Встановити дату заборони редагування 1С 8.3. Бухоблік інфо

Дата заборони редагування даних – функціонал програми 1С 8.3 БП, що дозволяє обмежити введення та зміну документів на певний період часу. Говорячи мовою бухгалтерів, необхідно «закрити період 1С». Заборону можна встановлювати навіть для конкретних користувачів та організацій у базі даних, щоб ніхто не міг змінити.

Інструкція є актуальною як для 1С Бухгалтерії, так і для інших програм, створених на базі Бібліотеки стандартних підсистем (Управління торгівлею 11, ERP 2.0, 1С ЗУП 3.0, 1С УНФ тощо).

Де знайти дату заборони редагування у 1С 8.3? Ця функція розташована на вкладці «Адміністрування», у розділі «Підтримка та обслуговування»:

Якщо у вас ще не включена в 1С 8.3 дата заборони редагування, встановіть необхідний прапор:

Як відкрити та закрити період

Для початку необхідно визначитися, чи будемо ми розмежовувати права на зміну користувачам, чи будемо використовувати дату для всіх:

Наприклад виберемо варіант «По користувачам». Тепер стало можливим вказівка індивідуального налаштування для кожного із співробітників.

Приклад:для співробітників «Сергіїв» та «Іванова» потрібно налаштувати дату редагування 01.01.2016, а для решти – 03.01.2016.

Щоб організувати такий варіант, необхідно:

Отримайте 267 відеоуроків з 1С безкоштовно:

А тепер ускладнимо завдання. Для користувача «Іванова» потрібно поставити обмеження на зміну даних організації «Конфетпром», як у решти користувачів, на 01.03.2016.

Виділяємо у списку співробітника та в нижній частині екрану встановлюємо перемикач «Спосіб вказівки дати заборони» у положення «По об'єктах»:

З'явиться меню налаштування дати редагування для організацій. Додаємо за допомогою «Підібрати» до таблиці потрібну організацію та прописуємо дату заборони:

Встановлення «динамічної» дати заборони

Описаний вище спосіб не завжди зручний: він потребує постійного адміністрування. Тобто щомісяця/квартал/рік дату потрібно буде встановлювати вручну.

У 1С є спосіб спрощення – встановлення «динамічної» дати заборони. Тобто програму можна налаштувати так, що система автоматично пересуватиме дату заборони. Приклад – на кінець року, місяця, кварталу, тижня, дня.

Налаштувати це неважко. Як ви, мабуть, помітили, у всіх налаштуваннях вище є поле «Дата заборони». Саме воно і відповідає за дане налаштування.

Загальна дата для всіх користувачів:

Або ж індивідуальне налаштування:

Дата заборони завантаження даних у 1С БП 3.0

Торкнемося також теми заборони завантаження даних у програму 1С 8.3. Буває, що трапляються дуже неприємні ситуації, коли з управлінської бази (наприклад, УТ) до бухгалтерської 1С надходять якісь дані у закритому періоді.

Кожному бухгалтеру необхідно знати під час обліку у програмі 1С, як закрити місяць. Обов'язкові регламентні документи, ґрунтуючись на специфіці облікової політики про види діяльності та відомості бухгалтерського обліку, а також системи оподаткування, виконує помічник закриття місяця.

Закриття місяця

Нижче пропонується послідовна система закриття місяця 1С 8.3 Бухгалтерія покроково:

Обробкою закриття місяця одна за одною виконуються операції, які здійснюють закриття бухгалтерських та податкових рахунків («Операції» - «Закриття періоду» - гіперпосилання «Закриття місяця»). Для кожної окремої організації, за якою у базі даних ведеться облік, кожна з регламентних операцій виконується у звітному періоді один раз.
Для закриття місяця слід вибрати організацію та вказати конкретний місяць.
Насамперед, за потреби слід відновити послідовність – позначене блідим блакитним кольором це посилання свідчить про те, що якісь документи було проведено заднім числом без перепроведення наступних.
Регламентні документи 1С:Бухгалтерія закриття місяця розділені на чотири блоки і повинні виконуватися відповідно до строго визначених правил слідування: документи другого блоку будуть виконані лише за умови безпомилкового завершення проведення документів першого блоку тощо. Блоки розподіляються так:
Кнопка "Виконати закриття місяця" запускає процедуру:

Усередині кожної групи послідовність регламентних документів може виконуватися довільно. Якщо операції здійснені в коректній послідовності і одна з них проводиться повторно, перевизначаючи підсумки наступних, рядки старших груп відзначаються блакитним тлом для їх повторного запуску.
Якщо всі операції успішно завершені, то вони маркуються зеленим кольором. Документи, які не виконані через помилки, маркуються червоним кольором. Операції, які потрібно повторити, маркуються блакитним кольором. Ще невиконані операції відзначені чорним кольором.
За виконання кожної регламентної процедури формуються відповідні проводки у бухгалтерському та податковому обліку, переглянути які можна у контекстному меню кожного рядка блоку.
Для візуального відображення результату виконання регламентної операції використовується форма друкованої довідки-розрахунку.
У процесі виконання закриття місяця може бути виявлено облікові помилки: слід переглянути їх опис, проаналізувати і, виправивши, продовжити виконання процедури.
Успішне завершення всіх регламентних операцій та позначка їх зеленим кольором ще означає правильного закриття рахунків. Перевірка правильності процедури закриття здійснюється за допомогою формування та аналізу оборотно-сальдової відомості за цей період та перевіркою кінцевого сальдо за рахунками витрат.
При закритті року (звітний період - грудень) до списку регламентних операцій додаються:
- списання збитків минулих років;
- розрахунок податку на прибуток;
- Реформація балансу.

Дата заборони зміни даних обліку

У разі успішного закриття місяця чи року необхідно виключити випадкові чи свідомі зміни у раніше проведених первинних документах цього періоду, які можуть вплинути на підсумковий фінансовий результат. Необхідно знати, як у 1С 8.3 закрити період для редагування даних:

Попередні дати заборони документи доступні виключно для перегляду, створення нових або зміна існуючих можливо тільки якщо їх дата більше дати заборони. При спробі змінити закриті для редагування дані на екран буде виведено попередження.

Закриття місяця – процедура комплексна і має виконуватися з місяця на місяць, а не раз на рік за всі періоди. Регламентні документи впливають актуальні бухгалтерські підсумки, формування собівартості продукції, отже, визначають і показники діяльності організації загалом.

Після того, як усі первинні документи внесені до програми, необхідно закрити період, для цього співробітник бухгалтерської служби виконує процедури із закриття. Усі регламентні операції формуються виходячи з правильно внесених даних розділ «Облікова політика». До неї вносяться відомості з бухгалтерського обліку, дані про систему оподаткування, зазначаються види діяльності фірми. Заповнення даних по обліковій політиці організації потрібно на панелі розділів «Головне» у блоці «Налаштування».

Процедура із закриття місяця в 1С, що це таке?

Необхідно враховувати, що закриття місяця 1С – це постійна процедура, яка виконується щомісяця.

Усі оформлені документи (операції) за цієї процедури є регламентними, вони впливають на:

створення собівартості продукції виробництві;
підсумки, як податкові, і бухгалтерські.

Регламентні документи після цих процедур визначають фінансову діяльність підприємства.

Де у програмі знаходиться блок «Закриття періоду»?

У панелі розділів «Операції» існує блок «Закриття періоду», до нього входять п'ять розділів:

"Закриття місяця";
"Регламентні операції";
"Довідки - розрахунки";
«Помічник з обліку ПДВ»;
"Регламентні операції ПДВ".

Навіщо потрібний «Помічник із закриття місяця?

Помічник виконує регламентні заходи щодо закриття податкових та бухгалтерських рахунків, вони виконуються один за одним, у строго певній черговості.

Він необхідний, щоб здійснити контроль правильного та послідовного виконання всіх регламентних операцій на підприємстві (організації).

Документи в регламентній процедурі виділено у чотири блоки:

I(перший) – включає документи (операції), які після їх проведення у програмі враховують витрати організації. Усі витрати фірми потрібно ретельно контролювати у тому, щоб операції під час закриття відбивали повний і достовірний облік;
II (другий) - документ - "Розрахунок списання часток непрямих витрат". Під час проведення їх у основі відбуваються попередні розрахунки за рахунками витрат;
III (третій) - включає регламентну процедуру закриття рахунків акумулювання витрат і витрат обігу (рахунок 20, рахунок 23, рахунок 25, рахунок 26, рахунок 44);
IV (четвертий) - операції, що визначають фінансові результати за період (рахунок 90, рахунок 91).

Усередині блоку регламентні документи можна виконувати у довільному порядку, операції кожного блоку потрібно виконувати послідовно. Документи другого та наступного блоку проводяться у разі без помилкового закінчення проведення документів попереднього блоку.

Для здійснення регламентних заходів, вказується період та вибирається організація. Виконуються дані регламентні операції під час натискання на кнопку «Закриття місяця». За кожною операцією створюється окремий документ. Проводячи заходи із закриття, досить часто, виходить повідомлення з помилок, у разі потрібно ознайомитися з описом помилки, далі виправити її і потім знову продовжити процедуру закриття місяця.

Обов'язково здійснювати всі заходи щодо закриття у суворій черговості, щоб не витрачати зайвий час на повторне виявлення помилок та проведення операцій у базі.

Якщо після проведення операцій із закриття місяця всі пункти придбали:

Зелений колір, це означає, що все завершено вдало;
Блідо-блакитний колір, і при цьому видано повідомлення про помилки, це означає, що процедуру необхідно перепроводити до тих пір, поки не виправляться всі помилки.

Маркування документів червоним кольором означає, що вони не виконані через помилки.

Які помилки трапляються при закритті місяця?

Найпоширеніші помилки:

Не зазначено у документах реалізації номенклатурна група доходів з бухгалтерського чи податкового обліку;
Чи не закривається рахунок 25, оскільки неможливо визначити за деякими підрозділами базу для розподілу витрат;
У документах, що відображають операції з інших доходів та витрат не вказано аналітика;
Порушено процедуру в 1С проведення документів із закриття місяця у необхідному порядку.

Маркування регламентних документів зеленим кольором, ще означає, успішне завершення проведення всіх регламентних операцій. Для того щоб перевірити, чи правильно відбувається процедура закриття, можна сформувати, а потім проаналізувати дані в оборотно-сальдовій відомості, з урахуванням перевірки залишків на кінець періоду.

При закритті звітного (календарного) року необхідно додатково провести регламентні документи:

Списання збитків минулих років;
Реформація балансу

При реформації балансу відбувається закриття податкових рахунків та бухгалтерських рахунків, таких як рахунок 90, рахунок 91.

Якщо у програмі 1С працює колектив співробітників бухгалтерської служби та інших служб, то бажано при виявленні та виправленні всіх помилок, перезакрити базу, а після цього закрити період для редагування, щоб уникнути випадкових змін у проведених документах.

Як закрити період для редагування у програмі 1С: «Бухгалтерія 8 редакція 3.0»?

На панелі розділів «Адміністрування» є блок «Підтримка та обслуговування», у якому знаходимо позицію «Дати заборони зміни даних».

Заборона зміни даних у програмі 1С може визначатися як для:

конкретного користувача;
Усіх користувачів.

Наприклад: Дата заборони редагування документів встановлена 31 березня поточного року, то документи, що передують цій даті, будуть доступні користувачам тільки для перегляду. Якщо користувач спробує змінити дані в документі, на екрані комп'ютера з'явиться попередження. Щодо документів, починаючи з 01 квітня поточного року, то в них можна не лише заходити та переглядати, а змінювати та перепроводити.

Не забувайте про те, що правильно виконана процедура із закриття місяця покаже повний та достовірний результат фінансово-господарської діяльності організації загалом.

Як встановити дату заборони зміни даних у 1С: Бухгалтерія 8.3 (редакція 3.0)

2017-10-30T11:17:25+00:00

Часто під час роботи в 1С:Бухгалтерія 8.3 необхідно заборонити змінювати дані минулих періодів. Таке може знадобитися, наприклад, якщо звітність із них здана і зміна даних бухгалтерського обліку у періодах неприпустимо.

І щоб не змінити дані минулих періодів випадково самому, або щоб інший менш досвідчений бухгалтер випадково не запустив переклад документів за всі періоди - потрібно встановити дату заборонидо якої (включно) не можна змінювати документи на базі.

Я розповім як це зробити у 1С: Бухгалтерія 8.3 (редакція 3.0).

1. Відкриємо розділ "Адміністрування" та знайдемо там пункт "Налаштування користувачів та прав" ():

Якщо у розділі "Адміністрація" ви не знайшли пункт "Налаштування користувачів та прав" - швидше за все у вас просто немає прав на встановлення цього обмеження. Для виконання цієї операції у користувача мають бути відповідні права – наприклад, права адміністратора чи головного бухгалтера. Докладніше про права читайте.

2. У вікні "Налаштування користувачів і прав", що відкрилося, знайдемо і встановимо (якщо вона ще не встановлена) галку "Дати заборони зміни" і натиснемо на посилання праворуч "Налаштувати":

3. У вікні "Дати заборони зміни даних" виберіть параметр встановлення заборони даних: "Для всіх користувачів" або "По користувачам". Сенс я думаю зрозумілий. Давайте зупинимося на пункті " Для всіх користувачів".

4. Виберемо спосіб вказати дату заборони "Загальна дата" або "По об'єктах". Другий варіант потрібен, якщо ми хочемо вказати різні дати заборони для різних організацій усередині нашої бази. Давайте зупинимося на пункті " Загальна дата".

5. В якості дати заборони вкажемо дату, до якої (включно) не можна вносити зміни до бази. У мене вийшло ось так:

6. Закриємо форму через хрестик у верхньому правому кутку. Готово!

З повагою, (викладач та розробник).

Щомісяця у 1С 8.3. бухгалтер здійснює процедуру Закриття місяця , перевіряючи всі підсумки та дані.

Дуже часто буває, що надалі хтось із користувачів відкрив документ закритого періоду і некоректно вийшов із нього або навіть змінив та перепровів. В результаті програма вимагає відновити межу послідовності документів закритого періоду. Це означає, що необхідно знову запускати процедуру перепроведення та результат раніше закритого періоду вже може не збігтися з тим, що було відображено у податкових деклараціях, у бухгалтерській звітності.

Щоб убезпечити себе від подібних ситуацій, виникає необхідність встановлення заборони редагування в закритому періоді всіх наявних даних. Після виконання цієї операції внесення будь-яких коригувань у закритому періоді стане неможливим.

Де в 1С налаштовується дата заборони редагування

Розглянемо, де знайти та як відредагувати налаштування, що відповідають за встановлення дати заборони внесення змін до 1С 8.3 Бухгалтерія.

Налаштування зазначеного параметра розміщено у блоці Адміністрація - Налаштування програми - Налаштування користувачів та прав - розділ Дати заборони зміни.

Як закрити період

З метою встановлення дати, пізніше якої заборонено редагування даних у 1С, необхідно відзначити прапорцем напис Дата заборони зміни та внести потрібні значення до параметрів за посиланням Налаштувати .

Дата, після вказівки якої встановлюється заборона на внесення коригувань, проставляється у графі Дата заборони і може охоплювати такі групи користувачів:

всіх наявних користувачів;
конкретний список користувачів, сформований адміністратором.

Дата заборони поширює свій вплив на такі дані:

дані, сформовані в обліку (розділ Бухгалтерський облік ) - попри всі види документів, запроваджені інформаційну базу;
обробка відомостей, що містять персональні дані – для друкованої форми Згоди на обробку персональних даних (довідник Фізичні особи - кнопка Згода на обробку ПДН.).

За промовчанням передбачено встановлення параметра загальна дата заборони на внесення коригувань у наявні дані. Однак у 1С також передбачено можливість встановити певну дату заборони на коригування конкретного розділу чи об'єкта обліку.

Автоматичне встановлення заборони змін

Відмінною особливістю 1С є існування можливості не тільки зафіксувати заборону на певну дату, а й включення її автоматичного оновлення відповідно до заданого настроювання, наприклад, щокварталу, щомісяця тощо.

Скористатися цією функцією можна наступним чином – достатньо перейти за посиланням Більше можливостей і встановити інтервал, через який заборона буде встановлюватися автоматично.

У випадку, коли Дата заборони встановлюється на:

Кінець минулого року -у момент настання нового календарного року заборона встановиться автоматично останнім днем минулого року;
Кінець минулого кварталу- у момент настання нового кварталу заборона встановиться автоматично на останній день минулого кварталу;
Кінець минулого місяця- у момент настання нового місяця дата заборони змін встановиться автоматично на останній день минулого місяця;

У зв'язку з тим, що, як правило, у поточному періоді ще якийсь час проводиться внесення коригувань даних за минулий період, у 1С Бухгалтерія 8.3 передбачено можливість відстрочення заборони змін. Для того, щоб скористатися даною функцією, потрібно встановити період, протягом якого буде можливим внесення коригувань в період, що закривається.

Заборона лише для даних бухгалтерського та податкового обліку

На практиці зустрічаються ситуації, коли виникає необхідність встановлення заборони для даних, що формуються в обліку, тоді потрібно у графі вибрати параметр Вказувати дату заборони - За розділами. У табличній частині вказати значення Бухгалтерський облікта поставити потрібну дату заборони.

Подібним чином здійснюється формування заборони на внесення коригувань у обробку персональних даних.

Заборона на зміну лише щодо певної організації

Коли виникає необхідність встановити заборону редагування документів по певним організаціям, необхідно у розділі Інші способи вказівки дати заборони встановити значення Вказувати дату заборони - За розділами та об'єктами.

Таблична частина має бути заповнена значенням Обробка персональних даних, або Бухгалтерський облікта за кнопкою Підібративибрати організацію, яка потребує встановлення заборони. У табличну частину, крім розділів, потраплять вибрані організації, для яких існує можливість вказати окрему дату заборони коригування даних.

Заборона для конкретних користувачів

У разі, коли потрібно призначити заборону внесення коригувань лише за вказаними конкретними користувачами, вибираємо вкладку По користувачам , у верхній таблиці описуємо користувачів, які потребують налаштування заборони.

У нижній табличній частині здійснюється налаштування заборони внесення змін для окремого конкретного користувача, залежно від необхідності, у налаштуваннях поля Вказувати дату заборони може бути обраний один з наступних варіантів:

Загальна дата;
За розділами;
За розділами та об'єктами.

Як у 1С 8.3 змінити дату заборони або відкрити період

Коригування дати заборони внесення змін проводиться аналогічно до її встановлення, тільки замість старої дати вказується нова дата заборони.

Існують такі варіанти у разі, коли виникає потреба у відкритті періоду для внесення коригувань:

видалення дати за певними користувачами або конкретною Організацією тощо.

видалення заборони внесення коригувань загалом.