Мал. 13.2. Головне вікно Microsoft Excel 2003:

1 – рядок стану; 2 – кнопки прокручування ярликів; 3 – ярлик листа;

4 – заголовок рядка; 5 – заголовок стовпця; 6 – покажчик комірки; 7 – рядок формул; 8 – кнопка виклику системного меню; 9 – рядок заголовка;

10 – рядок меню; 11 – панелі інструментів; 12 – кнопка «Згорнути» (до піктограми); 13 – кнопка «Розгорнути»; 14 – кнопка «Закрити»;

15 - смуга вертикального прокручування лінійки; 16 – смуга горизонтального прокручування лінійки

Після запуску E xcel на екрані відображається Головне вікно програми (рис. 13.2, 13.3) чистою робочою книгою. Основним елементом є вікно програми. Кожна прикладна програма в Windows виконується у окремому вікні, розміри якого можна змінити. Після завершення роботи з програмою вікно програми буде закрито.

РЯДК ЗАГОЛОВКА

Верхній рядок вікна, що містить ім'я програми Microsoft Excel, називається рядком заголовка (Кнопка 9) (Рис. 12.2). По обидва боки вона обмежена кнопками. Зліва в рядку заголовка знаходиться кнопка 8 для виклику системного меню, де зображено знак «Microsoft Excel». У системному меню містяться команди, які призначені для виконання операцій над вікнами. Відкрити меню можна за допомогою клацання мишею на кнопці.

У правій частині рядка заголовка є кнопки, за допомогою яких можна швидко активізувати деякі команди системного меню. Для виконання операцій над вікнами можуть використовуватись три різні значки – кнопки 12, 13, 14 . Кнопка 12 відповідає команді меню Minimize (Згорнути) і служить для згортання вікна програми до розміру значка (піктограми) на панелі завдань. Після натискання кнопки 13 , вікно програми займатиме весь екран (повноекранне уявлення), що відповідає активізації команди системного меню Maximize (Розгорнути).

Кнопка 14 відповідає команді «Close» (Закрити) та служить для виходу з програми E xcel .

РЯДОК МЕНЮ

Під рядком заголовка знаходиться рядок меню (кнопка 10) , в якій містяться всі команди програми E xcel . За допомогою клацання мишею можна відкрити вибране спадне меню, і на екрані будуть представлені команди, що містяться в ньому. Відкриття меню за допомогою клавіатури здійснюється за допомогою комбінацій клавіш. Кожне ім'я меню та кожна команда меню містять літеру. У поєднанні з клавішею Alt ця літера служить для відкриття меню або для виклику команди. Для відкриття меню « Файл » натисніть клавішу «Alt», а потім – клавішу з літерою «F».

За допомогою дворазового натискання клавіші Esc можна повністю закрити меню. При одноразовому натисканні клавіші Esc меню буде закрито, проте ім'я меню залишиться виділеним (воно буде представлено на іншому, більш темному тлі), і при цьому не можна буде виконувати операції в робочій області.

Для закриття меню за допомогою миші без вибору команд слід натиснути ліву кнопку миші в області робочого аркуша поза меню. Для переходу з відкритого меню до іншого меню достатньо клацнути на імені потрібного меню. При цьому попереднє меню буде закрито, тому що не можна відкрити одночасно більше одного меню. Кнопка системного меню не містить літер. Для відкриття системного меню вікна E xcel за допомогою клавіатури слід послідовно натиснути клавішу Alt та клавішу пробілу. Відкрити системне меню вікна робочої книги можна за допомогою клавіш «Alt» та «-».

Для вибору команди потрібно спочатку відкрити відповідне меню. Після відкриття меню перша команда буде виділена темнішим фоном. Для активізації команди слід натиснути ліву кнопку миші на її імені. Щоб активувати команду за допомогою клавіатури, потрібно натиснути клавішу з літерою. В результаті вибору деяких команд відкриваються додаткові підменю або діалогові вікна, в яких визначаються параметри для виконання команди. Імена таких команд позначені трикутником (підменю) або трикрапкою (діалогове вікно).

Біля імен деяких команд меню наведено функціональні клавіші або клавіатурні комбінації, за допомогою яких можна активізувати виконання цієї команди.

ПАНЕЛІ ІНСТРУМЕНТІВ

Під рядком меню розташовано два рядки панелей інструментів (кнопка 11) (піктографічні меню) (рис. 13.2), в E xcel 2007 панель інструментів сформована у вигляді груп. Команди розташовані по групах команд. E xcel надає користувачеві можливість створювати власні панелі інструментів або модифікувати існуючі.

Кожна панель інструментів містить певну кількість кнопок (піктограм), які призначені для активізації виконання певних команд меню та функцій програми.

РЯДОК ФОРМУЛ

Однакова для всіх версій E xcel . Під рядками панелей інструментів розташовується рядок формул (кнопка 7) (Мал.

13.2) яка призначена для обробки вмісту комірки. Вона поділена на три частини (рис. 13.3).

Рис.13.3 Три кнопки рядка формул

Права частина служить для відображення вмісту поточного осередку, який можна редагувати за допомогою кнопок, розташованих у центрі рядка. Редагування можна проводити і безпосередньо в самій комірці, але для обробки текстів, що мають велику довжину, набагато зручніше скористатися рядком формул, оскільки довгий текст відображається в ній повністю.

Для переходу в режим редагування вмісту поточної комірки в рядку формул слід натиснути клавішу F2 або виконати клацання мишею в правій частині рядка формул.

Якщо виконати подвійне клацання на комірці, то вона стане поточною, і відбудеться перехід у режим редагування в рядку формул.

Кнопка із зображенням хрестикаслужить скасування останньої дії. Кнопка із зображенням галочкислужить для підтвердження введення даних або зміни вмісту комірки та відповідає клавіші «Enter». Третя кнопка f x активізує Майстер функційдля роботи із функціями.

У лівій частині рядка формул (поле імені) вказано адреса активного осередкучи виділеної області. Якщо для деяких областей задані імена, вони представлені в полі списку під полем імені та можуть використовуватися для швидкого переходу до бажаної області.

РЯДОК СТАНУ

У нижній частині вікна програми знаходиться рядок стану ( кнопка 1 ) (рис. 13.2). У лівій частині рядка відображаються різні текстові повідомлення. При відкритті вже існуючої робочої книги у рядку стану у графічному вигляді відображається процес її завантаження, і завжди видно, яка частина файлу вже завантажена. Рядок стану інформує користувача також про те, чи можна вводити дані в робочому аркуші або вибирати команду. І тут у ній з'являється слово «Готов».

У правій частині рядка стану в маленьких полях вказано статус деяких функцій клавіатури або режим введення.

ВІКНО РОБОЧОЇ КНИГИ

У вікні робочої книги знаходиться робоча книга , Що містить за замовчуванням три аркуші. Користувач може вставити у робочу книгу додаткові аркуші (максимальна кількість аркушів у книзі – 256). Щоб вставити новий аркуш, для цього потрібно встановити курсор миші на аркуш, який вже є, натиснути праву кнопку миші, і в контекстному меню вибрати команду « Додати…». У меню вибрати «Лист», після натиснути кнопку «ОК» (рис. 13.4)

Мал. 13.4 Вставка аркуша, група «Комірки» меню «Головна» Excel 2007

Листи робочої книжки можна перейменувати, дати своє ім'я. Для цього потрібно скористатися натисканням правої кнопки на ім'я аркуша. Вибрати команду « Перейменувати».

Робоча книга, що відкривається під час завантаження програми, має тимчасове ім'я «Книга 1». Якщо створюється нова робоча книга, їй надається ім'я «Книга 2».

Перехід між різними аркушами робочої книги виконується за допомогою ярликів аркушів ( кнопка 3 ) (рис. 13.5). Після клацання лівої кнопки миші на ярличку потрібного аркуша цей аркуш буде представлений на передньому плані у вікні робочої книги.

Мал. 13.5 Перейменування аркуш, група «Комірки» меню «Головна» Excel 2007

Для видалення аркуша з робочої книги слід вибрати команду « видалити» з контекстного меню ярлика аркуша. У діалоговому вікні буде видано попередження про те, що в разі видалення аркуша інформація, що міститься в ньому, буде знищена. Таким чином користувач отримає останню можливість відзначити виконання цієї операції.

Мал. 13.6 Видалення аркуша, група «Комірки» меню «Головна» Excel 2007

Якщо виникла потреба перемістити аркуш на нову позицію, слід позиціонувати курсор миші на ярличку аркуша і перетягнути останній при лівій натиснутій кнопці миші в потрібне місце. При переміщенні робочого аркуша над рядком, що містить ярлички аркушів, з'являється покажчик позицію, куди можна вставити аркуш. Після відпустки лівої кнопки миші лист буде вставлений у місце. Лист буде скопійовано, якщо під час переміщення клавіша «Ctrl» тримати натиснутою.

Для виконання цієї операції за допомогою меню потрібно вибрати команду « Перемістити/Скопіювати лист» з меню « Виправлення » або та ж команда з контекстного меню та вказати в діалоговому вікні в полі списку «Перед листом» ім'я листа, перед яким буде вставлено активний лист (13.7). При увімкненій опції «Створювати копію» активний аркуш буде скопійовано на нову позицію.

Мал. 13.7 Команда «Перемістити/Скопіювати аркуш», група «Отвори» меню «Головна» Excel 2007

Лекція 1. Табличний процесор Excel.

План

Вигляд вікна Excel 1

Осередок Excel 2

Види вказівника миші. 2

Типи даних. 2

Робота з меню та робочими листами 3

Введення даних 4

Введення даних за допомогою автозаповнення 5

Редагування вмісту комірки 6

Табличний процесор Excel дозволяє створювати та проводити табличні розрахунки різної складності. Входить до складу пакету програм MS Office. Запуск табличного процесора здійснюється пунктом головного меню Пуск-Програми-Excel або кнопкою на панелі інструментів MS Office.

Документ, який створюється в Excel називається Книгою, розширення файлів -.xls. Кожна книга може складатися з декількох аркушів, тому в одному файлі можна розмістити різноманітні відомості та встановити між ними необхідні зв'язки. Книга Excel може містити такі типи листів :

Аркуш електронної таблиці. Кожен лист складається з 256 стовпців та 16 384 рядків. Це лист приблизно 6,4 м завширшки і 103,9 м завдовжки. На екрані відображається 9 колонок та 18 рядків. Це 4% загальної ширини та 0,1 % довжини.

Аркуш діаграми (пов'язаний з даними електронних таблиць та оновлюється при оновленні даних у таблицях);

Аркуш модуля (містить набір інструкцій (макросів) та використовується для виконання конкретних процедур).

Перемикання між аркушами здійснюється за допомогою ярликів, розташованих у нижній частині аркуша. Клацніть по ярлику листа змінює поточний лист.

Вид вікна Excel Осередок Excel

є багаторівневою структурою. Це може бути:

зображення– текст чи результат обчислення формул, тобто. те, що бачимо на екрані;

формат- Формат чисел, шрифт, вид рамки, захист осередків;

формула– (наприклад, =А1*В1)

ім'я- осередку можна присвоїти ім'я, щоб не використовувати адреси осередку;

коментар- Користувач може задавати текст пояснення або коментаря при переході в заданий осередок.

Види вказівника миші.

Білий плюс– з'являється за замовчуванням. Використовується для вибору поточного осередку або маркування блоку осередків.

Чорний тонкий плюс- Автозаповнювач. З'являється під час встановлення покажчика миші в нижній правий кут поточної комірки, використовується для заповнення послідовністю даних ряду осередків або копіювання формул.

Стрілка– з'являється, коли ви встановлюєте вказівник на панель інструментів, рядок меню або на один із країв поточної комірки або блоку комірок. Використовується для вибору команд редактора, а також для перенесення чи копіювання даних.

Вертикальна характеристика– з'являється після переведення покажчика миші у рядок формул. Використовується для редагування значення комірки.

Типи даних.

Текст– за умовчанням вирівнюється по лівому краю комірки. Може займати для відображення сусідні осередки, поки вони вільні.

Число- Вирівнюється по правому краю осередку. Десяткові відокремлюються комою. Числа можуть бути представлені такими форматами: Числовою; Грошовий; Фінансовий; Відсотковий; Дробний; Експонентний (п-т Формат- Осередки – вкладка Число).

Дата- Вирівнюється по правому краю осередку. Можливі різноманітні формати дати, як роздільник використовується крапка. Microsoft Excel для Windows (і Lotus 1-2-3) використовується система відліку дат з початку століття; в цій системі числу 1 відповідає дата 1 січня 1900 У Microsoft Excel для Macintosh використовується система відліку дат, починаючи з 1904 року; у ній числу 1 відповідає 2 січня 1904 р (щоб змінити систему відліку дат, виберіть пункт Сервіс - Параметри – вкладка Обчислення, встановіть прапорець Система дат 1904).

Примітка.

Якщо при введенні дати вказано лише дві останні цифри року, Microsoft Excel 97 додасть перші дві за такими правилами:

· якщо число лежить в інтервалі від 00 до 29, то воно інтерпретується як рік з 2000 по 2029. Наприклад, якщо в комірку введено дату 28.5.19, Microsoft Excel розпізнає її як: 28 травня 2019;

· Якщо число лежить в інтервалі від 30 до 99, воно інтерпретується як рік з 1930 по 1999. Наприклад, якщо в комірку введена дата 28.5.91, Microsoft Excel розпізнає її як: 28 травня 1991 р.Час

- Вирівнюється по правому краю осередку. Час допустимо вводити у дванадцятигодинному або двадцятичотирьохгодинному форматі. Розділювач - двокрапка. Час доби та дати можна складати, віднімати та робити з ними інші обчислення.Формула

- Введення формули починається зі знака «=» і складається з послідовності значень, адрес осередків, функцій та знаків операцій.

Основними елементами робочого вікна є:

Рядок заголовка (у ньому вказується ім'я програми) з кнопками управління вікном програми та вікном документа (Згорнути, Згорнути у вікно або Розгорнути на весь екран, Закрити);

Рядок основного меню (кожен пункт меню є набором команд, об'єднаних загальною функціональною спрямованістю) плюс вікно для пошуку довідкової інформації.

Панелі інструментів (Стандартна, Форматування та ін.). Рядок формул, що містить в якості елементів поле Ім'я та кнопку Вставка функції ( f x

), призначена для введення та редагування значень або формул у комірках. У полі Ім'я відображається адреса поточної комірки.

Робоча область (активний робочий лист).

Смуги прокручування (вертикальна та горизонтальна).

Рядок стану.

Структура електронних таблиць

Файл, створений засобами MS Excel, називається робочою книгою. Робочих книг створити можна стільки, скільки дозволить наявність вільної пам'яті на відповідному пристрої пам'яті. Відкрити робочих книг можна стільки, скільки їх створено. Проте активною робочою книжкою може лише одна поточна (відкрита) книга.

Робоча книгає набір робочих листів, кожен із яких має табличну структуру. У вікні документа відображається лише поточний (активний) робочий аркуш, з яким і ведеться робота. Кожен робочий аркуш має назву, що відображається на ярличку аркуша у нижній частині вікна. За допомогою ярликів можна перемикатися до інших робочих аркушів, що входять до тієї ж робочої книги. Щоб перейменувати робочий аркуш, треба двічі клацнути мишкою на його ярличку та замінити старе ім'я на нове або шляхом виконання наступних команд: меню Формат, рядок Ліст у списку меню, Перейменувати. А можна і, встановивши покажчик мишки на ярлик активного робочого аркуша, клацнути правою кнопкою миші, після чого в контекстному меню клацнути по рядку Перейменувати і виконати перейменування. До робочої книги можна додавати (вставляти) нові аркуші або видаляти непотрібні. Вставку листа можна здійснити шляхом виконання команди меню Вставка, рядок Ліст у списку пунктів меню. Вставка аркуша відбудеться перед активним аркушем. Виконання вищевикладених дій можна здійснити і за допомогою контекстного меню, яке активізується натисканням правої кнопки мишки, вказівник якої має бути встановлений на ярлику відповідного аркуша. Щоб поміняти місцями робочі аркуші потрібно вказівник мишки встановити на ярличок аркуша, що переміщається, натиснути ліву кнопку мишки і перетягнути ярличок в потрібне місце.

Робочий лист(Таблиця) складається з рядків і стовпців. Стовпці озаглавлені великими латинськими літерами і далі дволітерними комбінаціями. Усього робочий лист містить 256 стовпців, названих від A до IV. Рядки послідовно нумеруються числами від 1 до 65536.

На перетині стовпців та рядків утворюються осередкитаблиці. Вони є мінімальними елементами, які призначені для зберігання даних. Кожен осередок має свою адресу. Адресаосередки складається з імені стовпця та номера рядка, на перетині яких розташований осередок, наприклад, A1, B5, DE324. Адреси осередків використовуються при записі формул, що визначають взаємозв'язок між значеннями, розташованими в різних осередках. В даний час активної може бути тільки одна комірка, яка активізується клацанням мишки по ній і виділяється рамкою. Ця рамка в Excel грає роль курсора. Операції введення та редагування даних завжди проводяться тільки в активному осередку.

На дані, які у сусідніх осередках, утворюють прямокутну область, можна посилатися у формулах як у єдине ціле. Групу осередків, обмежену прямокутною областю, називають діапазоном. Найбільш часто використовуються прямокутні діапазони, що утворюються на перетині групи рядків, що послідовно йдуть, і групи стовпців, що послідовно йдуть. Діапазон осередків позначають, вказуючи через двокрапку адресу першого осередку та адресу останнього осередку діапазону, наприклад, B5:F15. Виділення діапазону осередків можна здійснити простяганням покажчика мишки від одного кутового осередку до протилежного осередку по діагоналі. Рамка поточного (активного) осередку при цьому розширюється, охоплюючи весь вибраний діапазон.

Основні відомості

Електронна таблиця Excel

Електронна таблиця Excel – інтегрована система. Вона призначена для створення та обробки електронних таблиць, списків (баз даних), представлення результатів обробки таблиць та списків у вигляді діаграм та графіків функцій, підготовки вихідних форм документів, збереження їх на дисках та виведення на друк.

Щоб завантажити програму, запустіть програму Windows та клацніть мишкою на піктограмі Excel у панелі інструментів Microsoft Office.

Щоб вийти з програми, введіть команду Файл, Вихід.

У верхній частині вікна розташований рядок заголовка, в якому розташовуються кнопка системного меню, заголовок програми та ім'я редагованої таблиці, завантаженої у вікно (на початку роботи за замовчуванням виводиться ім'я таблиці Книга-1), кнопки згортання та розгортання вікна програми. Нижче наведено: рядок меню, стандартна панель інструментів, панель інструментів форматування, рядок введення даних, робоче вікно (рис. 6.1).

Рядок менюзабезпечує доступ до всіх команд електронної таблиці.

Стандартна панель інструментівмістить кнопки, що дублюють основні команди меню. Клацнувши мишею по кнопці панелі, можна відразу викликати потрібну команду. Призначення кнопок висвічується при зависанні вказівника на відповідній кнопці.

Панель форматуваннядозволяє оформляти робочий лист шляхом вибору типу даних, параметрів шрифту, розміщення вмісту в осередках, обрамлення осередків, а також вибору кольору шрифту, ліній та фону.

Панелі інструментів можуть забиратися або доповнюватися за допомогою команди Вид , Панелі інструментів . Панелі, виведені на екран, мають прапорці. Щоб вивести потрібну панель, на екран встановіть прапорець. Щоб видалити панель з екрана, зніміть прапорець, натиснувши на відповідний прапорець мишею.

Рядок формулмає три поля: поле адреси комірки, поле керуючих клавіш та поле введення даних. В полі Адреси осередкувказана адреса поточного осередку або його ім'я. Якщо клацнути мишкою цим полем, ввести адресу комірки і натиснути клавішу Enter, то курсор електронної таблиці перейде у вказану комірку. Цей прийом переходу до потрібного осередку називається безпосередньою адресацією. У поле керуючих кнопоквиводяться три кнопки: Х – скасування редагування рядка введення, P – закінчення редагування, “=” – введення символу “=”. Названі кнопки з'являються під час активації рядка введення. Поле Введення данихпризначено для відображення інформації, що вводиться або змісту виділеного осередку. Для активізації рядка введення необхідно клацнути по ньому мишею.

Рядок станурозташована у нижній частині робочого вікна. У лівій частині рядка стану відображається інформація про поточний стан електронної таблиці. У правій частині виводиться інформація про стан керуючих клавіш Caps Lock та NumLock.

Мал. 3.1. Головне вікно MS Excel

На малюнку цифрою 1 позначено горизонтальне меню, а цифрою 15 рядок стану цієї програми.

Книжка складається з листів. Кожен лист - окрема електронна таблиця, що складається з рядків та стовпців, і має унікальне ім'я (області з іменами листів - ярлики листів - позначені на малюнку цифрами)

12 та 13 відповідно для активного та неактивних листів). За аналогією з активним осередком, активним листом називають той лист, з яким користувач працює в даний момент. Для того щоб зробити аркуш активним, достатньо клікнути мишею по імені аркуша або вибрати потрібний аркуш послідовним натисканням клавіш Ctrl + PgUp (аркуші будуть послідовно перебиратися від останнього до першого) або Ctrl + PgDn (аркуші будуть послідовно перебиратися від першого до останнього).

Рядки нумеруються цифрами від 1 до 65536 (вертикальна область, позначена на малюнку цифрою 8), а стовпці - англійськими літерами (горизонтальна область, позначена на малюнку цифрою

7). Максимальна кількість рядків дорівнює 65536, а стовпців - 256. Так як в англійській мові всього 26 букв, то перші 26 стовпців позначаються буквами від "А" до "Z" (як показано на малюнку), а далі використовуються їх поєднання. Наприклад, АВ, АС, AD,...

На перетині рядків і стовпців аркуша розташовуються осередки (наприклад, одне з осередків позначено малюнку цифрою 9). Кожен осередок MS Excel має адресу, що складається з індексу стовпця та номера рядка. Наприклад, Al, B12, AZ83 і так далі. Осередок, виділений малюнку цифрою 9, має адресу D2.

Іноді зручно поставити у відповідність деякому осередку заданого аркуша власне ім'я і надалі звертатися до неї з цього імені. Для присвоєння осередку імені слід перейти в область відображення адреси (на малюнку область 5) та ввести ім'я, яке буде доступне з будь-якого аркуша книги. Іменоване посилання вважається абсолютним. MS Excel суворо регламентує те, як можна і називати осередки і діапазони. Наведемо ці правила:

Імена осередків та діапазонів можуть мати довжину не більше 255 символів;

Ім'я має починатися з літери або символу «_»;

В імені можуть використовуватися лише літери, цифри, точка та символ підкреслення;

Прогалини використовувати заборонено;

Ім'я осередку не може збігатися з її адресою або значенням, що міститься в ній;

Як ім'я не можна використовувати одну літеру або число без будь-яких знаків пунктуації або додаткових символів.

Один осередок на аркуші є активним (на малюнку це осередок В4, який позначений цифрою 10).

Вона обведена жирною рамкою, та її адреса висвічується у спеціальному полі Ім'я (на малюнку область 5). Введення даних завжди здійснюється тільки в активну комірку. При цьому її вміст дублюється в ділянці, позначеній на малюнку цифрою 6 і званої Рядок формул. Змінити активну комірку можна кількома способами:

За допомогою кнопок переміщення курсору;

Кликом миші по потрібному осередку;

За допомогою поля Ім'я, в якому необхідно записати або вибрати з списку ім'я комірки.

Переміщатися по аркушу MS Excel можна за допомогою смуг прокручування (скролінгу), які на малюнку позначені цифрами 11 (для вертикального прокручування) і 14 (для горизонтального).

Панелі інструментів - засіб для швидкого доступу до команд MS Excel, що часто використовуються, - позначені на малюнку цифрою 4. Команди відображаються у вигляді кнопок з піктограмами або текстом. Дві додаткові області панелі інструментів мають особливе призначення. Область 2 призначена для зміни положення панелі у вікні MS Excel, а область 3 використовується у випадках, коли через розмір вікна неможливо відобразити у ньому всі команди панелі інструментів.

Кількість осередків робочого аркуша, які одночасно відображаються у вікні MS Excel, визначається масштабом відображення. Масштаб відображення можна змінити (збільшивши або зменшивши кількість відображуваної інформації) за допомогою кнопки Масштаб панелі інструментів Стандартна.