Как правильно сжать файл Word. Уменьшение размера файла в Office для Mac Как уменьшить изображение в ворде

Руководство по уменьшению размеров «вордовских» файлов.

Навигация

Люди, которым приходится много работать в текстовом редакторе Microsoft Word , наверняка замечали, что определенные документы Word имеют размер 20 – 30 Кб , а размер некоторых доходит до 40 – 50 Мб . Такая разница в весе файлов может быть обусловлена как форматом самого документа, так и присутствием в его тексте сторонних материалов: картинок, разного рода таблиц и тому подобного.

Нет ничего страшного, если на компьютере хранится файл такого размера в единственном экземпляре. Но если таких документов десятки или даже сотни, то они просто «съедят» все свободное место на жестком диске.

В данной статье Вы найдете подробную инструкцию по правильному сжатию документов Word и уменьшению их размеров в несколько раз.

Как сжать документ Ворд до нужного размера?

Как уже говорилось ранее, вес документов Word напрямую зависит от их содержимого. То есть, если Вы добавляете в документ картинку весом в 1 Мб, то ее размер приплюсовывается к размеру текста. Есть три простых совета по уменьшению общего размера документа Word :

Совет 1 .

Избавьтесь от всех лишних изображений в документе Word , если такая возможность существует. Если же все картинки, содержащиеся в файле, жизненно необходимы, то попробуйте обрезать их и снизить качество изображения в любом доступном Вам графическом редакторе, после чего вновь добавьте их к документу.
В том случае, если у Вас отсутствуют исходные изображения, а вытащить их из документа по какой-то причине не получается, тогда сделайте скриншот с помощью кнопки «Print Screen » на клавиатуре, откройте графический редактор Paint и обрежьте на скриншоте все лишнее.

Совет 2 .

При добавлении изображений в «вордовский» документ удостоверьтесь, что они имеют формат JPG . Многие люди не обращают на это никакого внимания и сохраняют картинки в формате PNG , размер которого в значительной степени превышает формат JPG , но при этом само качество изображения не сильно отличается.

Совет 3 .

Если в Вашем документе Word отсутствуют какие-либо изображения, но при этом есть таблицы или даже просто текст, для уменьшения размера документа сохраните его в формате «docx » (если ранее он имел формат «doc »). Данный формат «вордовского» документа доступен в версии редактора Microsoft Word 2007 и в более поздних.
Вам потребуется в меню «Файл » выбрать пункт «Сохранить как » и в открывшемся окошке выбрать формат документа «docx ».
Причина, по которой документы формата «docx » весят в четыре или пять раз меньше документов формата «doc » заключается в том, что разработчики компании Microsoft в корне переписали и доработали весь пакет Microsoft Office 2007 и выше, после чего новый формат файла стал представлять собой архив RAR или ZIP .

Как уменьшить вес изображений в графическом редакторе Paint?

Если Ваш документ Word содержит большое количество изображений, размер которых требуется уменьшить, но Вы не имеете даже малейшего представления о том, как это сделать, то проделайте следующие действия:

Шаг 1 .

Запустите стандартный графический редактор «Paint », который присутствует во всех версиях операционной системы Windows .
Для этого откройте меню «Пуск », раскройте раздел «Все программы », найдите папку «Стандартные » и щелкните по значку редактора «Paint ».

Шаг 2 .

После открытия редактора в верхнем правом углу щелкните по значку в виде документа для вызова основного меню и в нем выберите пункт «Открыть ».
В появившемся окошке проводника найдите на компьютере изображение, размер которого Вы хотите уменьшить, и откройте его в программе.

Шаг 3 .

В нашем примере изображение настолько большое, что в рабочую область редактора помещается лишь малая его часть. Для начала необходимо уменьшить его расширение.
Для этого щелкните по иконке «Изменить размер или наклонить » на панели инструментов, которая находится в верхней части основного окна программы.

Изображение 4. Переход к инструменту изменения размеров изображения.

Шаг 4 .

Откроется окошко с изменениями размеров изображения. Если Вы хотите, чтобы пропорции картинки были сохранены, то установите галочку напротив строчки «Сохранить пропорции ».
Также Вам предлагается два вида единиц измерения, в которых Вы будете менять размер изображения: проценты и пиксели. По нашему личному мнению, лучше всего изменять размеры в процентах.
Чтобы вдвое уменьшить изображение, установите в графе «По горизонтали » значение в 50% . То же самое значение автоматически будет прописано в графе «По вертикали ».
Щелкните по кнопке «ОК » и посмотрите на результат.

Шаг 5 .

Как Вы можете увидеть, изображение было сжато ровно в два раза и теперь практически полностью помещается в рабочей области графического редактора.
Далее, если существует необходимость, можно обрезать все лишнее на рисунке. Для этого на панели инструментов выберите инструмент «Выделение », и с помощью мышки выделите на изображении нужный Вам объект.
Как только объект будет выделен, щелкните по инструменту «Обрезать ».

Изображение 6. Выделение и обрезка изображения.

Шаг 6 .

С рисунка исчезло все лишнее, и в рабочей области остался только нужный Вам объект. Теперь дело осталось за малым. Необходимо сохранить полученное изображение в формате JPG .

ВАЖНО: Предварительно обратите свое внимание на текущий вес рисунка, который указан в нижней части основного окна редактора. В нашем примере это 3,5 МБ . Запомните размер.

Нажмите на клавиатуре клавишу «F12 », в появившемся окошке задайте имя изображению и укажите папку для сохранения.
В графе «Тип файла » выберите «JPG » и щелкните по кнопке «Сохранить ».

Изображение 7. Сохранение измененного изображения.

Шаг 7 .

Теперь, когда Вы сохранили рисунок в формате JPG , вновь обратите внимание на размер файла внизу окна графического редактора. Было 3,5 МБ , а стало 23,5 КБ . Впечатляющий результат, не правда ли?

Изображение 8. Сравнение размеров изображений.

Как сжать рисунки в самом текстовом редакторе Word?

Если уменьшение веса рисунков через графический редактор Paint показалось Вам слишком утомительным занятием, то существует более быстрый способ их сжатия через сам Word . Однако стоит предупредить, что результат будет значительно хуже, так как формат изображений останется прежним. Происходит это следующим образом:

Шаг 1 .

Откройте Ваш документ Word , кликните в нем по одной из картинок и перейдите на вкладку «Формат » в верхней части основного окна редактора.
Далее на панели инструментов щелкните по кнопке «Сжать рисунки ».

Шаг 2 .

Появится окошко, в котором необходимо установить маркер напротив строчки «Применить к этому рисунку ». Если Вы проигнорируете эту настройку, то изменения будут применены ко всем изображением в документе.
Там же в настройках существует опция «Удалить обрезанные области рисунков ». Она сравнима по принципу с обрезкой изображений в Paint . Перед ее использованием стоит учесть, что отменить обрезку будет невозможно.

ВИДЕО: Как уменьшить размер файла/документа Word?

Многие пользователи, может быть слышали про утилиту оптимизации PPTminim , которая служит для сжатия и уменьшения размера презентаций Microsoft Office PowerPoint и документов формата Word . Утилита PPTminimizer была переименована и вновь появилась, как FILEminimizer Suite , в настоящее время версия 5.0 с дополнительными возможностями и функциональностью. Утилита FILEminimizer Suite сжимает PowerPoint, Word и Excel файлы и уменьшает размер файла до 98% с помощью интеллектуального программного обеспечения и техники сжатия файлов, которая сжимает картинки и встроенные объекты, сохраняя исходный формат и качество файла.

Преимуществом FILEminimizer Suite является то, что оптимизированные офисные файлы остаются в исходном формате и гораздо меньше по объёму. Средний файл PPT PowerPoint , остаётся в прежнем формате PPT . Файлы не остаються, как сжатый архив, который пользователю требуется распаковать или извлечь при открытии.

Утилитой FILEminimizer Suite полезно сжимать офисные файлы для меньшего размера оставляя их в оригинальном формате, так что конечные пользователи могут открывать, просматривать, изменять, редактировать и печатать файлы непосредственно с помощью соответствующего приложения Office . Меньший размер файла идеально подходит для совместного их использования в Интернете или отправки по электронной почте как вложения.

Особенности FILEminimizer Suite :

Управление сжатием для PowerPoint, Word и Excel до 98% — 50 МБ документ сжимается до 1 МБ в размере.
Компрессирует PowerPoint 2007, Word 2007, Excel 2007 файлы — полная оптимизация PPTX, DOCX, XLSX файлов.
Сжатие «старых» PowerPoint 97 до 2003, Word 97 до 2003, Excel 97 до 2003 файлов — полная оптимизация PPT, DOC, XLS файлов.
Сжатие изображений и внедренных объектов и уменьшение размера офисных файлов.
Сохраняет исходный формат файла – можно просто редактировать, просматривать и изменять его без необходимости распаковки.
Сжатие StarOffice и OpenOffice файлов, если они сохраняются в формате Microsoft.
Компактное издание запускается непосредственно с компакт-диска или USB-флэш — не требует установки.
Встроенная функция поиска находит все файлы на оптимизируемом ПК.
«Drag & Drop» файлы непосредственно в FILEminimizer оптимизируються сразу несколько файлов (пакетная обработка).
Надстройки для PowerPoint, Word, Excel и Windows Explorer.
Упаковка: можно отправить оптимизированные вложения по электронной почте одним нажатием кнопки.
Надстройка Outlook: сжатие PowerPoint, Word и Excel вложений автоматически перед отправкой.
Полная совместимость с Windows Vista.

Утилита FILEminimizer Suite лучше всего работает на офисных файлах, которые содержат изображения, картинки, фотографии и внедренные объекты таблиц Excel, Excel графики, документы Word, Visio диаграммы, CAB чертежи и т.д. Для обеспечения максимального сокращения размера файла, FILEminimizer Suite может преобразовать этим внедренным объектам простые картинки (сгладить объекты), значительно уменьшить размер объектов, хотя некоторые пользователи, которым требуется иметь дело непосредственно с объектами не рекомендуется, чтобы объекты имели сглаживание. Для офисных документов для всего текста, процент сокращения размера файла игнорируется или не будет какого-либо сокращения размера файла, как показано на рисунке ниже.

Одной из главной процедурой сжатия утилитой FILEminimizer Suite являются картинки, фотографии, графика и изображения в офисных документах. В FILEminimizer Suite , пользователи могут выбрать разные варианты из стандартных — сильный стандарт, и низкая степень сжатия, или определять собственную компрессию на пользовательские разрешения изображений, сохранить или изменить JPEG (. JPG) коэффициент сжатия (качество) и качества для DOC и XLSX форматов.

Утилита FILEminimizer Suite платная и стоит € 34,95 за лицензию. 12 бесплатных прогамм оптимизации (требуется регистрация) и 5 бесплатных пробных версий оптимизатора FILEminimizer Suite . Для пользователей, которым ещё предстоит убедиться в работоспособности FILEminimizer Suite , и они не хотят ничего устанавливать на компьютер,есть FILEminimizer Compact Edition (Standalone) исполняемый файл, который не имеет надстройки для Microsoft Office и может запускаться непосредственно с флэш- диска или CD.

Установочный пакет Microsoft Office 2007, можно скачать в интернете.

Когда-нибудь обращали внимание, что некоторые Word -документы весят не 15-20 килобайт, а 30-40 Мб? В основном это связано как с типом файла, так и наличием дополнительного контента в тексте: таблиц, изображений и так далее. И если такой файл один, ничего критичного нет. Но что делать, если «вордовских» документов сотни? Давайте разбираться, как сжать Word файл и сократить его размеры в несколько раз.

Эффективное сжатие Word-документов: 3 простых шага

Начните с удаления из документа doc всех ненужных картинок. Каждое изображение на вес золота и жизненно необходимо? Окей, тогда всё равно попробуйте вырезать их, уменьшить посредством графического редактора и снова вставить в документ.
Под рукой не оказалось исходников с картинками, а после CTRL +X (Вырезать) файлы не удаётся сохранить? Есть одна маленькая хитрость. Откройте документ с нужным изображением и выполните снимок экрана (скриншот). Для этого нужно нажать Prt Sc клавишу. Затем запустите Paint и нажмите CTRL +V (Вставить). Картинка появится на вашем экране. Остаётся только обрезать фон и сохранить её в JPEG .
Когда doc документ не содержит никаких картинок, часто бывает достаточно просто сохранить его в формате docx . На вашем ПК должна быть установлена версия Microsoft Word 2007 или выше. Нажав «Сохранить как», укажите в поле Документ Word » и docx . Дело в том, что все doc файлы относятся к старому офисному пакету 97-2003. Они весят примерно в 4-5 раз больше.

Почему docx намного меньше doc ? Всё дело в том, что компания Microsoft тщательно проработала офисный пакет. И теперь новое расширение по сути представляет собой ZIP -файл.

Яркий пример эффективного сжатия изображения – картинка в формате BMP . Вордовский документ содержал несколько таких файлов. После сжатия и сохранения изображений в формате JPEG размер каждой уменьшился в 12-15 раз. А если изменить не только расширение, но и разрешение фото до нужного размера, вполне реально выиграть до 80% первоначального объёма.

Как сжать картинки прямо в Office документе

Microsoft Office сожмёт фотографии самостоятельно, если выполнить несколько несложных действий. Для этого нужно:

Кликнуть на картинку.
Нажать «Формат» на ленте вверху.
Выбрать иконку «Сжать рисунки».

Сжатие рисунков

В появившемся окошке поставьте галочку возле «Применить к этому рисунку». Оставите этот параметр без внимания – изменения коснутся всех изображений в документе.
Также в настройках вы увидите параметр «Удалить обрезанные области рисунков». Полезная опция, когда обрезаются фотографии в документе. Помните, что при выборе данной опции отменить обрезку уже не получится.

Обрезка рисунков

Есть несколько вариантов сжатия. Рассмотрим их более подробно.

Высокое качество. Исходное изображение останется без изменений.
HD . Достаточно хорошее качество – 330 пикселей на 1 дюйм.
Печать. На тот случай, если фото нужно распечатать на принтере.
Веб-качество. Сжав изображение с данным параметром, вы получите фото 150 пикселей на 1 дюйм. В принципе, его будет достаточно для проектора или веб-странички.
Электронная почта. Друг просил выслать фото с выпускного в режиме онлайн, но у него тарифицируется трафик. Выберите эту настройку – получатся фотографии 96 пикселей на 1 дюйм.

Закончив сжатие рисунков, выполните сохранение документа. Только не в doc , а в docx . Проверьте, сколько теперь весит офисный документ.

В завершение – очень простая и вместе с тем нужная рекомендация. Когда вам нужен просто текст, и различные переносы, форматирование, отступы вообще не играют кардинальной роли, не сжимайте исходный файл, не удаляйте картинки. Просто скопируйте текст, откройте Блокнот, вставьте его туда и сохраните в формате txt . Или же можно сделать то же самое в Microsoft Word , нажав «Обычный текст». Размер файла уменьшится в несколько десятков раз.

Согласитесь, это было так просто! Вы только что лично убедились в том, что большие картинки действительно влияют на размер офисных документов. Однако используя встроенный инструмент сжатия и несколько хитростей, вы без усилий уменьшили размер документов. Теперь можно отправлять их по почте или использовать в других целях. Желаем приятного пользования!

Уменьшение размера документа Word (видео)

Мало кто беспокоится о размере файлов Microsoft Word: по сравнению с играми и видеороликами они практически не занимают места. Но если вы публикуете документ на каком-нибудь сайте или отправляете его по почте, да ещё и с медленным интернетом, то на счету каждый килобайт. Вот три способа уменьшить размер Word-документа.

1. Сохраняйте в формате DOCX

Начиная с версии 2007 года актуальным форматом Microsoft Word считается DOCX, а не DOC. Единственная причина пользоваться последним - необходимость открывать документы в старых текстовых редакторах.

Одно из преимуществ DOCX - меньший размер . DOC-файл размером в несколько мегабайт в формате DOCX занимает всего несколько сотен килобайт.

Чтобы конвертировать документ из старого формата в новый, нажмите «Файл», выберите «Преобразовать» и нажмите ОК. После этого сохраните документ как отдельный файл.

2. Сжимайте картинки

Прежде чем вставить изображение в Word-файл, сожмите его в отдельном . Иначе в документ оно попадёт в первоначальном виде и будет занимать много места.

Не следует просто копировать картинки в документ - лучше вставлять их в легковесном формате JPG, используя функцию «Вставка» → «Рисунки».

Во время сохранения документа можно нажать «Сервис» рядом с кнопкой «Сохранить» и выбрать «Сжать рисунки». Так вы сможете указать единое качество для всех изображений.

3. Удаляйте встроенные шрифты

Если в Word-файле есть пользовательский , не установленный на компьютере, то он будет выглядеть не так, как должен. К тому же документ будет занимать больше места.

Избавьтесь от таких шрифтов. Нажмите «Файл» → «Параметры» и во вкладке «Сохранение» уберите галочку «Внедрить шрифты в файл».

Даже при наличии быстрого интернет-соединения, значительных размеров жесткие диски, бесплатных систем хранения данных размер файла иногда имеет значение. Ограничение на размер файлов чаще всего встречается при отправке или получении его по электронной почте, или же загрузка на флеш-накопителе идет очень медленно. Какой бы ни была причина, при наличии документов , содержащих изображения, вы можете значительно уменьшить размер этих файлов.

Office работает над уменьшением размера файла. Новый тип файла DOCX по существу действует как ZIP-файл, сжимая содержимое файла. Рисунки и текст, которые появляются более одного раза в документе сохраняются только один раз.

Кроме того, офисные приложения также предлагают некоторые удобные инструменты контроля размера изображений. Ниже приведен пример, как этот инструмент работает в Word 2016 г. Те же инструменты есть и в предыдущих версиях офиса, по крайней мере, в Office 2010.

Сжатие картинок в Office документе

Первый шаг в попытке уменьшить размер файла с фотографиями - сжать эти фотографии. Каждое приложение Офис предлагает удобный инструмент именно для этого. Здесь пример приведен на основе Word, то же самое можно найти в других приложения Office.

В документе нажмите на картинку, затем на ленте откройте меню Формат , который появляется на панели инструментов Office при выборе рисунка. Выберите Сжать рисунки .

В окне Сжатие рисунков выберите Применить только к этому рисунку , если вы хотите сжать только выбранное изображение. Если этот параметр не задан, то ваши изменения будут задаваться всем рисункам в документе. Выберите Удалить обрезанные области рисунков , если фотографии в документе обрезаются и нужно удалить эти области. Стоить отметить, что если вы выбираете эту опцию, то обрезку нельзя будет отменить, придется снова вставьте оригинальную картину. Вы также можете выбрать разрешение для сжатого изображений. Выберите самое низкое разрешение, которое покроет ваши потребности. Нажмите ОК.

Когда закончите сжатие рисунков, сохраните документ и проверьте новый размер файла.

Удаление информации о редактировании фотографий

В офисные приложения все необходимые инструменты редактирования изображений уже встроены. Когда вы используете их, Word сохраняет исходное изображение и отслеживает изменения, которые вы задали, так что всегда можно отменить их или вернуться к исходной фотографии, если потребуется; информация о форматировании изображения сохраняется и только увеличивает размер файла. Если сжатие изображения в документе уменьшило размер документа незначительно, вы можете удалить информацию о редактировании.

Открыв документ, выберите меню Файл .

В меню Файл выберите команду Параметры .

В окне Параметры Word нажмите кнопку Дополнительно .

В окне Дополнительные Параметры Word прокрутите вниз до раздела Размер и качества изображения . Выберите опцию Удалить данные редактирования , чтобы отказаться от информации о форматировании при сохранении файла. Другой варианты в этом разделе позволяет защитить документ с исходным изображением и выберать разрешение по умолчанию для при сжатии изображений (хотя вы всегда можете выбрать новое разрешение, когда вы делаете сжатие).

После всего проделанного сохраните файл и проверьте его размер.

В примере ниже файл File 1.docx содержит около 20 изображений хорошего качества и весит около 48 МБ. Затем многие картинки были обрезаны, некоторые из них были изменены, а некоторые были отредактированы другими способами. После сжатия изображений и удаления информации о форматировании, новый файл File 2 (compressed).docx весит чуть менее 35 МБ, уменьшение размера файла составило примерно 27%. А для иллюстрации и сравнения встроенного в формат DOCX сжатия этот же самый файл был сохранен в формате zip . Как видите, разница в размерах между одним и тем же архивированным и неархивированным файлом ничтожна.

Вот и все! Изображения большие, и они могут значительно увеличить размер офисных документов. Но с помощью встроенного инструмента сжатия и удаление информации о редактировании, вы без особых усилий можете значительно уменьшить размер офисных документов, содержащих изображения.

Оставьте свой комментарий!