Kreiranje i popunjavanje baza podataka u Microsoft Accessu. MS Access: Šta je baza podataka? Razlika između Accessa i Excel Office Accessa

Osnovna svrha ovog programa je kreiranje i rad sa bazama podataka koje se mogu povezati i sa malim projektima i sa velikim preduzećima. Uz njegovu pomoć, moći ćete jednostavno upravljati podacima, uređivati i pohranjivati informacije.

Paketna aplikacija microsoft office– Pristup – koristi se za rad sa bazama podataka

Naravno, prije nego što počnete, morat ćete kreirati ili otvoriti postojeću bazu podataka.

Otvorite program i idite na glavni meni klikom na naredbu “Datoteka”, a zatim odaberite “Kreiraj”. Kada kreirate novu bazu podataka, biće vam ponuđen izbor prazna stranica, koji će imati jednu tabelu ili web bazu podataka koja vam omogućava da koristite ugrađene alate programa za, na primjer, vaše publikacije na Internetu.

Osim toga, kako bi kreiranje nove baze podataka bilo što jednostavnije, korisniku su na raspolaganju predlošci za odabir koji mu omogućavaju da kreira bazu podataka fokusiranu na određeni zadatak. Ovo vam, inače, može pomoći da brzo kreirate potrebnu formu tabele bez ručnog podešavanja.

Punjenje baze podataka informacijama

Nakon što ste kreirali bazu podataka, morate je popuniti relevantnim informacijama, čiju strukturu treba unaprijed osmisliti, jer vam funkcionalnost programa omogućava formatiranje podataka u nekoliko oblika:

U današnje vrijeme najprikladniji i najčešći tip strukturiranja informacija je tabela. Po svojim mogućnostima i izgledu, tabele u Accessu se ne razlikuju mnogo od onih u Excelu, što zauzvrat uvelike pojednostavljuje prenos podataka iz jednog programa u drugi.
Drugi način unosa informacija je putem obrazaca; oni su donekle slični tabelama, ali pružaju vizualniji prikaz podataka.
Da biste izračunali i prikazali informacije iz vaše baze podataka, obezbeđeni su izveštaji koji će vam omogućiti da analizirate i izračunate, na primer, vaš prihod ili broj izvođača sa kojima radite. Vrlo su fleksibilni i omogućavaju vam bilo kakve proračune, ovisno o unesenim podacima.
Primanje i sortiranje novih podataka u programu vrši se putem upita. Uz njihovu pomoć možete pronaći određene podatke među nekoliko tabela, kao i kreirati ili ažurirati podatke.

Sve gore navedene funkcije nalaze se na traci sa alatkama, na kartici „Kreacija“. Tamo možete odabrati koji element želite kreirati, a zatim ga u "Dizajneru" koji se otvori, prilagoditi sebi.

Kreiranje baze podataka i uvoz informacija

Kada kreirate novu bazu podataka, jedino što ćete vidjeti je prazna tabela. Možete ga popuniti ručno ili popuniti kopiranjem potrebnih informacija s interneta. Imajte na umu da svaki podatak koji unesete mora biti stavljen u posebnu kolonu, a svaki unos mora imati ličnu liniju. Usput, kolone se mogu preimenovati kako bi se bolje kretali njihovim sadržajem.

Ako se sve informacije koje su vam potrebne nalaze u drugom programu ili izvoru, program vam omogućava da konfigurirate uvoz podataka.

Sve postavke uvoza nalaze se na posebnoj kartici na kontrolnoj tabli pod nazivom „Spoljni podaci“. Ovdje, u području “Uvoz i veze”, navedeni su dostupni formati, uključujući Excel, Access dokumente, tekstualne i XML datoteke, Internet stranice, Outlook foldere, itd. Nakon odabira potrebnog formata iz kojeg će se prenositi informacije, potrebno je odrediti putanju do lokacije datoteke. Ako se nalazi na serveru, program će zahtijevati da unesete adresu servera. Dok uvozite, naići ćete na različite postavke koje su dizajnirane za ispravan prijenos vaših podataka u Access. Slijedite upute programa.

Osnovni ključevi i odnosi tablica

Prilikom kreiranja tabele, program svakom zapisu automatski dodeljuje jedinstveni ključ. Podrazumevano ima kolonu imena, koja se širi kako se unose novi podaci. Ova kolona je primarni ključ. Pored ovih primarnih ključeva, baza podataka može sadržavati i polja koja se odnose na informacije sadržane u drugoj tabeli.

Na primjer, imate dvije tabele koje sadrže povezane informacije. Na primjer, zovu se "Dan" i "Plan". Odabirom polja “Ponedjeljak” u prvoj tabeli, možete ga povezati sa bilo kojim poljem u tabeli “Plan” i kada zadržite pokazivač iznad jednog od ovih polja, vidjet ćete informacije i povezane ćelije.

Takvi odnosi će vašu bazu podataka učiniti lakšom za čitanje i sigurno će povećati njenu upotrebljivost i efikasnost.

Da biste kreirali odnos, idite na karticu „Alati za bazu podataka“ i u oblasti „Odnosi“ izaberite dugme „Šema podataka“. U prozoru koji se pojavi vidjet ćete sve baze podataka koje se obrađuju. Imajte na umu da baze podataka moraju imati posebna polja određena za strane ključeve. U našem primjeru, ako u drugoj tabeli želite da prikažete dan u sedmici ili broj, ostavite prazno polje i nazovite ga „Dan“. Također konfigurirajte format polja jer bi trebao biti isti za obje tablice.

Zatim, sa dve otvorene tabele, prevucite polje koje želite da povežete u posebno pripremljeno polje za koje strani ključ. Pojavit će se prozor “Uredi veze” u kojem ćete vidjeti pojedinačno odabrana polja. Da biste osigurali promjene podataka u povezanim poljima i tabelama, potvrdite okvir pored "Osigurajte integritet podataka".

Kreiranje i vrste zahtjeva

Upit je radnja u programu koja omogućava korisniku da uredi ili unese informacije u bazu podataka. Zapravo, zahtjevi su podijeljeni u 2 vrste:

Selektivni upiti, zahvaljujući kojima program dohvaća određene informacije i na njima vrši proračune.
Zahtjevi za radnju koji dodaju informacije u bazu podataka ili ih uklanjaju.

Odabirom „Čarobnjak upita“ na kartici „Kreacija“, program će vas voditi kroz proces kreiranja određene vrste zahtjeva. Slijedite upute.

Upiti vam mogu uvelike pomoći da organizirate svoje podatke i uvijek pristupite određenim informacijama.

Na primjer, možete kreirati prilagođeni upit na osnovu određenih parametara. Ako želite da vidite informacije o određenom datumu ili danu u tabeli „Dan“ za čitav vremenski period, možete postaviti sličan upit. Odaberite stavku "Kuery Builder", a u njoj tabelu koja vam je potrebna. Podrazumevano, upit će biti selektivan; to postaje jasno ako pogledate traku sa alatkama sa označenim dugmetom „Izbor“. Da bi program tražio tačno datum ili dan koji vam je potreban, pronađite redak „Uslov odabira“ i tamo unesite frazu [koji dan?]. Zapamtite, zahtjev mora biti postavljen u četvrtaste krakove i završiti upitnikom ili dvotočkom.

Ovo je samo jedan slučaj upotrebe za upite. U stvari, mogu se koristiti i za kreiranje novih tabela, odabir podataka na osnovu kriterija, itd.

Postavljanje i korištenje obrazaca

Zahvaljujući upotrebi obrazaca, korisnik može jednostavno pregledati informacije za svako polje i prebaciti se između postojećih zapisa. Prilikom dužeg unosa informacija, korištenje obrazaca pojednostavljuje rad s podacima.

Otvorite karticu „Kreiranje“ i pronađite stavku „Obrazac“, klikom na koju će se prikazati standardni obrazac na osnovu podataka u vašoj tabeli. Informacijska polja koja se pojavljuju podložna su raznim promjenama, uključujući visinu, širinu, itd. Imajte na umu da ako postoje odnosi u gornjoj tabeli, vidjet ćete ih i možete ih ponovo konfigurirati u istom prozoru. Na dnu programa vidjet ćete strelice koje će vam omogućiti da uzastopno otvorite svaku kolonu vaše tabele ili odmah pređete na prvu i posljednju. Sada je svaki od njih zaseban zapis, čija polja možete prilagoditi klikom na dugme „Dodaj polja“. Ovako promijenjene i unesene informacije bit će prikazane u tabeli i svim priloženim tabelama. Nakon postavljanja obrasca, potrebno ga je sačuvati pritiskom na kombinaciju tipki “Ctrl+S”.

Kreiranje izvještaja

Glavna svrha izvještaja je pružiti korisniku cjelokupni sažetak tabele. Možete kreirati apsolutno bilo koji izvještaj, ovisno o podacima.

Program vam omogućava da odaberete vrstu izvještaja, pružajući nekoliko za izbor:

Izvještaj - kreirat će se automatski izvještaj koristeći sve informacije navedene u tabeli, međutim, podaci neće biti grupisani.
Prazan izvještaj je nepopunjen obrazac za koji možete sami odabrati podatke iz potrebnih polja.
Čarobnjak za izvještaje - vodiće vas kroz proces kreiranja izvještaja i grupiraće i formatirati podatke.

U praznom izvještaju možete dodavati, brisati ili uređivati polja, popunjavajući ih potrebnim informacijama, kreirati posebne grupe koje će vam pomoći da odvojite određene podatke od ostalih i još mnogo toga.

Iznad su sve osnove koje će vam pomoći da se nosite i prilagodite Access program za sebe, međutim, njegova funkcionalnost je prilično široka i omogućava finije podešavanje funkcija o kojima se ovdje raspravlja.

Access baze podataka na vašem računaru pomažu vam da skladištite i pratite praktično bilo koju vrstu podataka, kao što su inventar, kontakti ili poslovni procesi. Hajdemo Detaljan opis putanje koje možete koristiti za kreiranje Access baze podataka, dodavanje podataka u nju, a zatim naučiti sljedeće korake prema postavljanju i korištenju vaše nove baze podataka.

U ovom članku

Odaberite predložak

Pristupni predlošci dolaze sa ugrađenim tabelama, upitima, obrascima i izvještajima spremnim za rad. Dostupni predlošci su prva stvar koju vidite kada pokrenete Access, a dodatne opcije možete preuzeti s Interneta.

Na kartici Pristup File izaberite tim Stvoriti.

Odaberite predložak baze podataka na radnoj površini i unesite naziv u polje Ime dokumenta. Baza podataka (Ako ne viditešablon koji će vam odgovarati, koristitiPotražite šablone na Internetupolje.)

Ime dokumenta

Kliknite na dugme Stvoriti.

Ovisno o predlošku koji odaberete, možda ćete morati dovršiti bilo koji od sljedećih koraka prije nego što počnete.

Ako Access prikaže dijaloški okvir Ulaz sa praznom listom korisnika:

Kliknite na dugme novi korisnik.

Popunite formular Informacije o korisniku.

Odaberite korisničko ime koje ste upravo unijeli i kliknite ulaz.

Ako Access prikaže poruku Sigurnosno upozorenje na traci za poruke, kao i predložak iz pouzdanog izvora, kliknite Uključite sadržaj. Ako baza podataka zahtijeva prijavu, prijavite se.

Dodatne informacije: .

Kreiranje baze podataka od nule

Ako vam nijedan od šablona ne odgovara, možete početi sa praznom bazom podataka na računaru.

U programu Access izaberite komandu Stvoriti, a zatim - stavka Prazna desktop baza podataka.

Unesite naziv baze podataka u polje Ime dokumenta.

Možete koristiti zadanu lokaciju navedenu ispod polja Ime dokumenta, ili odaberite drugu klikom na ikonu foldera.

Kliknite na dugme Stvoriti.

Dodavanje tabela

U bazi podataka, podaci se pohranjuju u nekoliko povezanih tabela. Da kreirate tabelu:

Kada prvi put otvorite bazu podataka, vidjet ćete praznu tabelu u prikazu lista sa podacima u koju možete dodati podatke. Da dodate još jednu tabelu, idite na karticu Stvoriti > Table. Možete početi kucati podatke u prazno polje (ćeliju) ili umetnuti podatke iz drugog izvora, kao što je Excel radna knjiga.

Da biste preimenovali kolonu (polje), dvaput kliknite na njeno zaglavlje i unesite novo ime.

Da biste dodali još polja, počnite kucati u kolonu Kliknite da dodate.

Da biste premjestili kolonu, odaberite je klikom na zaglavlje i prevucite je na željenu lokaciju. Ovu operaciju možete izvršiti s više susjednih kolona.

Kopirajte i zalijepite podatke

Možete kopirati podatke iz drugog programa, kao što su Excel ili Word, i zalijepiti ih u Access tabelu. Najbolje je da su organizovani u kolone. Ako su podaci u uređivač teksta, kao što je Word, razdvojite kolone podataka tabulatorima ili konvertujte podatke u tabelu pre kopiranja.

Ako je potrebno promijeniti podatke, kao što je dijeljenje punog imena na ime i prezime, učinite to u izvornom programu.

Otvorite izvor i kopirajte podatke (CTRL+C).

Otvorite Access tabelu u koju želite da dodate podatke u prikazu lista sa podacima i nalepite podatke (CTRL+V).

Dvaput kliknite zaglavlje svakog stupca i unesite smislena imena.

Bilješka: U zavisnosti od toga koje podatke umetnete u prvi red kolone, Access svakom polju dodeljuje tip podataka. Uvjerite se da su podaci u preostalim redovima istog tipa.

Uvezite ili povežite podatke

Možete uvesti podatke iz drugih izvora ili možete povezati podatke iz Accessa bez premještanja informacija iz kojih su pohranjeni. Povezivanje može biti dobra opcija ako imate više korisnika koji ažuriraju podatke i želite biti sigurni da možete vidjeti najnoviju verziju, ili ako želite da uštedite prostor na disku. Možete da povežete ili uvezete podatke za većinu formata. Saznajte više o uvozu ili povezivanju podataka iz druge Access baze podataka.

Proces se neznatno razlikuje ovisno o izvoru podataka, ali uvijek počinje postupkom u nastavku.

On Eksterni podaci Kliknite na dugme Format podataka koje ćete uvesti ili povezati. Ako ne vidite format koji vam je potreban, kliknite na dugme Dodatno.

Bilješka: Ako ga još uvijek nemate, možda ćete morati prvo izvesti podatke u format datoteke koji Access podržava (na primjer, tekstualnu datoteku sa graničnicima).

Slijedite upute u dijaloškom okviru za članak " Eksterni podaci ».

Kada su povezani, neki formati su samo za čitanje. Slijede vanjski izvori čiji se podaci mogu uvesti ili povezati.

Čitaj više

Microsoft Access je funkcionalno potpuna relacija DBMS. Pruža sve potrebne alate za definiranje, obradu i upravljanje podacima pri radu s velikim količinama informacija.

DBMS Microsoft Access pruža mogućnost kontrole definicije strukture i opisa vaših podataka, rada s njima i organizacije kolektivnog korištenja ovih informacija. DBMS Microsoft Access takođe značajno povećava mogućnosti i olakšava katalogizaciju i održavanje velikih količina informacija pohranjenih u brojnim tabelama. DBMS Microsoft Access uključuje tri glavne vrste funkcija: definiciju (postavljanje strukture i opisa) podataka, obradu podataka i upravljanje podacima. MS Access je set instrumental sredstva za kreiranje i rad informacionih sistema.

Koristeći Access, možete izvršiti sljedeće operacije.

1. Dizajn osnovni IS objekti - dvodimenzionalne tabele, sa različite vrste podatke, uključujući polja OLE objekta. Prije popunjavanja tabele podacima, potrebno je kreirati njen izgled.

2. Osnivanje veze između tabela, uz podršku za integritet podataka, kaskadno ažuriranje polja i kaskadno brisanje zapisa.

3. Unošenje, pohranjivanje, pregled, sortiranje, modificiranje i dohvaćanje podataka iz tablica korištenjem različitih sredstava kontrole informacija, indeksiranja tablica i logičke algebre (za filtriranje podataka).

4. Kreiranje, modifikacija i upotreba derivati IS objekti (obrasci, upiti i izvještaji).

MS Access objekt obrade je fajl baze podataka, ima proizvoljno ime i ekstenziju .MDB. Ovaj fajl sadrži glavnu objekata MS Access: tabele, obrasci, upiti, izveštaji, makroi i moduli. Dakle, informacioni sistem kreiran u Access-u je datoteka baze podataka.MDB plus alati samog programa Access. Rad takvog IS-a je obrada .MDB dokumenta od strane Access aplikacije.

Informacije u Access bazi podataka predstavljene su u obliku zasebnih tabela. U ovom slučaju, svaka kolona tabele odgovara polju podataka, a svaki red odgovara zapisu podataka.

Zapis podataka se sastoji od nekoliko polja. Primjenjuje se sljedeće pravilo: zapis podataka je grupa međusobno povezanih polja koja se smatraju jedinstvenom cjelinom. Na primjer, zapis podataka može sadržavati informacije o određenom kupcu ili proizvodu. Svaki zapis podataka u tabeli sadrži isti broj polja. Svako polje sadrži istu vrstu informacija. Na primjer, u svakom zapisu podataka određene tabele, polje IME KLIJENTA će biti za ime klijenta, tj. će sadržavati istu vrstu informacija.

Postoje različite vrste podataka. Tip podataka za određeno polje podataka se bira u zavisnosti od toga koje informacije će se nalaziti u ovom polju. Veličina polja podataka određuje se u zavisnosti od tipa odabranog za njega. Opisi tipova podataka i njihovih karakteristika dati su u tabeli 2.

Tabela 2 – Tipovi podataka

Tip podataka	Aplikacija	Veličina
Tekst	Tekst ili kombinacija teksta i brojeva, kao što je adresa, i brojeva koji ne zahtevaju proračune, kao što su brojevi telefona. brojevi predmeta ili poštanski broj.	Do 255 znakova. Pohranjuju se samo znakovi uneseni u polje; pozicije koje se ne koriste u tekstualnom polju se ne pohranjuju. Da biste kontrolirali maksimalni broj unesenih znakova, morate definirati svojstvo FieldSize.
MEMO polje	Dugi tekst ili brojevi, kao što su komentari ili opisi. MEMO polja se ne mogu indeksirati ili sortirati. Za pohranjivanje formatiranog teksta ili dugih dokumenata umjesto polja MEMO. trebali biste kreirati polje OLE objekta.	Do 65535 znakova.
Broj	Numerički podaci koji se koriste za matematičke proračune, isključujući proračune koji uključuju monetarne transakcije(za koji se koristi vrsta valute). Vrsta i veličina vrijednosti koje mogu biti sadržane u polju brojeva. Može se promijeniti u svojstvu FieldSize. Na primjer, na terenu. zauzimaju 1 bajt na disku, mogu se unijeti samo cijeli brojevi (bez decimalnih mjesta) od 0 do 255.	1, 2, 4 ili 8 bajtova. 16 bajtova samo za kodove replikacije.
Datum/Vrijeme	Datumi i vremena. Pohranjivanje vrijednosti datuma i vremena u polje Datum/vrijeme osigurava ispravno sortiranje. Sve promjene napravljene u formatima datuma i vremena u prozoru ploče Jezik i standardi Windows upravljanje, automatski će se odraziti u poljima tipa Datum/Vrijeme.	8 bajtova.
Valuta	Valutne vrijednosti. Vrsta valute se koristi za sprečavanje zaokruživanja tokom izračunavanja. Pretpostavlja do 15 znakova u cijelom dijelu broja i 4 u razlomku.	8 bajtova.
brojač (automatski broj)	Automatsko umetanje uzastopnih (razlikuje se za 1) ili slučajni brojevi prilikom dodavanja unosa. Da biste kreirali inkrementalni brojač, ostavite sve postavke svojstava na dnu prozora iste (zadano), sa svojstvom FieldSize postavljenim na Long Integer, a svojstvom New Values postavljenim na Inkrement. Da biste kreirali brojač slučajnih brojeva, svojstvo New Values mora biti postavljeno na Random.	4 bajta. Za kodove replikacije - 16 bajtova.
Logično (da/ne)	Polja. koji sadrži samo jednu ili dvije vrijednosti, kao što su Da/Ne, Tačno/Netačno. Uključeno isključeno.	1 bit.
OLE objekti	Objekti (na primjer, dokumenti Microsoft Word. tabele Microsoft Excel, slike, zvukovi i drugi podaci) kreirani u drugim programima koji koriste OLE protokol. Objekti se mogu povezati ili ugraditi u Microsoft Access tabelu. Da biste prikazali OLE objekt u obrascu ili izvještaju, morate koristiti kontrolu okvira priloženog objekta.	Do 1 gigabajta
Čarobnjak za traženje	Polje je kreirano. omogućava vam da odaberete vrijednost iz druge tablice ili sa liste vrijednosti pomoću kombiniranog okvira. Prilikom odabira ovaj parametar na listi tipova podataka, učitava se čarobnjak da ih definira.	Veličina je ista kao i veličina ključnog polja, koje je ujedno i čarobnjak za traženje, obično 4 bajta.
Hyperlink	Polje u kojem se pohranjuju hiperveze. Hiperveza može biti ili UNC tipa (Univerzalna konvencija o imenovanju - standardni format putanje datoteke sa uključivanjem mrežnog servera) ili URL (Uniform Resource Locator - adresa objekta na Internetu ili interne mreže sa uključivanjem tip pristupnog protokola). Hiperveza se može sastojati od četiri dijela: teksta koji se pojavljuje u polju ili kontroli; put do datoteke (u UNC formatu putanje) ili stranice (URL); dodatna adresa - lokacija unutar datoteke ili stranice; tooltip - tekst prikazan kao tooltip.	Dužina svakog dijela hiperlinka nije veća od 2048 znakova.
Bilješka: Numerički, valutni i logički tipovi podataka, kao i datum/vrijeme, pružaju standardne formate prikaza. Da biste odabrali formate za svaki tip podataka, morate definirati svojstvo Format. Za sve podatke osim OLE objekata, također možete kreirati prilagođeni format prikaza. Za više informacija pogledajte odjeljak "Svojstvo formata polja" u nastavku.

Osim tabela, Access DBMS radi sa sljedećim objekti:

Forms;

Zahtjevi;

Izvještaji;

Makroi;

Moduli.

Sto je baza MS Access objekt. Svi ostali objekti jesu derivati i kreiraju se samo na osnovu prethodno pripremljenih tabela.

Obrazac nije samostalni Access objekt. Jednostavno vam pomaže da unesete, pregledate i izmijenite informacije u tabeli ili upitu. Upiti i izvještaji obavljaju nezavisne funkcije: biraju, grupišu, prezentiraju i ispisuju informacije.

Svaki MS Access objekt ima Ime. Dužina imena bilo kojeg MS Access objekta (tabele, obrasci, itd.) nije veća od 64 proizvoljno znakova (osim tačke i nekih službenih znakova). Ime može sadržavati razmake i ruska slova. Svaki objekat se radi u posebnom prozoru, a predviđena su dva načina rada:

1) način rada dizajner, - kada se kreira ili promijeni izgled, struktura objekta (na primjer, struktura tablice);

2) operativni mod - kada se informacije pregledaju, mijenjaju i biraju u prozoru zadatka IS.

Osim toga, datoteka baze podataka uključuje još jedan dokument koji ima vlastiti prozor: Šema podataka. U ovom prozoru možete kreirati, pregledavati, mijenjati i trgati komunikacije između stolova. Ove veze vam pomažu u kontroli podataka i kreiranju upita i izvještaja.

obrazac, strogo govoreći, to je opcioni element IS-a (u principu, možete i bez njega), ali vam omogućava da pojednostavite operacije unosa i pregleda podataka.

Zahtjev je izvedena tabela koja uključuje podatke iz drugih tabela i izvodi razne operacije na njima. Konkretno, zahtjev može sadržavati izračunati polja, odnosno polja čije su vrijednosti funkcije vrijednosti drugih polja (moguće iz različitih tabela). Osim toga, upiti vam to omogućavaju grupa operacije, tj. operacije nad grupom zapisa ujedinjenih nekom zajedničkom karakteristikom (na primjer, možete zbrojiti količinu za zapise sa istim kodom). Konačno, upiti vam omogućavaju da napravite izbore iz tabela na osnovu nekog uslova. U takvim slučajevima se koristi algebra logike.

Izvještaj - ovo je zapravo isti zahtjev, ali formatiran tako da se može odštampati na papiru i prezentirati upravi (sa lijepim naslovima, međuzbrojima, itd.).

U suštini, tabele i obrasci služe za održavanje sadržaja baze podataka, a upiti i izvještaji obavljaju glavnu funkciju informacionog sistema – pronalaženje, transformaciju i prezentovanje informacija.

Kreacija derivati objekti - zahtjevi, obrasci i izvještaji - održavaju se približno po istoj shemi. Evo nekih karakteristika:

Za izvedene objekte morate navesti naziv(a) tabele (upita) na osnovu koje je ovaj objekat kreiran;

Kada koristite Čarobnjak, morate označiti polje za potvrdu “Element Panel” na traci sa alatkama, a na ekranu će se pojaviti skup ikona (Sl. 14.5), pomoću kojih dizajnirate obrazac (izvještaj, upit).

Kreiranje bilo kojeg objekta moguće je na dva načina: pomoću čarobnjaka i u modu dizajna.

MS Access ima moćne, praktične i fleksibilne alate vizuelno projektovanje objekata uz pomoć čarobnjaka, a to omogućava korisniku da, uz minimalnu preliminarnu pripremu, brzo kreira punopravni IS - na nivou tabela, obrazaca, odabira upita i izveštaja.

Majstori sami izvode potrebne radnje. Kada se pozove Master, otvara se odgovarajući niz dijaloški okviri. Nakon što je dobio odgovore na postavljena pitanja, Majstor obavlja sve potrebne radnje. Recimo da želite generirati izvještaj. Čarobnjak za izvještaje će vas pitati kako izvještaj treba da izgleda i koje podatke treba da sadrži. Nakon dobijanja odgovora, izvještaj će biti u potpunosti spreman. Koristeći druge čarobnjake, možete kreirati tabele baze podataka, upite i obrasce.

Rad sa čarobnjacima je jednostavan, pouzdan i efikasan i omogućava vam da koristite puno bogatstvo Microsoft Access-a.

Builder je Access alat koji olakšava dovršavanje određenog zadatka. Expression Builder je izuzetno koristan - omogućava vam da brzo kreirate složen izraz. Koristeći Query Builder, možete jednostavno kreirati upite koji se koriste za dobivanje uzoraka podataka za obrazac ili izvještaj. Osim navedenih, Access ima i druge konstruktore. Ovo je konstruktor makroa uz pomoć kojeg se generišu različiti makroi, kao i konstruktori za menije, polja, boje, kodove i drugo.

1 Pokrenite Microsoft Access:

Kada se Access pokrene, na ekranu se pojavljuje prozor (slika 1.1) u kojem možete:

Or stvoriti novu bazu podataka, odnosno fajl sa ekstenzijom .MDB;

Or otvoren postojeću bazu podataka, tj. fajl sa ekstenzijom .MDB.

Kreiranje baze podataka. Nakon odabira naredbe [File-Create...], na ekranu se pojavljuje standardni filer (slika 1.2) u kojem je potrebno navesti naziv i adresu kreiran datoteka baze podataka. Na primjer, za informacioni sistem sa nazivom Telefonski imenik.MDB.

Nakon kreiranja datoteke, Access otvara praznu prozor baze podataka, iu ovom prozoru se izvode sve operacije - kreiranje i manipulacija objektima baze podataka. Ovaj prozor sadrži 7 objekata (Tabele, Upiti, Obrasci, Izveštaj, Stranice, Makroi, Moduli) i grupe.

Otvaranje baze podataka. Nakon odabira naredbe [File-Open...], na ekranu se pojavljuje standardni filer u kojem morate navesti ime i adresu postojeći datoteka baze podataka. Zatim se otvara prozor aplikacije prozor baze podataka, pružanje pristupa već kreiranim objektima baze podataka i mogućnost kreiranja novih objekata.

MS Access - više prozora aplikacija, međutim samo jedna baza podataka može biti otvorena u svakom trenutku. To je njen prozor main prozor dokumenta u Access aplikaciji (slika 1.3), a njegovo zatvaranje znači zatvaranje odgovarajuće .MDB datoteke. Međutim, ovaj prozor stvara mnoge podružnice prozori (tabela, upit, obrazac, itd.). Možete sačuvati objekat (na primjer, izgled tabele), čiji se prozor nalazi na ekranu, i dodijeliti mu ime na isti način kao što to radite s datotekama: pomoću [File-Save] ili [File-Save Kao...] komanda.

Rad sa tabelama

Dakle, u prozoru baze podataka postoji lista postojećih objekata DB - tabele, upiti, itd. Možete raditi sa prozorom bilo kog objekta (prozorom podređenim) bilo u operativni modu (na primjer, unesite ili pregledajte podatke u tabeli) ili u dizajner(na primjer, promijenite izgled tablice).

Prije upotrebe bilo kojeg objekta (na primjer, popunjavanje tabele podacima), morate stvoriti ovaj objekat (na primjer, kreirajte izgled tablice).

Ako je odabrana kartica Tablica, prozor kartice prikazuje listu postojeći tabele ove baze podataka.

Da biste otvorili postojeću tabelu, potrebno je highlight njeno ime na ovoj listi i kliknite na dugme “Otvori”.

Slika 1.3 prikazuje prozor aplikacije MS Access zajedno sa prozorom baze podataka Intercity. U ovoj datoteci još nema objekata.

Uključuje se u bazu podataka novo tabele, potrebno je da kliknete na dugme „Kreiraj“.

Da bi popravio raspored postojeću tabelu, izaberite njen naziv na listi i kliknite na dugme „Dizajn“.

Iste operacije se izvode sa svim ostalim objektima MS Access-a.

Bilo koji objekat (tabela, upit, obrazac, izvještaj) može se kreirati bilo ručno (režim dizajna) ili pomoću čarobnjaka.

Kada pozovete čarobnjaka, otvara se odgovarajući niz dijaloških okvira. Nakon što je dobio odgovore na postavljena pitanja, Majstor obavlja sve potrebne radnje. Na primjer, prilikom generiranja izvještaja, čarobnjak za izvještaje će vas pitati kako izvještaj treba da izgleda i koje podatke treba da sadrži. Nakon dobijanja odgovora, izvještaj će biti u potpunosti spreman. Koristeći druge čarobnjake, možete kreirati tabele baze podataka, upite i obrasce.

Kreirajte tabele i upite ručno(u modu dizajna) ;

- kreirajte obrasce i izvještaje koristeći Masters.

Razmotrimo redoslijed koraka kada je uključen u bazu podataka novo stolovi. Prvo morate odrediti predmetnu oblast za koju će se kreirati baza podataka. Kao predmetno područje definišemo međugradsko telefonski razgovori, obračun iznosa plaćanja za međugradske telefonske razgovore za individualne pretplatnike. Prije svega, određuju se polja koja će tabela sadržavati. Pretplatnici" baza podataka "Intercity". Potrebna polja su prikazana u tabeli 3, pri čemu je polje „Subscriber Number“ odabrano kao ključno. Ključ predstavlja polje u odgovarajućoj tabeli. Jedinstveno karakterizira svaki zapis sadržan u tabeli.

Tabela 3 – Polja tabele „Pretplatnik“.

Idealan primarni ključ je informacija kao što je broj korisnika, broj računa itd. Koristeći takav ključ, lako je identificirati odgovarajući zapis. Polja koja sadrže ime korisnika nisu prikladna za primarni ključ. Uvek je moguće da više ljudi ima isto ime.

Nakon što odredite potrebna polja, možete početi kreirati stvarnu tabelu u MS Access-u.

Da biste to uradili, potrebno je da otvorite prozor dizajnera tabele (slika 2.1) tako što ćete izabrati karticu Tabela i red „Kreiranje tabele u režimu dizajna“ ili kliknuti na dugme „Kreiraj“.

U gornjem dijelu prozora koji se otvori nalazi se kreirana ili izmijenjena raspored tabela, koja je jednostavno lista polja koja označavaju naziv polja, tip podataka i opis. Svako polje tabele je jedan red na vrhu ovog prozora (slika 2.1).

Svakom polju tabele treba dodijeliti jedinstveno ime, odrediti vrstu podataka koji će se u njega unositi i opisati sadržaj polja, tj. unesite tekstualne komentare koji ukazuju na svrhu ovog polja. Ime polja može imati do 64 znaka. Opis je opcioni parametar i koristi se za dalje objašnjenje polja koje se koristi.

U kolonu Ime polja (slika 2.2) upišite proizvoljno Ime. U sljedećoj koloni morate naznačiti tip podataka za ovu oblast. Tip podataka se može odabrati sa padajuće liste koja se pojavljuje u ovoj koloni (tipovi podataka su opisani u tabeli 3). Osim toga, čim se kursor nađe u koloni Tip podataka, na dnu prozora se pojavljuje poruka. obrazac svojstava(karakteristike) ovog polja.

Obrazac za svojstva (donji dio prozora) je lista svojstava (na lijevoj strani je naziv svojstva, na desnoj strani je značenje ovog svojstva) sa prozorom nagoveštaja za svaku imovinu.

Lista svojstava se mijenja ovisno o tipu podataka koji je trenutno prikazan u koloni Tip podataka. Klikom miša na polje vrijednosti u obrascu za svojstva, možete promijeniti ovu vrijednost (unutar ograničenja dozvoljenih za ovaj tip podataka). Svojstva polja su navedena u tabeli 4.

Tablica 4 – Svojstva polja prikazana u tablici sa svojstvima dizajnera tablice

Nekretnina	Svrha
Veličina polja	Postavlja maksimalan broj znakova za unos u ovo polje
Nove vrijednosti	Definira kako se vrijednosti brojača mijenjaju kada se dodaju novi zapisi
Format polja	Određuje format za prikaz vrijednosti ovog polja
Broj decimalnih mjesta	Određuje broj decimalnih mjesta koji se koriste prilikom prikaza brojeva
Maska unosa	Određuje ulaznu masku radi lakšeg unosa podataka u polje
Potpis	Definira tekst koji se pojavljuje kao oznaka polja
Zadana vrijednost	Omogućava vam da navedete vrijednost koja se automatski unosi u polje kada se kreira novi ulaz
Uslov na vrijednost	Definira zahtjeve za podatke unesene u polje
Poruka o grešci	Omogućava vam da navedete tekst poruke prikazan na ekranu ako uneseni podaci krše uvjet definiran u svojstvu
Obavezno polje	Označava da li polje zahtijeva unos vrijednosti
Prazne linije	Određuje da li su prazni redovi dozvoljeni u ovom polju
Indeksirano polje	Definira indeks kreiran na jednom polju
Unicode kompresija	Postavlja kompresiju za polja koja koriste Unicode kodiranje za pohranu podataka (MEMO polja, hiperveze i tekstualna polja)

Većina vrijednosti je prihvaćena od strane sistema prema zadanim postavkama; neke vrijednosti se mogu odabrati sa padajuće liste.

Za tekstualna i brojčana polja morate navesti veličina polja, a za tekst je to dozvoljena dužina vrijednosti (na primjer, 20 ili 40 znakova), a za broj - format prikaza u mašini (bajt, cijeli broj - dva bajta, dugi cijeli broj, itd.). Maksimalna dužina polja za tekst je 255 karaktera. Ako trebate unijeti tekst koji je duži od ove vrijednosti, možete koristiti tip podataka Memo.

Za polje Datum/Vrijeme morate odrediti format kako bi sistem znao kako obraditi unesene podatke. Na primjer, ako odaberete Format kratkog datuma, sistem će očekivati da unesete tačno datumi(u ruskoj verziji - DD.MM.GGGG), a ako izaberete „Format kratkog vremena“, moraćete da unesete HH:MM (sati i minute) u ovo polje.

U liniji svojstava ulazne maske moguće je kreirati masku prema kojoj će se unositi podaci. Na primjer, za polje telefonski broj možete postaviti masku 00-00-00 , prema kojem će se upisivati brojevi telefona.

Kao vrijednost svojstva “Uslov na vrijednost” možete navesti pravilo verifikacije, tj. logički izraz, što mora biti TRUE prilikom unosa podataka u ovo polje. Na primjer, ako za polje datuma razgovora napišete:

Sistem prepoznaje kao grešku unos u ovo polje bilo koje vrijednosti jednake ili veće od trenutnog datuma.

U sljedećem svojstvu možete snimiti proizvoljnu poruku o grešci koju će izdati sistem, na primjer: “Ova vrijednost datuma nije važeća” ili “datum je nevažeći”. Ubuduće, ako se datum unese pogrešno, ova poruka će se pojaviti na ekranu.

Svojstvo Obavezno polje može se postaviti na Da (prazne vrijednosti nisu dozvoljene) ili Ne (prazne vrijednosti su dozvoljene).

Za primarni ključ tabele (polje „Broj pretplatnika“) u svojstvu „Indeksirano polje“, potrebno je da izaberete: „Da, podudaranja nisu dozvoljena“, a zatim kliknite na dugme „Definiši ključ“ na traci sa alatkama (sa slikom ključa ). Ovo definira ključno polje ili jednostavan indeks.

Nakon što ste završili kreiranje izgleda tabele, morate sačuvati kreiranu tabelu i izaći iz prozora dizajnera tabele.Ako zatvorite prozor dizajnera bez čuvanja izgleda, sistem će vas podsetiti da ili treba da date ime tabeli ili da otkažete svoj rad . Damo kreiranoj tabeli ime “Subscriber”.

Ako je potrebno promijeniti(izmeniti) izgled postojeći objekta, potrebno je da izaberete ovaj objekat na listi odgovarajuće kartice prozora baze podataka i kliknete na dugme Konstruktor. Na ekranu će se pojaviti prozor sa izgledom objekta (isto kao i prilikom kreiranja). Možete ispraviti izgled i sačuvati ga pod istim ili drugim imenom.

Nakon kreiranja izgleda, podaci se unose u tabelu. Dvoklikom na naziv tabele, ona će se otvoriti u režimu tabele i možete početi sa unosom podataka (slika 2.3). Ako je prvo polje u tabeli ključno polje tipa Brojač, tada se sadržaj ove kolone automatski povećava za 1 kada odete na unos nova linija. Ovo osigurava da su vrijednosti stupaca jedinstvene.

Access 2010 je program za kreiranje i upravljanje bazom podataka. Da biste razumjeli Access, prvo morate razumjeti baze podataka.

U ovom članku ćete naučiti o bazama podataka i kako se one koriste. Naučit ćete razlike između upravljanja podacima u programu Access i Microsoft Excel.

Šta je baza podataka?

Baza podataka je skup podataka koji se čuva u računarskom sistemu. Baze podataka omogućavaju svojim korisnicima da brzo i jednostavno unose, pristupaju i analiziraju svoje podatke. Toliko su koristan alat da ih vidite cijelo vrijeme. Da li ste ikada čekali da recepcioner doktora unese vaše lične podatke u računar ili da posmatrate zaposlenog u radnji kako koristi kompjuter da vidi da li je artikal na zalihama? Tada ste vidjeli bazu podataka u akciji.

Najlakši način da shvatite šta je baza podataka je da o njoj razmišljate kao o kolekciji lista. Razmislite o jednoj od gore navedenih baza podataka: bazi podataka pacijenata u ordinaciji. Koje su liste sadržane u takvoj bazi podataka? Pa, za početak, postoji lista imena pacijenata. Zatim postoji lista prošlih termina, lista sa medicinskom istorijom za svakog pacijenta, lista kontakt informacije itd.

Ovo se odnosi na sve baze podataka - od najjednostavnijih do najsloženijih. Na primjer, ako želite ispeći kolačiće, možete zadržati bazu podataka koja sadrži recepte koje znate kako napraviti i prijatelje kojima dajete te recepte. Ovo je jedna od najjednostavnijih baza podataka. Sadrži dvije liste: listu vaših prijatelja i listu recepata za pečenje kolačića.

Međutim, da ste profesionalni pekar, imali biste mnogo više spiskova za praćenje: lista klijenata, lista prodatih proizvoda, lista cena, lista narudžbi... lista se nastavlja. Što više lista dodate, to će baza podataka biti složenija.

Liste u Accessu su malo složenije od onih koje pišete na papiru. Access pohranjuje svoje liste podataka u tabele, što vam omogućava da pohranite još više detaljne informacije. U tabeli ispod, lista ljudi u bazi podataka pekara amatera proširena je i uključuje druge relevantne informacije o prijateljima.

Ako ste upoznati s drugim programima u Microsoft Office paketu, ovo vas može podsjetiti na Excel, koji vam omogućava da organizirate podatke na sličan način. U stvari, možete kreirati sličnu tabelu u Excelu.

Zašto koristiti bazu podataka?

Ako je baza podataka u suštini zbirka lista pohranjenih u tabelama, a tabele možete kreirati u Excelu, zašto vam je potrebna prava baza podataka? Dok je Excel odličan u skladištenju i organizovanju brojeva, Access je mnogo efikasniji u rukovanju nenumeričkim podacima kao što su imena i opisi. Nenumerički podaci igraju značajnu ulogu u gotovo svakoj bazi podataka i važno je biti u mogućnosti da ih sortirate i analizirate.

Međutim, ono što baze podataka zaista rade, iznad bilo kojeg drugog načina pohranjivanja podataka, je povezanost. Bazu podataka poput onih s kojima ćete raditi u Accessu nazivamo relacijskom bazom podataka. Relaciona baza podataka može razumjeti kako su liste i objekti unutar njih međusobno povezani. Da bismo istražili ovu ideju, vratimo se jednostavnoj bazi podataka sa dvije liste: imenima vaših prijatelja i receptima za kolačiće koje znate da napravite. Odlučujete da kreirate treću listu kako biste pratili serije kolačića koje pravite i kome su oni namenjeni. Pošto ih samo pravite, znate recept i samo ih prosljeđujete svojim prijateljima, ova nova lista će dobiti sve svoje informacije sa lista koje ste prethodno napravili.

Vidite kako treća lista koristi riječi koje su se pojavile na prve dvije liste? Baza podataka može shvatiti da su kolačići Ivan Ivanovič i pavlaka na listi isto što i Ivan Ivanovič i kolačići od pavlake na prve dvije liste. Ova veza izgleda očigledna i osoba će je odmah shvatiti. Međutim, Excel radna sveska ne može.

Razlika između Accessa i Excela

Excel bi sve ove stvari tretirao kao zasebne i nepovezane delove informacija. U Excelu ćete morati unijeti svaku pojedinu informaciju o osobi ili vrsti kolačića svaki put kada ih spomenete jer ova baza podataka neće biti relativna kao Access baza podataka. Jednostavno rečeno, relacijske baze podataka mogu prepoznati šta osoba može učiniti: ako se iste riječi pojavljuju na više lista, one se odnose na istu stvar.

Činjenica da relacione baze podataka mogu obraditi informacije na ovaj način omogućava vam da unosite, pretražujete i analizirate podatke u više od jedne tabele istovremeno. Sve ove stvari bilo bi teško izvesti u Excelu, ali u Accessu se čak i složeni zadaci mogu pojednostaviti i učiniti prilično jednostavnim za korištenje.