Svarbu išsiųsti laiško kopiją sau el. paštu. Kaip nustatyti visų laiškų persiuntimą iš vieno laiško į kitą! Cc ir Bcc

magas_romanas„Aklos kopijos“ sąvokoje, mokantis nedaryti kvailų dalykų

Keista, kad daugelis žmonių, kai reikia išsiųsti laišką keliems žmonėms vienu metu, tiesiog surašo adresus laukelyje „Kam“, tai normalu, kai šis el. laiškas skirtas jūsų kolegoms ar draugams, bet siunčiant laiškus grupei klientų, taip visiems rodote kitų gavėjų adresus, iš esmės atskleidžiant savo adresų bazę.

Viskas, ką jūsų klientai turi padaryti, tai persiųsti šį laišką konkurentui ir jūsų kontaktai tuoj pat nutekės.

Keista, tačiau daugelis toli gražu ne kvailų žmonių nustemba sužinoję, kad jei jums reikia išsiųsti laišką daugeliui gavėjų, kad jie nežinotų vienas apie kitą, tada tam yra laukas „Bcc“.

Pavyzdžiui, mail.ru tai atrodys taip:

Ir dar kartą trumpai:nurodė adresus "kam" - visi mato, kam siuntėte laiškus, nurodyta "aklojoje kopijoje" - visi mano, kad laiškas skirtas tik jam.

Ir kiekvienas gavėjas gaus laišką, kur bus laukelyje „kam“. tik jo adresas . Jei nerandate kitų programų, kur norite BCC, paprašykite, kad kas nors parodytų. Kitas mažas dalykas, turite nurodyti vieną adresą lauke "kam" dauguma programų ar pašto serverių neleis siųsti laiško be šio parametro.

Taigi, kalbant apie pasiūlymų, naujienų siuntimą savo klientų grupei – čia aklosios kopijos naudojimo praktika aiški, turite paslėpti savo adresų bazę. Įdomus momentas apie laiško siuntimą savo kolegoms, čia rekomenduojama elgtis pagal situaciją, pvz., siunčiant laišką su prašymu atsiųsti pasiūlymus (pvz., pagerinti klientų aptarnavimą) ir jei kiekvienas kolega mato, kad kitas žmonių gavo tą patį laišką, tada greičiausiai neatsakys – pasikliaus kitais, vadinasi, reikia naudoti paslėptą kopiją. Jei šis įsakymas bus įvykdytas, tada, pavyzdžiui, nurodę kolegos viršininką, tiesiog padarysite stebuklus ir jūsų užsakymas bus įvykdytas.

Atskiras klausimas su tiekėjais. Viena vertus, nurodant visus gavėjus kopijoje, tiekėjas turėtų parodyti, kad turite pasirinkimą ir jis turėtų pasiūlyti geras kainas. Kita vertus, jūsų laišką gavęs vadovas, matydamas, kad jis išsiųstas ne tik jam, greičiausiai su jūsų prašymu elgsis „šaltai“. Asmeniškai, mano nuomone, manau, kad tiekėjų atveju reikia naudoti paslėptą kopiją, bent jau siekiant apsaugoti komercines paslaptis, bet labiau tikėtina, kad geri santykiai su tiekėjo vadovu.

Galite perskaityti neseniai įvykusį specialisto klaidos atvejį, kai visi gavėjai matė kitus gavėjus: Smacks visiems šiame pokalbyje, ten buvo tikrai garbingų žmonių - direktorių, bet vis tiek daugelis gavo šlamštą.

Na, kaip visada, diskusija komentaruose yra laukiama.

Jis teisingai nurodė standartinį BP30 funkcionalumą, kuris atlieka tuos pačius veiksmus. Cituosiu iš komentaro:

Asmeniniai nustatymai – el. pašto nustatymai – adresu siųsti siunčiamų el. laiškų kopijas.

iliustracija aukščiau:

Trumpai tariant, aš išradau ratą. Jums nereikia atsisiųsti plėtinio, bet naudoti standartines funkcijas.

Trumpas pristatymas

Skirtingi pašto serveriai skirtingai elgiasi su el. laiškais, siunčiamais per SMTP. Jei turite paštą „Gmail“, greičiausiai aukščiau aprašyta problema jūsų neliečia. Turiu paštą „Yandex“ ir, jei nieko nedaroma, išsiuntus laišką iš BP 3.0, pats šio siuntimo faktas prarandamas be pėdsakų. Internete radau patarimą persiųsti laiškus sau, laiško laukelyje „Bcc“ nurodant adresą. Pašto dėžutės šone galite nustatyti laiškų analizavimo taisykles ir perkelti iš jūsų gautą laišką į aplanką „Išsiųsta“.

Paaiškėjo, kad „YandexMail“ pagal numatytuosius nustatymus perkelia laiškus į aplanką „Išsiųsta“, jei laiško lauke „Bcc“ yra paskyros el. pašto adresas (t. y. jūsų el. pašto adresas).

Kaip tai veikia

Jei plėtinys jau įdiegtas, išsiųskite laišką savo sandorio šaliai įprasčiausiu būdu, pavyzdžiui, iš dokumento ar dokumentų registro „Sąskaita pirkėjui“

Laiško siuntimo formoje pažymėkite žymimąjį laukelį „Siųsti į išsiųstas prekes“, kad persiųstumėte laišką sau (pažymėtas laukelis bus prisimintas esamam vartotojui)

Nedvejodami siųskite laišką.

Jis pasieks sandorio šalį.

Tobulėjant pašto paslaugoms internete ir prieinamoms paslaugoms iš mobiliojo ryšio operatorių, popieriniai atvirukai ir laiškai vokuose nebesiunčiami taip dažnai, kaip prieš 10–15 metų. Tačiau kai kuriais atvejais neįmanoma išsiuntimo įprastu pašto voku. Kaip išsiųsti laišką per Rusijos paštą, kad korespondencija garantuotai pasiektų adresatą?

Ką galite siųsti pašto voke?

Pirmiausia verta nustatyti, ką tiksliai galima išsiųsti laiškų voke ir kam reikės naudoti, pavyzdžiui, siuntinį. Ką galite išsiųsti laišku Rusijos paštu?

Be atvirukų ir laiškų, į voką galite įdėti beveik bet kokią popierinę ar kartoninę korespondenciją: asmens dokumentus (pasą, diplomą, darbo knygelę, pažymėjimus ir kt.), popierinius (kartoninius) amatus ir gaminius, nuotraukas ir kt. reikalas tas, kad vienos raidės svoris neviršijo nustatytos normos – 100 g (laiškų į kitą šalį – ne daugiau kaip du kilogramai). Šios taisyklės išimtis yra pinigai ir banko kortelės – patys pašto darbuotojai nerekomenduoja jų dėti į vokus.

Dažnai iškyla klausimas: ar galima į popierinę raidę įterpti smulkius daiktus? Pavyzdžiui, papuošalai, raktų pakabukai, plokšti magnetai, ženkleliai? Pašto darbuotojai į šį klausimą atsako neigiamai. Priežastis paprasta – antspauduojant voką arba siunčiant/išimant per pašto dėžutę, vokas gali įplyšti dėl viduje esančios stambios prekės.

Tačiau siuntėjai, kuriems sekėsi siųsdami smulkias siuntas laiškais, tvirtina, kad tokius priedus galima gabenti tol, kol siuntos voke aiškiai nesijaučia. Tai pasiekiama tiesiog suvyniojus daiktą į kartoną, kelis sluoksnius juostos ar storo popieriaus.

Kaip išsiųsti paprastą laišką

Priklausomai nuo siuntimo tipo, laiškai gali būti registruoti, paprasti, greitieji, laiškai su deklaruota verte arba su pranešimu. Žingsnis po žingsnio jų siuntimo procedūra yra maždaug tokia pati, išskyrus kai kurias funkcijas. Naudodamiesi paprastos pašto siuntos pavyzdžiu, pažiūrėkime, kaip išsiųsti laišką per Rusijos paštą:

Bet koks laiškas siunčiamas iš artimiausio Rusijos pašto skyriaus, kurio adresą galite rasti oficialioje šios organizacijos svetainėje. Be to, paprastą laišką galima įmesti į gatvės pašto dėžutę.
Norėdami išsiųsti, turite įsigyti voką pagal priedo dydį. Mažiausias – 114 x 162 mm arba 110 x 220 mm (eurų), didžiausias – 229 x 324 mm.

Vokas turi būti užpildytas įskaitoma rašysena bet kokios spalvos rašalu, išskyrus raudoną, geltoną ir žalią. Įvairūs perbraukimai, dėmės ar pataisymai ant voko neleidžiami.
Viršutiniame kairiajame kampe specialiame lauke įveskite informaciją apie siuntėją:
- eilutėje „Nuo“ nurodomas visas siunčiančiosios organizacijos pavadinimas arba pavadinimas;
- eilutėse „Nuo“ įveskite siuntėjo adreso duomenis tokia tvarka:

Gatvė;
Namo numeris;
pastato numeris (jei yra);
buto numeris (biuro ar biuro numeris);
gyvenvietė (pilnas geografinis pavadinimas);
rajonas (jei jis yra adresu);
Rusijos Federacijos regiono pavadinimas (regionas, teritorija ir kt.);
išvykimo šalies pavadinimas (tik siunčiant į užsienį);
Apatiniame lange įveskite 6 skaitmenis, atitinkančius siuntėjo pašto indeksą.

Ta pačia tvarka informacija apie laiško gavėją įrašoma į laukelio, esančio apatiniame dešiniajame voko kampe, eilutes.
Skaitmeninės rodyklės laukelyje (apatiniame kairiajame kampe) išilgai kontūro įvedamas gavėjo pašto indeksas.
Užpildžius visus privalomus laukus, į voko vidų įdedamas priedas (laiškas, atvirukas ir kt.) ir vokas užklijuojamas.

Paprastas laiškas, kurio svoris neviršija 20 g, siunčiamas pašto voke be papildomo mokėjimo ir papildomų pašto ženklų. Tačiau jei siuntos svoris didesnis arba laiškas numatomas pristatyti už šalies ribų, prieš siunčiant laišką per Rusijos paštą, reikėtų kreiptis į operatorių, kuris laišką pasvers ir užklijuos antspaudus pagal kainą elemento.

Kaip išsiųsti registruotą laišką

Kuo tokia žinutė skiriasi nuo paprasto laiško? Kaip išsiųsti registruotą laišką per Rusijos paštą? Registruotų laiškų siuntimo paslauga skirta svarbios dokumentacijos, oficialios korespondencijos (prašymų, pretenzijų, pranešimų, skundų ir kt.) siuntimui. Registruoti laiškai turi daug privalumų, palyginti su paprasto pranešimo siuntimu:

Išsiuntus registruotam laiškui priskiriamas individualus takelio numeris (nurodytas siuntėjui išduoto čekio viršuje). Jį naudojant galima stebėti pranešimo pristatymą per internetinę paslaugą „Prekių sekimas“ viešųjų ryšių svetainėje.
Šio tipo siunta adresatui įteikiama asmeniškai pasirašius pateikus pasą. Tai yra neginčijamas įrodymas, kad siuntėjas laišką išsiuntė laiku, o gavėjas yra susipažinęs su laiško turiniu.

Registruoto pašto siuntimas yra patikimesnis, bet ir brangesnis korespondencijos pristatymo būdas. Kaip išsiųsti laišką per Rusijos paštą, jei reikia naudotis paslauga „Registruotas laiškas“? Atlikęs aukščiau aprašytus veiksmus, siuntėjas turi susisiekti su pašto operatoriumi, pasakyti, kad jam reikia siųsti registruotą laišką ir sumokėti šios paslaugos kainą. Pašto darbuotojas pasvers voką, užregistruos laišką su sekimo numeriu, prisegs brūkšninį kodą ir antspaudus pagal siuntos kainą.

Pastaba: kam jis skirtas ir kaip teisingai užpildyti

Registruoti laiškai su pranešimu – tai paslauga, leidžianti siuntėjui sužinoti tikslią laiško pristatymo gavėjui datą. Tai oficialus dokumentas, kuris kai kuriais atvejais gali būti ir įrodymas, kad korespondencija išsiųsta laiku. Norėdami pasinaudoti šia paslauga, turite užpildyti formą ir informuoti operatorių, kad išsiųstas registruotas laiškas su pranešimu.

Jis pildomas specialioje pašto formoje F-119. Visa informacija abiejose pusėse yra lauke, kuriame nurodoma: „Paryškinta linija pažymėtus duomenis užpildo siuntėjas“. Užpildymo procedūra yra tokia:

Laukelyje, kuriame nurodoma „Pranešimas turi būti grąžintas adresu“, laiško siuntėjo duomenys įrašomi ta pačia seka kaip ir ant voko. Ženklai dedami į laukelius „Laiškas“ ir „Registruotas“.
Informacija apie gavėją įvedama į laukelį blanko gale ta pačia tvarka kaip ir ant voko. Ženklai dedami į laukelius „Laiškas“ ir „Registruotas“.
Pranešimą operatorė klijuoja tiesiai ant voko, o pristačius registruotą laišką gavėjui, formą paštininkas nuima ir išsiunčia siuntėjui.

Laiškas su priedo aprašymu

Rekomenduotina užsakyti vertės raštą (dar vadinamą deklaruotos vertės raštu) siųsti ypač vertingus priedus: asmens dokumentų originalus, vertybinius popierius, nekilnojamojo turto dokumentus ir kt. Prie šios rūšies pašto siuntos pridedamas priedo aprašymas, kuriame nurodoma suma, kuria siuntėjas įvertina voko turinį.

Šis persiuntimo būdas laikomas vienu patikimiausių, nes vertingam laiškui būtinai priskiriamas registracijos numeris, o tai reiškia, kad jį galima atsekti pakeliui į adresatą. Be to, staiga pametus laišką, siuntėjas iš pašto gauna deklaruotos vertės dydžio kompensaciją.

Kaip išsiųsti registruotą laišką per Rusijos paštą, jei jį reikia papildyti priedo su deklaruota verte inventoriumi? Be voko įsigijimo ir užpildymo (laiško antspauduoti nereikia), siuntėjas turės susisiekti su pašto operatoriumi, kad atliktų inventorizaciją:

Jį siuntėjas užpildo dviem egzemplioriais specialiose f-107 formose. Inventoriuje turi būti detalus visų laiške atsiųstų popierių sąrašas, nurodant numatomą jų vertę.
Pašto operatorius patikrina priedo turinį su sudarytu sąrašu.
Kiekvieną egzempliorių pasirašo jį priėmęs operatorius ir siuntėjas.
Vienas egzempliorius įteikiamas siuntėjui, antrasis įdedamas į voką kartu su siunčiamais popieriais.

Kiek kainuoja išsiųsti laišką per Rusijos paštą, jei tai yra deklaruotos vertės laiškas? Be registruoto laiško siuntimo išlaidų, siuntėjas turės sumokėti draudimo mokesčius, kurių dydis yra 4% nuo jo deklaruotos vertės sumos. Verta žinoti, kad jo praradimo atveju sumokėtas draudimo mokestis siuntėjui nebus grąžintas.

Laiško kaina

Siuntimas paštu yra pigiausias pristatymo paštu būdas. Šiandien klientas turi galimybę iš anksto sužinoti, kiek kainuoja išsiųsti laišką per Rusijos paštą. Tai galima padaryti oficialioje Rusijos pašto svetainėje, naudojant pašto skaičiuoklės paslaugą.

Pavyzdžiui, norint sužinoti, kiek kainuoja išsiųsti registruotą laišką Rusijos paštu, į interaktyvius skaičiuoklės laukelius reikia įvesti informaciją apie siuntėjo ir gavėjo atsiskaitymus, nurodyti laiško svorį, pristatymo būdą, taip pat pažymėkite laukelį šalia „Registruotasi“ skiltyje „Papildomos paslaugos“. Po to paslauga automatiškai apskaičiuos siuntimo kainą.

Kas yra el. Šiuolaikiniame verslo pasaulyje tai yra:

Tavo veidas. Būtent elektroninio pašto pagalba galite sukurti teigiamą įvaizdį sandorio šalies akyse arba sugadinti pirmąjį įspūdį.
Jūsų darbo įrankis. Daug bendravimo su išoriniu pasauliu vyksta elektroniniu paštu. Todėl, jei esate įgudęs naudoti šį instrumentą, galite labai palengvinti savo gyvenimą.
Galingas išsiblaškymas. Išorinis pasaulis el. paštu bando tave užklupti, atitraukti ir suklaidinti.

Iš šios perspektyvos pažvelkime į darbą su el. Pradėkime nuo kažko paprasto.

Laiško formatavimas

Naudoju „Mozilla Thunderbird“ el. pašto programą, todėl pateiksiu ją kaip pavyzdį. Sukurkime naują raidę ir eikime iš viršaus į apačią per laukų sąrašą.

Kam. Kopijuoti. Paslėpta kopija

Kai kurie gali nežinoti, bet „Mozilla“ „To“ galima pakeisti į „Cc“ arba „Bcc“.

Kam: rašome pagrindinį gavėją arba kelis gavėjus, atskirtus kabliataškiu.
Kopijuoti: rašome tam, kas turėtų perskaityti laišką, bet iš kurio reakcijos nesitikime.
Paslėpta kopija: rašome tam, kuris turėtų perskaityti laišką, bet likti nežinomas kitiems laiško gavėjams. Ypač tinkamas naudoti masiniam verslo laiškų, pvz., pranešimų, siuntimui.

Neteisingai masiniuose laiškuose nurodykite gavėjus naudodami laukus „Kopijuoti“ arba „Kam“. Keletą kartų per metus gaunu laiškų, kurių laukelyje „Cc“ įrašyta 50–90 gavėjų. Yra privatumo pažeidimas. Ne visi jūsų gavėjai turi žinoti, su kuo dar dirbate panašia tema. Gerai, jei tai žmonės, kurie vienas kitą pažįsta. Ką daryti, jei sąraše yra konkuruojančių įmonių, kurios viena apie kitą nežino? Jūs turite būti pasirengęs bent jau nereikalingiems paaiškinimams, o maksimaliai – nutraukti bendradarbiavimą su vienu iš jų. Nedarykite to tokiu būdu.

Laiško tema

Profesionalios pašto tarnybos dažnai rašo (kartais protingai) apie el. pašto temos eilutės svarbą savo įmonių tinklaraščiuose. Tačiau dažniausiai kalbame apie pardavimo laiškus, kur laiško tema išsprendžia problemą „el. laiškas turėtų būti atidarytas“.

Aptariame kasdienę dalykinę korespondenciją. Čia tema išsprendžia problemą: „Laiškas ir jo autorius turi būti lengvai atpažįstami ir randami“. Be to, jūsų darbštumas grįš į jus daugybės atsakymo laiškų karmos pavidalu, tik su priešdėliais Re: arba Fwd, tarp kurių teks ieškoti norimos raidės tema.

Dvidešimt laiškų – tai vienos dienos korespondencijos apimtis viduriniosios grandies vadovui. Aš visai nekalbu apie verslininkus ir verslo savininkus, jų laiškų skaičius kartais nukrenta iki 200 ar daugiau per dieną. Todėl dar kartą: nesiųskite el. laiškų su tuščia tema.

Taigi, kaip teisingai suformuluoti el. laiško temos eilutę?

Klaida #1 : temoje tik įmonės pavadinimas. Pavyzdžiui, „Dangus“ ir viskas. Pirma, tikriausiai nesate vienintelis iš savo įmonės, bendraujantis su šia sandorio šalimi. Antra, tokia tema neįneša jokios prasmės, nes iš adreso jau matosi Jūsų įmonės pavadinimas. Trečia, atspėkite, kaip atrodys jūsų pašto dėžutė su tokiu požiūriu į susirašinėjimą? Kažkas panašaus į tai.

Ar patogu ieškoti tokiomis temomis?

Klaida #2 : prašmatnus, pardavimo antraštė. Puiku, jei mokate rašyti tokias antraštes. Tačiau ar tikslinga šiuos įgūdžius naudoti verslo susirašinėjime? Prisiminkite verslo laiško temos eilutės paskirtį: ne parduoti, o suteikti identifikaciją ir paiešką.

Laiško tekstas

Yra daug rašymo vadovų įvairioms progoms. Pavyzdžiui, Maksimas Iljakovas, Aleksandras Amzinas ir kiti žodžių meistrai turi daug naudingos informacijos. Patariu perskaityti jų straipsnius, bent jau pagerinti bendrą raštingumą ir pagerinti bendrą rašytinės kalbos stilių.

Rašydami laišką turime priimti kelis sprendimus paeiliui.

Mandagumo reikalas . Laiško pradžioje galite susilieti į malonumą ar net švelnumą dvasia „Brangioji Rodya, praėjo daugiau nei du mėnesiai, kai kalbėjausi su tavimi raštu, nuo ko aš pats kentėjau ir net nemiegojau. naktys, mąstymas“. Labai mandagus ir labai brangiai kainuoja tiek laiko parašyti tokiai įžangai, tiek pašnekovo laiko perskaityti. Susirašinėjimas yra verslas, prisimeni? Ne epistolinio žanro rašinys konkursui ar laiškas Raskolnikovo mamai, o dalykinė korespondencija.

Mes gerbiame savo ir gavėjo laiką!

Prisistatyti ir prisiminti pažinties aplinkybes prasminga tik pirmame laiške, išsiųstame po trumpalaikio susitikimo parodoje. Jei tai yra bendradarbiavimo ar nuolatinio susirašinėjimo tęsinys, pirmame dienos laiške rašome: „Labas, Ivanai“, antrajame ir vėlesniuose: „Ivanai, ...“.

Kreiptis . Man visada rūpėjo klausimas, į ką kreiptis laiške, jei yra keli gavėjai. Neseniai parašiau laišką, adresuotą trims mergaitėms, vardu Anna. Be jokios abejonės, parašiau „Sveika, Ana“ ir nesijaudinau. Tačiau tokia sėkmė ne visada būna.

Ką daryti, jei yra trys ar net septyni gavėjai ir jie neturi to paties pavadinimo? Galite juos išvardyti pagal pavadinimą: „Laba diena, Rodionai, Pulcheria, Avdotya ir Piotr Petrovich“. Bet tai ilgai ir užtrunka. Galite parašyti: „Sveiki, kolegos!

Aš naudoju taisyklę kreiptis į asmenį vardu „Kam“ laukelyje. Ir visai nesikreipkite į kopiją. Ši taisyklė taip pat leidžia tiksliau nustatyti (vieną!) laiško adresatą ir šio laiško paskirtį.

Citata . Dažnai susirašinėjimas yra laiškų grandinė su klausimais ir atsakymais – žodžiu, dialogas. Manoma, kad gera praktika netrinti susirašinėjimo istorijos ir savo atsakymą rašyti cituojamo teksto viršuje, kad po savaitės grįžus prie šios korespondencijos būtų galima lengvai perskaityti dialogą iš viršaus į apačią, mažėjant pagal datą.

Dėl tam tikrų priežasčių numatytasis „Mozilla“ nustatymas yra „Padėkite žymeklį po cituoto teksto“. Rekomenduoju jį pakeisti meniu „Įrankiai“ → „Paskyros parinktys“ → „Kūrimas ir adresavimas“. Taip turi būti.

Laiško tikslas . Yra dviejų tipų verslo laiškai:

kai tiesiog informuojame pašnekovą (pvz., mėnesio atliktų darbų ataskaita);
o kai ko nors norime iš savo pašnekovo. Pavyzdžiui, kad jis patvirtintų pridedamą sąskaitą apmokėjimui.

Paprastai padrąsinančių laiškų yra daug kartų daugiau nei pranešančių laiškų. Jei norime ko nors pasiekti iš pašnekovo, labai svarbu tai pasakyti laiške paprastu tekstu. Kartu su raginimu veikti turi būti nurodytas vardas ir tai turi būti paskutinis laiško sakinys.

Neteisingai : „Porfiry Petrovičiau, aš žinau, kas mirtinai nulaužė seną moterį“.

Teisingai : „Porfirijus Petrovičiau, aš nulaužiau seną moterį, prašau imtis priemonių mane suimti, aš pavargau nuo kančių!

Kodėl korespondentas turėtų pagalvoti už jus, ką daryti su šiuo laišku? Juk jis gali priimti neteisingą sprendimą.

Parašas tekste . Ji turi būti. Be to, visos el. pašto programos leidžia konfigūruoti automatinį parašo pakeitimą, pavyzdžiui, klasikinį „Pagarbiai...“. „Mozilla“ tai atliekama meniu „Įrankiai“ → „Paskyros parinktys“.

Rašyti paraše kontaktus ar ne – kiekvieno asmeninis reikalas. Bet jei esate kaip nors susijęs su pardavimu, būtinai parašykite. Net jei sandoris neįvyks dėl bendravimo, ateityje būsite nesunkiai rastas naudojantis kontaktais iš parašo.

Galiausiai dar viena laiško korpuso savybė tiems pašnekovams, kurie nemėgsta (negali, nenori, neturi laiko) atsakyti į jūsų laiškus. Nurodykite numatytąjį laiško tekstą. Pavyzdžiui, „Porfiry Petrovičiau, jei neatvyksi manęs suimti iki penktadienio 12 val., aš laikau save amnestuotu“. Žinoma, terminas turi būti realus (teksto iš pavyzdžio nereikėtų siųsti penktadienį 11:50). Gavėjas turi būti fiziškai pajėgus perskaityti jūsų laišką ir veikti pagal jį. Tokia „tyla“ atleidžia jus nuo atsakomybės už pašnekovo neatsakymą. Kaip visada, šią funkciją reikia naudoti išmintingai. Jei žmogus į jūsų laiškus atsako laiku ir reguliariai, toks ultimatumas gali, jei ne, jį įžeisti, tai šiek tiek sujaudinti arba lemti sprendimą neatsakyti į laišką dabar, o priversti laukti penktadienio.

Priedai

Laiškai dažnai būna su priedais: gyvenimo aprašymai, komerciniai pasiūlymai, sąmatos, grafikai, dokumentų skenavimas – labai patogus įrankis ir kartu populiarių klaidų šaltinis.

Klaida : didžiulis investicijų dydis. Dažnai gaunu el. laiškus su priedais iki 20 MB. Paprastai tai yra kai kurių dokumentų nuskaitymas TIFF formatu, kurio skiriamoji geba yra 600 dpi. Korespondento el. pašto programa beveik neabejotinai sustings kelioms minutėms beprasmiškam bandymui įkelti priedo peržiūrą. Ir neduok Dieve, kad gavėjas bandytų perskaityti šį laišką išmaniajame telefone...

Aš asmeniškai tokius laiškus iš karto ištrinu. Nenorite, kad jūsų el. laiškas atsidurtų šiukšliadėžėje prieš jį perskaitytas? Patikrinkite investicijos dydį. Rekomenduojama, kad ji būtų ne didesnė kaip 3 MB.

Ką daryti, jei jis viršija?

Pabandykite iš naujo sukonfigūruoti skaitytuvą į kitą formatą ir skyrą. Pavyzdžiui, PDF ir 300 dpi nuskaito gana gerai.
Pagalvokite apie tokias programas kaip WinRar arba 7zip archyvatorius. Kai kurie failai puikiai suspaudžiami.
Ką daryti, jei priedas yra didžiulis ir negalite jo suspausti? Pavyzdžiui, beveik tuščia apskaitos duomenų bazė sveria 900 MB. Į pagalbą ateis informacijos saugykla debesyje: Dropbox, Google Drive ir panašiai. Kai kurios paslaugos, pvz., Mail.ru, automatiškai konvertuoja didžiulius priedus į nuorodas į debesies saugyklą. Bet aš norėčiau pats tvarkyti savo debesyje saugomą informaciją, todėl nepritariu automatizavimui iš Mail.ru.

Ir dar viena ne visai akivaizdi rekomendacija dėl investicijų – jų vardas . Ji turi būti suprantama ir priimtina gavėjui. Kartą mes įmonėje ruošėme komercinį pasiūlymą... tebūnie Fiodoras Michailovičius Dostojevskis. Gavau patvirtinti vadybininko laišką su CP projektu, o priede buvo failas pavadinimu „ForFedi.docx“. Vadovas, kuris man tai atsiuntė, turėjo dialogą, kuris vyko maždaug taip:

Gerbiamas vadove, ar jūs asmeniškai pasiruošęs prieiti prie šio gerbiamo žmogaus ir pavadinti jį Fedija į akis?

Kažkaip ne, jis gerbiamas žmogus, visi jį vadina vardu ir patronimu.

Kodėl priedą pavadinote „Už Fedi“? Jei aš jam atsiųsiu dabar, ar manote, kad jis pirks iš mūsų kirvius naudodamas šį CP?

Vėliau ketinau pervadinti...

Kam ruošti uždelsto veikimo bombą – potencialaus kliento atsisakymą – ar sukurti sau papildomo darbo pervardydami failą? Kodėl iš karto nepavadinus priedo teisingai: „Fiodorui Michailovičiui.docx“ arba dar geriau - „KP_Sky_Axes.docx“.

Taigi, mes daugiau ar mažiau sutvarkėme el. paštą kaip „veidą“. Pažiūrėkime į el. paštą kaip į efektyvaus darbo įrankį ir pakalbėkime apie jo blaškymo komponentą.

Darbas su raidėmis

El. paštas yra galingas blaškymas. Kaip ir su bet kokiu blaškymu, elektroniniu paštu reikia kovoti sugriežtinus taisykles ir įvedant darbo grafikus.

Bent jau turite išjungti VISUS pranešimus apie pašto siuntas. Jei el. pašto programa sukonfigūruota pagal numatytuosius nustatymus, jums bus pranešta garso signalu, šalia laikrodžio mirksės piktograma ir bus rodoma laiško peržiūra. Žodžiu, jie padarys viską, kad iš pradžių atitrauktų jus nuo kruopštaus darbo, o paskui panardintų į neskaitytų laiškų ir neperžiūrėtų laiškų bedugnę – atėmus valandą ar dvi iš jūsų gyvenimo.

Kai kurie žmonės turi galingą valios jėgą, kuri leidžia jiems nesiblaškyti nuo pranešimų, tačiau paprastiems žmonėms geriau nevilioti likimo ir jų išjungti. „Mozilla Thunderbird“ tai atliekama meniu „Įrankiai“ → „Nustatymai“ → „Bendra“ → „Kai pasirodo nauji pranešimai“.

Jei pranešimų nėra, kaip suprasti, kad atėjo laiškas?

Labai paprasta. Jūs pats sąmoningai skiriate laiko rūšiuoti savo paštą, atidaryti el. pašto programą ir pamatyti visus neskaitytus pranešimus. Tai galima padaryti du kartus per dieną, pavyzdžiui, per pietus ir vakare arba priverstinės prastovos metu, pavyzdžiui, kamščiuose.

Žmonės dažnai klausia, o kaip su atsakymo laiku ir skubiais laiškais? Atsakau: jūsų pašte nėra skubių laiškų. Nebent dirbate klientų aptarnavimo skyriuje (šis skyrius turi savo darbo su paštu taisykles).

Jei yra skubių laiškų, siuntėjas apie tai praneš kitais kanalais – telefonu, SMS, Skype. Tada jūs sąmoningai eisite į savo el. pašto programą ir apdorosite skubius laiškus. Visi laiko valdymo guru (pavyzdžiui, Glebas Archangelskis su savo „Laiko važiavimu“) deklaruoja standartinį atsakymą į el. laišką per 24 valandas. Tai įprasta geros manieros taisyklė – nesitikėkite iš pašnekovo momentinių atsakymų el. paštu. Jei yra skubus laiškas, praneškite apie jį greitesniais ryšio kanalais.

Taigi, mes išjungėme pranešimus, o dabar įjunkite el. pašto programą pagal savo tvarkaraštį.

Ką daryti, kai einame į paštą ir užsiimame veikla, vadinama „el. pašto rūšiavimu“? Kur šio darbo pradžia ir pabaiga?

Daug girdėjau apie zero inbox sistemą, bet, deja, nesutikau nė vieno ja besinaudojančio žmogaus. Turėjau išradinėti savo dviratį iš naujo. „Lifehacker“ yra straipsnių šia tema. Pavyzdžiui, " ". Žemiau aš kalbėsiu apie nulinę gautųjų sistemą mano interpretacijoje. Būčiau dėkingas, jei GTD guru pakomentuotų ir papildytų ar patobulintų aprašytą sistemą.

Svarbu suprasti ir priimti, kad el. paštas nėra jūsų veiklos užduočių planuoklis ar archyvas. Todėl aplankas Gautieji visada turi būti tuščias. Pradėję rūšiuoti gautuosius, nesustokite ir nieko nesiblaškykite, kol neištuštinsite šio aplanko.

Ką daryti su el. laiškais gautuosiuose? Turite eiti per kiekvieną raidę iš eilės ir ją ištrinti. Taip, tiesiog pažymėkite ir klaviatūroje paspauskite Delete. Jei negalite priversti ištrinti laiško, turėsite nuspręsti, ką su juo daryti.

Ar galite atsakyti per tris minutes? Ar man reikia į jį atsakyti? Taip, būtina, o atsakymas užtruks ne ilgiau kaip tris minutes, tada atsakykite iš karto.
Privalote atsakyti, tačiau atsakymo paruošimas užtruks ilgiau nei tris minutes. Jei naudojate užduočių planavimo priemonę, leidžiančią paversti el. laišką užduotimi, paverskite el. laišką užduotimi ir kuriam laikui pamirškite. Pavyzdžiui, naudojuosi visiškai nuostabia paslauga Doit.im. Tai leidžia sugeneruoti asmeninį el. pašto adresą: persiunčiate jam laišką ir jis virsta užduotimi. Bet jei neturite užduočių planavimo priemonės, perkelkite raidę į poaplankį „0_Run“.
Greitai atsakius į laišką, pavertus jį užduotimi ar tiesiog perskaičius, reikia nuspręsti, ką toliau daryti su šiuo pranešimu: ištrinti arba išsiųsti į vieną iš aplankų ilgalaikiam saugojimui.

Štai mano turimi ilgalaikio saugojimo aplankai.

0_Vykdyti. Aš tokio aplanko neturiu, bet jei neturite planuotojo, kartoju, čia galite įdėti detalaus darbo reikalaujančius laiškus. Šį aplanką taip pat reikia reguliariai valyti, tačiau apgalvotai, specialiai tam skirtu laiku.
1_Nuor.Čia dedu laiškus su fonine informacija: sveikinimo laiškai su prisijungimais iš įvairių interneto paslaugų, bilietai į artėjančius skrydžius ir pan.
2_Projektai.Čia saugomas korespondencijos apie partnerius ir projektus, su kuriais palaikomi dabartiniai santykiai, archyvas. Natūralu, kad kiekvienam projektui ar partneriui buvo sukurtas atskiras aplankas. Į partnerio aplanką dedu ne tik jo darbuotojų, bet ir su šiuo partneriu susijusių Neb darbuotojų laiškus. Labai patogu: jei reikia, visa korespondencija apie projektą pasiekiama keliais paspaudimais.
3_Muziejus.Čia padėjau tuos laiškus, kuriuos būtų gaila ištrinti, o nauda iš jų nėra akivaizdi. Čia taip pat perkeliami aplankai su uždarais projektais iš „2_Projects“. Trumpai tariant, „Muziejus“ saugo pirmuosius kandidatus pašalinti.
4_Dokumentai. Pateikiame laiškus su elektroniniais dokumentų pavyzdžiais, kurie ateityje gali būti naudingi apskaitai, pavyzdžiui, klientų sutikrinimo ataskaitos, išvyktų kelionių bilietai. Aplankas turi daug panašumų su „2_Projects“ ir „1_Reference“ aplankais, jame saugoma tik apskaitos informacija, o valdymo informacija – aplanke „2_Projects“. „4_Dokumentuose“ yra negyva informacija, o „2_Projektuose“ yra tiesioginė informacija.
5_Žinios.Čia dedu tik tikrai naudingus naujienlaiškius, prie kurių norisi sugrįžti po kurio laiko, pasisemti įkvėpimo ar ieškoti sprendimų.

Yra ir kitų el. pašto programos nustatymų, kurie yra svarbūs šios sistemos veikimui. Pirma, pagal numatytuosius nustatymus „Thunderbird“ yra žymimasis laukelis „Žymėti pranešimus kaip skaitytus“. Man labiau patinka tai daryti sąmoningai, todėl nuleiskite vėliavą! Norėdami tai padaryti, eikite į meniu „Įrankiai“ → „Nustatymai“ → „Išplėstiniai“ → „Skaitymas ir rodymas“.

Antra, mes naudojame filtrai . Anksčiau aktyviai naudojau filtrus, kurie automatiškai persiųsdavo laiškus į atitinkamus aplankus pagal siuntėjo adresą. Pavyzdžiui, advokato laiškai buvo perkelti į aplanką „Advokatas“. Atsisakiau šio požiūrio dėl kelių priežasčių. Pirma: advokato laiškai 99% atvejų yra susiję su kokiu nors projektu ar partneriu, o tai reiškia, kad jie turi būti perkelti į šio partnerio ar projekto aplanką. Antra: nusprendžiau padidinti sąmoningumą. Jūs patys turite nuspręsti, kur saugoti konkretų laišką, o neapdorotų žinučių patogiau ieškoti tik vienoje vietoje – pašto dėžutėje. Dabar filtrus naudoju tik automatiniams įprastiems laiškams iš įvairių sistemų suskirstyti į aplankus, tai yra laiškus, kuriems nereikia priimti sprendimų. „Mozilla Thunderbird“ filtrai konfigūruojami meniu „Įrankiai“ → „Pranešimų filtrai“.

Taigi, laikantis tinkamo požiūrio, el. laiškas turėtų užtrukti nuo 10 iki 60 minučių per dieną, priklausomai nuo susirašinėjimo apimties.

Taip, ir dar vienas dalykas. Ar jau išjungėte pranešimus apie naujų laiškų atėjimą? ;)

Kaip išsiųsti dokumentą el. paštu manekenams, trys paprasti būdai.

Ar norite sužinoti, kaip nuolat užsidirbti pinigų internete nuo 500 rublių per dieną?
Atsisiųskite mano nemokamą knygą
=>>

Tobulėjant pasauliniam žiniatinkliui, atsirado daugiau būdų bendrauti tarp žmonių per atstumą. Dabar galite ne tik kam nors paskambinti neišeidami iš namų, bet ir išsiųsti el.

Tuo pačiu, naudodamiesi el. paštu, galite siųsti laiškus su priedais įvairių tekstinių dokumentų, pristatymų, nuotraukų, vaizdo įrašų ir kt. Žinoma, visas el. laiško su priedu siuntimo procesas yra gana paprastas.

Tačiau pradedantiesiems vartotojams kartais sunku susidoroti su šia užduotimi be pašalinės pagalbos. Šiame straipsnyje atidžiau apžvelgsime el. laiškų su priedais siuntimą.

Kaip išsiųsti dokumentą el

Nepaisant daugybės skirtingų paslaugų, kurios suteikia galimybę elektroniniu būdu siųsti laiškus internetu (Yandex.Mail, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler ir kt.), visos jos veikia pagal tą patį algoritmą.

Tik failo pridėjimas prie tokių paslaugų gali šiek tiek skirtis. Tačiau apskritai norėdami išsiųsti el. laišką su priedu, galite atlikti šią procedūrą:

Pirmiausia turite prisijungti prie savo paskyros paslaugoje ir paspausti „Rašyti“ arba kitą pašto tarnybos pateiktą mygtuką, norėdami rašyti laišką elektroniniu būdu.
Tada eilutėje „Kam“ nurodykite gavėjo el. pašto adresą.
Jei reikia, laukelyje „Tema“ galite nurodyti savo laiško temą.
Toliau, be paprasto teksto, jei reikia išsiųsti dokumentą ar kitą failą iš kompiuterio, turite surasti už tai atsakingą įrankį jūsų naudojamoje paslaugoje ir jį spustelėti. Pavyzdžiui, jei šiems tikslams naudojate „Yandex.Mail“, „Gmail“ ar „Yahoo“, tada turite spustelėti piktogramą sąvaržėlės pavidalu, o „Mail.ru“ ir „Rambler“ yra mygtukas „Pridėti failą“.
Suradę dokumentą, kurį norite siųsti, spustelėkite jį pele, kad jį pasirinktumėte ir spustelėkite mygtuką „Atidaryti“.
Įkėlę failus į pašto tarnybą, patikrinkite, ar laiškas tinkamai suformatuotas (kam ir ką tiksliai siunčiate). Jei dokumentų yra daugiau nei reikia arba pasirinkote ne tą dalyką, tada, kaip taisyklė, šalia jo dešinėje pusėje atsiranda šiukšliadėžės piktograma, kurią paspaudus ištrinamas nereikalingas failas. Norėdami pridėti dokumentą, dar kartą spustelėkite sąvaržėlę arba „Pridėti failą“.
Norėdami išsiųsti laišką gavėjui, spustelėkite mygtuką „Siųsti“.

Taip pat verta paminėti, kad naudojant mobiliąją pašto dėžučių versiją, veiksmų algoritmas yra panašus į išplėstinį. Tai yra, jei esate kelyje ir reikalingas dokumentas yra jūsų telefone ar planšetėje, tai jei turite mobiliąją aplikaciją, ją taip pat galima išsiųsti el.

Tokiu atveju taip pat užpildykite visus reikiamus laukus, o tada spustelėkite sąvaržėlę arba „Pridėti failą“, taip pridėdami dokumentą ir išsiųsdami. Kaip matote, viskas yra gana paprasta ir patogu.

Siųsti nuorodą

Jei jūsų dokumentas saugomas debesies paslaugose, pvz., „Google“ diske, „Yandex“ diske ir kitose, arba jūs sukūrėte dokumentą „Google“ dokumente, galite nusiųsti nuorodą į dokumentą.

Norėdami tai padaryti, atidarykite dokumentą, spustelėkite prieigos nustatymus ir nukopijuokite nuorodą, kurią galite išsiųsti el. Jei tai yra Diske saugomi dokumentai, galite juos atsisiųsti į savo kompiuterį, jei tai yra „Google“ dokumentuose esantis dokumentas, tada galite kartu jį redaguoti, pataisyti, komentuoti ir pan.

Žodis

Jei dokumentams kurti ir redaguoti naudojate Word programą, galite vieną kartą nustatyti el. pašto siuntimo funkciją ir tada ją naudoti.

Instrukcijos:

Atkreipkite dėmesį į viršutinį skydelį, būtent skirtuką - laiškus. Ten turėtų pasirodyti nauja piktograma su pavadinimu, kurį jai suteikėte.

Dabar, sukūrę arba redaguodami dokumentą, spustelėkite šią piktogramą. Tereikia nurodyti gavėjo el. pašto adresą, ir dokumentas bus išsiųstas nurodytu adresu.

Kaip išsiųsti dokumentą el. paštu, santrauka

Parodžiau tris būdus, kaip siųsti dokumentą el. paštu, išsirinkite jums patogiausią. Išsiuntę laišką suprasite, kad šiame procese nėra nieko sudėtingo.

Svarbiausia suprasti, kad popierinio dokumento nesiunčiate, jis lieka su jumis. Jūs siunčiate elektroninę jo kopiją, o gavėjas, jei reikės, atsispausdins pats.

Tačiau norėdami išsiųsti bet kurio dokumento popierinį originalą, turėtumėte naudoti mūsų įprastą paštą ir siųsti dokumentą registruotu paštu.

Naudingi straipsniai:

P.S. Pridedu ekrano kopiją su savo uždarbiais iš partnerių programų. Ir primenu, kad tokiu būdu užsidirbti gali kiekvienas, net pradedantysis! Svarbiausia tai padaryti teisingai, o tai reiškia, kad reikia mokytis iš tų, kurie jau uždirba pinigus, tai yra iš interneto verslo profesionalų.

Gaukite 2018 m. patikrintų partnerių programų, kurios moka pinigus, sąrašą!

Atsisiųskite kontrolinį sąrašą ir vertingas premijas nemokamai
=>> „Geriausios 2018 m. partnerių programos“