.

Особливості FILEminimizer Suite:

• Управління стиском для PowerPoint, Word і Excel до 98% - 50 МБ документ стискається до 1 МБ у розмірі.
• Компресує PowerPoint 2007, Word 2007, Excel 2007 - повна оптимізація PPTX, DOCX, XLSX файлів.
• Стиснення «старих» PowerPoint 97 до 2003, Word 97 до 2003, Excel 97 до 2003 - повна оптимізація PPT, DOC, XLS файлів.
• Стиснення зображень та впроваджених об'єктів та зменшення розміру офісних файлів.
• Зберігає вихідний формат файлу – можна просто редагувати, переглядати та змінювати його без необхідності розпакування.
• Стиснення StarOffice та OpenOffice файлів, якщо вони зберігаються у форматі Microsoft.
• Компактне видання запускається безпосередньо з компакт-диска або USB-флеш – не потребує встановлення.
• Вбудована функція пошуку знаходить всі файли на ПК, що оптимізується.
• "Drag & Drop" файли безпосередньо в FILEminimizer оптимізуються відразу кілька файлів ( пакетна обробка).
• Надбудови для PowerPoint, Word, Excel та Windows Explorer.
• Упаковка: можна надіслати оптимізовані вкладення електронною поштою одним натисканням кнопки.
• Надбудова Outlook: стиснення PowerPoint, Word та Excel вкладень автоматично перед надсиланням.
• Повна сумісність із Windows Vista.

УтилітаFILEminimizer Suiteнайкраще працює на офісних файлах, які містять зображення, картинки, фотографії та впроваджені об'єкти таблиць Excel, Excelграфіки, документи Word, Visioдіаграми, CAB креслення і т.д. Для максимального скорочення розміру файлу, FILEminimizer Suiteможе перетворити цим впровадженим об'єктам прості картинки (згладити об'єкти), значно зменшити розмір об'єктів, хоча деякі користувачі, яким потрібно мати справу безпосередньо з об'єктами, не рекомендується, щоб об'єкти мали згладжування. Для офісних документів для всього тексту, відсоток скорочення розміру файлу ігнорується або не буде скорочення розміру файлу, як показано на малюнку нижче.

Однією з головних процедур стиснення утилітою FILEminimizer Suiteє картинки, фотографії, графіка та зображення в офісних документах. У FILEminimizer Suite, користувачі можуть вибрати різні варіанти зі стандартних — сильний стандарт, і низький ступінь стиснення, або визначати власну компресію на дозволи користувача зображень, зберегти або змінити JPEG (. JPG) коефіцієнт стиснення (якість) і якості для DOC і XLSX форматів.

УтилітаFILEminimizer Suiteплатна і коштує €34,95 за ліцензію. 12 безкоштовних прогам оптимізації (потрібна реєстрація) та 5 безкоштовних пробних версій оптимізатораFILEminimizer Suite. Для користувачів, яким ще належить переконатися у працездатності FILEminimizer Suite, і вони не хочуть нічого встановлювати на комп'ютер,є FILEminimizer Compact Edition (Standalone) виконуваний файл, який не має надбудови для Microsoft Officeі може запускатися безпосередньо з флеш-диска або CD.

Установчий пакет Microsoft Office 2007,можна скачати в інтернеті.

Колись звертали увагу, що деякі Word-документи важать не 15-20 кілобайт, а 30-40 Мб? В основному це пов'язано як із типом файлу, так і наявністю додаткового контенту в тексті: таблиць, зображень тощо. І якщо такий файл один, нічого критичного немає. Але що робити, якщо "вордівських" документів сотні? Давайте розбиратися, як стиснути файл Word і скоротити його розміри в кілька разів.

Ефективне стиснення Word-документів: 3 простих кроки

1. Почніть з видалення документа doc всіх непотрібних картинок. Кожне зображення на вагу золота та життєво необхідне? Окей, тоді все одно спробуйте вирізати їх, зменшити у вигляді графічного редактора і знову вставити в документ.
2. Під рукою не виявилося вихідних зображень, а після CTRL +X (Вирізати) файли не вдається зберегти? Є одна маленька хитрість. Відкрийте документ із потрібним зображенням та зробіть знімок екрана (скриншот). Для цього потрібно натиснути клавішу Prt Sc. Потім запустіть Paint та натисніть CTRL +V (Вставити). Зображення з'явиться на вашому екрані. Залишається лише обрізати фон і зберегти її в JPEG.
3. Коли doc документ не містить жодних картинок, часто досить просто зберегти його у форматі docx . На вашому ПК має бути встановлена версія Microsoft Word 2007 чи вище. Натиснувши «Зберегти як», вкажіть у полі «Документ Word» та docx . Справа в тому, що всі doc файли належать до старого офісного пакету 97-2003. Вони важать приблизно у 4-5 разів більше.

Чому docx набагато менше doc? Справа в тому, що компанія Microsoft ретельно пропрацювала офісний пакет. І тепер нове розширення по суті є ZIP-файл.

Яскравий приклад ефективного стиснення зображення – картинка у форматі BMP. Вордовський документ містив кілька таких файлів. Після стиснення та збереження зображень у форматі JPEG розмір кожної зменшився у 12-15 разів. А якщо змінити не тільки розширення, а й роздільну здатність фото до потрібного розміру, цілком реально виграти до 80% початкового обсягу.

Як стиснути картинки прямо в Office документі

Microsoft Office стисне фотографії самостійно, якщо виконати кілька нескладних дій. Для цього потрібно:

• Натисніть на картинку.
• Натиснути "Формат" на стрічці зверху.
• Вибрати значок «Стиснути малюнки».

Стиснення малюнків

• У віконці, що з'явилося, поставте галочку біля «Застосувати до цього малюнка». Залишіть цей параметр без уваги – зміни торкнуться всіх зображень у документі.
• Також у налаштуваннях ви побачите параметр «Видалити обрізані області малюнків». Корисна опція, коли обрізаються фотографії у документі. Пам'ятайте, що при виборі цієї опції скасувати обрізку вже не вдасться.

Обрізання малюнків

Є кілька варіантів стискування. Розглянемо їх докладніше.

• Висока якість. Вихідне зображення залишиться без змін.
• HD. Достатньо гарна якість – 330 пікселів на 1 дюйм.
• Друк. Якщо фото потрібно роздрукувати на принтері.
• Веб-якість. Стиснувши зображення з цим параметром, ви отримаєте фото 150 пікселів на 1 дюйм. В принципі, його буде достатньо для проектора чи веб-сторінки.
• Електронна пошта. Друг просив вислати фото з випускного в режимі он-лайн, але у нього тарифікується трафік. Виберіть цю настройку, щоб отримати фотографії 96 пікселів на 1 дюйм.

Закінчивши стиснення малюнків, виконайте збереження документа. Тільки не в doc, а в docx. Перевірте скільки тепер важить офісний документ.

На завершення – дуже проста і водночас потрібна рекомендація. Коли вам потрібен просто текст, та різні переноси, форматування, відступи взагалі не відіграють кардинальної ролі, не стискайте вихідний файл, не видаляйте картинки. Просто скопіюйте текст, відкрийте Блокнот, вставте його туди та збережіть у форматі txt . Або ж можна зробити те саме в Microsoft Word, натиснувши «Звичайний текст». Розмір файлу зменшиться у кілька десятків разів.

Погодьтеся, це було так просто! Ви щойно особисто переконалися, що великі картинки дійсно впливають на розмір офісних документів. Однак, використовуючи вбудований інструмент стиснення та кілька хитрощів, ви без зусиль зменшили розмір документів. Тепер можна надсилати їх поштою або використовувати з іншою метою. Бажаємо приємного користування!

Зменшення розміру документа Word (відео)

Мало хто переймається розміром файлів Microsoft Word: у порівнянні з іграми та відеороликами вони практично не займають місця. Але якщо ви публікуєте документ на якомусь сайті або відправляєте його поштою та ще й з повільним інтернетом, то на рахунку кожен кілобайт. Ось три способи зменшити розмір Word-документа.

1. Зберігайте у форматі DOCX

Починаючи з версії 2007 року, актуальним форматом Microsoft Word вважається DOCX, а не DOC. Єдина причина користуватися останнім – необхідність відкривати документи у старих текстових редакторах.

Одна з переваг DOCX – менший розмір. DOC-файл розміром у кілька мегабайт у форматі DOCX займає лише кілька сотень кілобайт.

Щоб конвертувати документ зі старого формату на новий, натисніть «Файл», виберіть «Перетворити» і натисніть OK. Після цього збережіть документ як окремий файл.

2. Стискайте картинки

Перш ніж вставити зображення у Word-файл, стисніть його окремо . Інакше в документ воно потрапить у первісному вигляді і займатиме багато місця.

Не слід просто копіювати картинки в документ - краще вставляти їх у легковажному формат JPG, використовуючи функцію «Вставка» → «Малюнки».

Під час збереження документа можна натиснути «Сервіс» поруч із кнопкою «Зберегти» та вибрати «Стиснути малюнки». Так ви зможете вказати єдину якість для всіх зображень.

3. Видаліть вбудовані шрифти

Якщо в Word-файлі є , не встановлений на комп'ютері, то він буде виглядати не так, як повинен. До того ж, документ займатиме більше місця.

Позбавтеся таких шрифтів. Натисніть "Файл" → "Параметри" і у вкладці "Збереження" приберіть галочку "Впровадити шрифти у файл".

Навіть за наявності швидкого інтернет-з'єднання, значних розмірів жорсткі диски, безкоштовні системи зберігання даних розмір файлу іноді має значення. Обмеження на розмір файлів найчастіше зустрічається при відправці або отриманні його електронною поштою, або завантаження на флеш-накопичувачі йде дуже повільно. Якою б не була причина, за наявності документів, що містять зображення, ви можете значно зменшити розмір цих файлів.

Office працює над зменшенням розміру файлу. Новий тип файлу DOCX по суті діє як ZIP-файл, стискаючи вміст файлу. Малюнки та текст, які з'являються більше одного разу в документі, зберігаються лише один раз.

Крім того, офісні програмитакож пропонують деякі зручні інструменти для контролю розміру зображень. Нижче наведено приклад, як цей інструмент працює в Word 2016. Ті ж інструменти є і в попередніх версіях офісу принаймні в Office 2010.

Стиснення картинок у документі Office

Перший крок у спробі зменшити розмір файлу з фотографіями – стиснути ці фотографії. Кожна програма Офіс пропонує зручний інструмент саме для цього. Тут приклад наведено на основі Word, те ж саме можна знайти в інших програмах Office.

У документі натисніть на картинку, а потім на стрічці відкрийте меню Формат, який з'являється на панелі інструментів Office під час вибору зображення. Виберіть Стиснути малюнки.

У вікні Стиснення малюнківВиберіть Застосувати лише до цього малюнка, якщо потрібно стиснути лише вибране зображення. Якщо цей параметр не заданий, ваші зміни будуть задаватися всім рисункам у документі. Виберіть Видалити обрізані області малюнків, якщо фотографії обрізаються в документі і потрібно видалити ці області. Якщо ви вибираєте цю опцію, то обрізку не можна буде скасувати, доведеться знову вставте оригінальну картину. Ви також можете вибрати роздільну здатність для стиснених зображень. Виберіть найнижчу роздільну здатність, яка покриє ваші потреби. Натисніть кнопку ОК.

Після завершення стиснення малюнків збережіть документ і перевірте новий розмір файлу.

Видалення інформації про редагування фотографій

У офісних програмах всі необхідні інструменти редагування зображень вже вбудовані. Коли ви використовуєте їх, Word зберігає вихідне зображення та відстежує зміни, які ви задали, так що завжди можна скасувати їх або повернутися до вихідної фотографії, якщо потрібно; інформація про форматування зображення зберігається і лише збільшує розмір файлу. Якщо стиснення зображення в документі зменшило розмір документа, ви можете видалити інформацію про редагування.

Відкривши документ, виберіть меню Файл.

В меню Файлвиберіть команду Параметри.

У вікні Параметри Wordнатисніть кнопку Додатково.

У вікні Додаткові параметри Wordпрокрутіть вниз до розділу Розмір та якості зображення. Виберіть опцію Видалити дані редагування, щоб відмовитися від інформації про форматування під час збереження файлу. Інший варіант у цьому розділі дозволяє захистити документ з вихідним зображенням і вибирати стандартну роздільну здатність для при стисненні зображень (хоча ви завжди можете вибрати новий дозвіл, коли ви робите стиснення).

Після всього зробленого збережіть файл і перевірте його розмір.

У прикладі нижче файл File 1.docxмістить близько 20 зображень гарної якості та важить близько 48 МБ. Потім багато картинок було обрізано, деякі з них були змінені, а деякі були відредаговані іншими способами. Після стиснення зображень та видалення інформації про форматування, новий файл File 2 (compressed).docxважить трохи менше 35 МБ, зменшення розміру файлу становило приблизно 27%. А для ілюстрації та порівняння вбудованого у формат DOCX стиснення цей самий файл був збережений у форматі zip. Як бачите, різниця в розмірах між тим самим архівованим і неархівованим файлом мізерна.

От і все! Зображення великі і можуть значно збільшити розмір офісних документів. Але за допомогою вбудованого інструменту стиснення та видалення інформації про редагування, ви без особливих зусильВи можете значно зменшити розмір офісних документів, що містять зображення.

Залишіть свій коментар!