Создание и наполнение баз данных в Microsoft Access. MS Access: Что такое база данных? Отличие Access от Excel Офис аксес

Основным предназначением этой программы является создание и работа с базами данных, которые могут быть подвязаны как под мелкие проекты, так и под крупный бизнес. С её помощью вам будет удобно управлять данными, редактировать и хранить информацию.

Приложение пакета Microsoft Office – Access – служит для работы с базами данных

Естественно, перед началом работы вам потребуется создать или открыть уже существующую базу данных.

Откройте программу и перейдите в главное меню, нажав на команду «Файл», а там выберите пункт «Создать». Создавая новую базу, вам на выбор будет представлена пустая страница, которая будет иметь в себе одну таблицу либо же веб-база данных, позволяющая вам пользоваться встроенными инструментами программы для, например, ваших публикаций в интернете.

Кроме того, для максимального упрощения создания новой базы , пользователю на выбор предоставлены шаблоны, позволяющие создать базу, ориентированную на конкретную задачу. Это, между прочим, может помочь вам быстро создать необходимую форму таблицу, не настраивая всё вручную.

Наполнение базы данных информацией

Создав базу, необходимо её заполнить соответствующей информацией, структуру которой стоит заранее продумать, ведь функциональность программы позволяет оформлять данные в нескольких формах:

Сейчас самым удобным и распространённым видом структуризации информации является таблица. По своим возможностям и виду, таблицы в Access не сильно отличаются от таких же в Excel, что, в свою очередь, значительно упрощает перенос данных из одной программы в другую.
Вторым способом внесения информации являются формы, они чем-то похожи на таблицы, однако, обеспечивают более наглядное отображение данных.
Для подсчёта и вывода информации из вашей базы предусмотрены отчёты, которые позволят вам проанализировать и высчитать, например, ваши доходы или количество контрагентов, с которыми вы работаете. Они очень гибки и позволяют производить любые расчёты, в зависимости от внесённых данных.
Получение и сортировка новых данных в программе осуществляется посредством запросов. С их помощью вы сможете найти определённые данные среди нескольких таблиц, а также создать или обновить данные.

Все вышеперечисленные функции находятся в панели инструментов, во вкладке «Создание». Там вы можете выбрать какой именно элемент желаете создать, а затем, в открывшемся «Конструкторе», настроить его под себя.

Создание базы данных и импортирование информации

Создав новую базу данных, единственным, что вы увидите, будет пустая таблица. Вы можете заняться её заполнением вручную либо наполнить копируя необходимую информацию из интернета. Обратите внимания, что каждая внесённая вами часть информации должна быть размещена в отдельной колонке, а каждая запись иметь личную строку. Кстати, колонки можно переименовать, чтобы лучше ориентироваться в их содержимом.

Если же вся необходимая вам информация находится в другой программе или источнике, программа позволяет настроить импортирование данных.

Все настройки импортирования находятся в отдельно вынесенной в панель управления вкладке, которая называется «Внешние данные». Здесь, в области «Импорт и связи», перечислены доступные форматы, среди которых документы Excel, Access, текстовые и XML-файлы, интернет-страницы, папки Outlook и т. д. Выбрав необходимый формат, с которого будет перенесена информация, вам потребуется указать путь к месторасположению файла. Если же она размещена на каком-либо сервере, программа потребует от вас ввести адрес сервера. По мере импорта вы столкнётесь с различными настройками, которые предназначены для корректного переноса данных в Access. Следуйте инструкциям программы.

Основные ключи и взаимосвязи таблиц

При создании таблицы, программа автоматически наделяет каждую запись уникальным ключом. По умолчанию в ней есть колонка имён, которая расширяется, по мере внесения новых данных. Именно эта колонка и является первичным ключом. Помимо таких, основных ключей, база данных также может содержать поля, связанные с информацией, содержащейся в другой таблице.

Например, у вас есть две таблицы, содержащие взаимосвязанную информацию. К примеру, они называются «День» и «План». Выбрав в первой таблице поле «понедельник», вы сможете связать его с каким-либо полем в таблице «План» и при наведении курсора на одно из этих полей, вы увидите информацию и связанные ячейки.

Подобные взаимосвязи облегчат читаемость вашей базы данных и наверняка увеличат её удобство и эффективность.

Чтобы создать взаимосвязь, перейдите во вкладку «Работа с базами данных» и в области «Отношения» выберите кнопку «Схема данных». В появившемся окне вы увидите все обрабатываемые базы данных. Следует обратить ваше внимание на то, что в базах данных должны быть специальные поля, предназначенные для внешних ключей. На нашем примере, если во второй таблице вы хотите отобразить день недели или число, оставьте пустое поле, назвав его «День». Также настройте формат полей, т. к. он должен быть одинаков для обеих таблиц.

Затем, открыв две таблицы, перетащите поле, которое вы хотите связать, в специально приготовленное поле для внешнего ключа. Появится окно «Изменение связей», в котором вы увидите отдельно выделенные поля. Чтобы обеспечить изменение данных в обеих связанных полях и таблицах, поставьте галочку напротив пункта «Обеспечение целостности данных».

Создание и виды запросов

Запрос является действием в программе, благодаря которому пользователь может редактировать или вносить информацию в базу данных. Фактически запросы делятся на 2 вида:

Выборный запросы, благодаря которым программа достаёт определённую информацию и делает по ней расчёты.
Запросы действия, добавляющие информацию в базу либо удаляющие её.

Выбрав «Мастер запросов» во вкладке «Создание», программа проведёт процесс создания определённого типа запроса . Следуйте инструкциям.

Запросы могут значительно помочь вам упорядочить данные и всегда обращаться к конкретной информации.

Например, вы можете создать выборный запрос по определённым параметрам. Если вы хотите увидеть информацию по конкретной дате или дню таблицы «День» за весь промежуток времени, вы можете настроить подобный запрос. Выберите пункт «Конструктор запросов», а в нём нужную вам таблицу. По умолчанию запрос будет выборным, это становится понятным, если глянуть на панель инструментов с выделенной там кнопкой «Выборка». Для того чтобы программа искала именно ту дату или день, который вам нужен, найдите строку «Условие отбора» и введите туда фразу [какой день?]. Запомните, запрос должен быть помещён в квадратные дужки и заканчиваться на знак вопроса либо на двоеточие.

Это лишь один из вариантов использования запросов. На самом деле, с их помощью также можно создавать новые таблицы, отбирать данные по критериям и т. д.

Настройка и использование форм

Благодаря применению форм , пользователь сможет легко просматривать сведения по каждому полю и переключаться между существующими записями. При длительных вводах информации использование форм упрощает работу с данными.

Откройте вкладку «Создание» и найдите пункт «Форма», нажав на который появится стандартная форма, основанная на данных вашей таблицы. Появившиеся поля с информацией подвергаются всяческим изменениям, включая высоту, ширину и т. д. Обратите внимание, что если в приведённой таблице присутствуют взаимосвязи, вы увидите их и сможете перенастроить в этом же окне. В нижней части программы вы увидите стрелки, которые позволят последовательно открывать каждый столбец вашей таблицы либо же сразу переместиться на первый и последний. Теперь каждая из них является отдельной записью, поля которой вы можете настроить, кликнув мышью на кнопку «Добавить поля». Изменённые и внесённые таким образом сведения отобразятся в таблице и во всех присоединённых к ней таблицах. После настройки форма, необходимо сохранить её, нажав комбинацию клавиш «Ctrl+S».

Создание отчёта

Основным предназначением отчётов является предоставлению пользователю общей сводки по таблице. Отчёт можно создать абсолютно любой, в зависимости от данных.

Программа даёт вам выбрать тип отчёта, предоставив несколько на выбор:

Отчёт - будет создан автоотчёт, использующий всю предоставленную в таблице информацию, однако, данные не будут сгруппированы.
Пустой отчёт - не заполненная форма, данные для которой вы сможете выбрать сами из необходимых полей.
Мастер отчётов - поможет вам пройти процесс создания отчёта и проведёт группирование и форматирование данных.

В пустой отчёт вы можете добавить, удалить или редактировать поля, наполняя их необходимой информацией, создавать специальные группы, которые помогут отделить определённые данные от остальных и многое другое.

Выше приведены все азы, которые помогут вам справится и настроить под себя программу Access, однако, её функциональность достаточно широка и предусматривает более тонкую настройку рассмотренных здесь функций.

Базы данных Access на компьютере помогут вам хранить и отслеживать практически с любого типа данных, например запасов, контакты или бизнес-процессов. Давайте подробное описание пути, которые можно использовать для создания базы данных Access, добавьте в нее данные и затем изучить следующие шаги по направлению к настройке и использованию новой базы данных.

В этой статье

Выбор шаблона

Шаблоны Access содержат встроенные таблицы, запросы, формы и отчеты, готовые к работе. Доступные шаблоны - первое, что вы видите при запуске Access, а дополнительные варианты можно загрузить из Интернета.

В Access на вкладке Файл выберите команду Создать .

Выбор шаблона базы данных рабочего стола и введите имя в поле Имя файла . базы данных (Если вы не видите шаблона, который будет работать для вас , использовать Поиск шаблонов в Интернете поле.)

Имя файла

Нажмите кнопку Создать .

В зависимости от выбранного шаблона, до начала работы вам, возможно, нужно будет выполнить какие-либо из перечисленных ниже действий.

Если Access отображает диалоговое окно Вход с пустым списком пользователей:

Нажмите кнопку нового пользователя .

Заполните форму Сведения о пользователе .

Выберите только что имя пользователя введены и нажмите кнопку входа .

Если Access отображает сообщение Предупреждение системы безопасности в панели сообщений, а также шаблон из надежного источника, нажмите кнопку Включить содержимое . Если база данных требует входа в систему, войдите в систему.

Дополнительные сведения: .

Создание базы данных с нуля

Если ни один из шаблонов вам не подходит, вы можете начать с пустой базы данных на компьютере.

В Access выберите команду Создать , а затем - пункт Пустая база данных рабочего стола .

Введите имя базы данных в поле Имя файла .

Можно использовать расположение по умолчанию, указанное под полем Имя файла , или выбрать другое, щелкнув значок папки.

Нажмите кнопку Создать .

Добавление таблиц

В базе данных данные сохраняются в несколько связанных таблиц. Чтобы создать таблицу:

При открытии базы данных в первый раз, вы увидите пустой таблицы в режиме таблицы, где можно добавить данные. Чтобы добавить другую таблицу, перейдите на вкладку Создать > Таблица . Можно начать вводить данные в пустое поле (ячейка) или Вставка данных из другого источника, например книгу Excel.

Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните его заголовок и введите новое имя.

Чтобы добавить другие поля, начните вводить текст в столбце Щелкните для добавления .

Чтобы переместить столбец, выделите его, щелкнув заголовок, и перетащите в нужное место. Вы можете проделать эту операцию и с несколькими смежными столбцами.

Копирование и вставка данных

Вы можете скопировать данные из другой программы, например Excel или Word, и вставить их в таблицу Access. Лучше всего, если они организованы в столбцы. Если данные находятся в текстовом редакторе, например Word, перед копированием разделите столбцы данных с помощью табуляции или преобразуйте данные в таблицу.

Если данные нужно изменить, например разделить полные имена на имена и фамилии, сделайте это в исходной программе.

Откройте источник и скопируйте данные (CTRL+C).

Откройте таблицу Access, в которую вы хотите добавить данные, в режиме таблицы и вставьте данные (CTRL+V).

Дважды щелкните заголовок каждого из столбцов и укажите значимые имена.

Примечание: В зависимости от того, какие данные вы вставляете в первой строке столбца, Access присваивает каждому полю тип данных. Следите за тем, чтобы данные в остальных строках относились к тому же типу.

Импорт или связывание данных

Вы можете импортировать данные из других источников или можно связать данные из Access без перемещения информацию из которой он хранится. Связывание может быть хорошим вариантом при наличии нескольких пользователей, обновление данных и вы хотите убедиться, что вы видите последнюю версию, или если вы хотите сохранить дисковое пространство. Вы можете ли вы хотите связать с или импортировать данные для большинства форматов. Импорт или связывание с данными из другой базы данных Access более подробные сведения.

Процесс немного различается в зависимости от источника данных, но всегда начинается с описанной ниже процедуры.

На Внешних данных нажмите кнопку Формат данных, вы будете импорта или связывания с. Если вы не видите необходимый формат, нажмите кнопку Дополнительные .

Примечание: Если его все равно нет, возможно, вам понадобится сначала экспортировать данные в формат файла, поддерживаемый Access (например, в текстовый файл с разделителями).

Следуйте инструкциям в статье диалоговое окно « Внешние данные ».

При связывании некоторые форматы доступны только для чтения. Ниже перечислены внешние источники, данные которых можно импортировать или связывать.

Подробнее читайте

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД . В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.

СУБД Microsoft Access предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД Microsoft Access также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД Microsoft Access включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. MS Access - это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации информационных систем.

Средствами Access можно проводить следующие операции.

1. Проектирование базовых объектов ИС - двумерных таблиц, с разными типами данных, включая поля объектов OLE. Прежде чем заполнять данными таблицу, надо создать ее макет.

2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.

3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики (для фильтрации данных).

4. Создание, модификация и использование производных объектов ИС (форм, запросов и отчетов).

Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение .MDB . В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули. Таким образом, информационная система, созданная в Access, - это файл базы данных.MDB плюс инструментарий самой Access. Эксплуатация такой ИС - это обработка документа.MDB приложением Access.

Информация в базе данных Access представляется в виде отдельных таблиц. При этом каждый столбец таблицы соответствует полю данных, а каждая строка - записи данных.

Запись данных состоит из нескольких полей. При этом действует следующее правило: запись данных представляет собой группу взаимосвязанных полей, рассматриваемых как единое целое. Например, запись данных может содержать информацию о конкретном клиенте или продукте. Каждая запись данных в таблице содержит одинаковое число полей. Каждое поле содержит один и тот же тип информации. Например, в каждой записи данных некоторой таблицы поле ИМЯ КЛИЕНТА будет предназначено для имени клиента, т.е. будет содержать однотипную информацию.

Существуют различные типы данных. Тип данных для конкретного поля данных выбирается в зависимости от того, какая информация будет располагаться в этом поле. Размер поля данных определяется в зависимости от выбранного для него типа. Описание типов данных и их характеристика приведены в таблице 2.

Таблица 2 – Типы данных

Тип данных	Применение	Размер
Текстовый (Text)	Текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов. номенклатурные номера или почтовый индекс.	До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы, позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов следует определить свойство Размер поля (FieldSize).
Поле MEMO	Длинный текст или числа, например, комментарии или описание. Поля MEMO не могут быть индексированы или отсортированы. Для хранения форматированного текста или длинных документов, вместо поля MEMO. следует создать поле объекта OLE.	До 65535 символов.
Числовой (Number)	Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (для которых используется денежный тип). Тип и размер значений, которые могут находиться в числовом поле. Можно изменить в свойстве Размер поля (FieldSize). Например, в поле. занимающее на диске 1 байт, допускается ввод только целых чисел (без десятичных знаков) от 0 до 255.	1, 2, 4 или 8 байт. 16 байттолько для кодов репликации.
Дата/время (Date/Time)	Даты и время. Хранение значений дат и времени в поле типа Дата/Время обеспечивает правильную сортировку. Все изменения, внесенные в форматы дат и времени в окне Язык и стандарты Панели управления Windows, будут автоматически отражены в полях типа Дата/Время.	8 байт.
Денежный (Currency)	Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной.	8 байт.
Счетчик (AutoNumber)	Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Для создания возрастающего счетчика следует оставить все настройки свойства в нижней части окна прежними (по умолчанию), в свойстве Размер поля (FieldSize) задано значение Длинное целое, а в свойстве Новые значения (New Values) - Последовательные (Increment). Для создания счетчика случайных чисел для свойства Новые значения нужно установить значение Случайные (Random).	4 байта. Для кодов репликации - 16 байт.
Логический (Yes/No)	Поля. содержащие только одно или два значения, таких как Да/Нет, Истина/Ложь. Вкл/Выкл.	1 бит.
Объекты OLE (OLE Object)	Объекты (например, документы Microsoft Word. электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать элемент управления Присоединенная рамка объекта.	До 1 гигабайта
Мастер подстановок (Lookup Wizard)	Создается поле. позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается Мастер.	Размер такой же, как и размер ключевого поля, которое также является Мастером подстановок, обычно 4 байта.
Гиперссылка (Hyperlink)	Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа UNC (Universal Naming Convention - стандартный формат пути файла с включением сетевого сервера), либо URL (Uniform Resource Locator - адрес объекта в Internet или внутренней сети с включением типа протокола доступа). Гиперссылка может состоять из четырех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу (в формате пути UNC) или странице (URL); дополнительный адрес - расположение внутри файла или страницы; подсказка - текст, отображаемый в виде всплывающей подсказки.	Длина каждой из частей гиперссылки не более 2048 символов.
Примечание: Числовые, денежные и логические типы данных, а также Дата/Время, обеспечивают стандартные форматы отображения. Для выбора форматов для каждого типа данных следует определить свойство Формат. Для всех данных, кроме объектов OLE, можно также создать пользовательский формат отображения. Подробнее см. ниже в разделе "Свойство Формат поля".

Кроме таблиц СУБД Access работает со следующими объектами:

Формами;

Запросами;

Отчетами;

Макросами;

Модулями.

Таблица - это базовый объект MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.

Форма не является самостоятельным объектом Access. Она просто помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию.

Каждый объект MS Access имеет имя. Длина имени любого объекта MS Access (таблицы, формы и т. д.) - не более 64 произвольных символов (за исключением точки и некоторых служебных знаков). В имя могут входить пробелы и русские буквы. С каждым объектом работают в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:

1) режим конструктора, - когда создается или изменяется макет, структура объекта (например, структура таблицы);

2) оперативный режим, - когда в окне задачи ИС просматривается, изменяется, выбирается информация.

Кроме того, в файл базы данных входит еще один документ, имеющий собственное окно: Схема данных. В этом окне создаются, просматриваются, изменяются и разрываются связи между таблицами. Эти связи помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты.

Форма, строго говоря, - необязательный элемент ИС (в принципе без нее можно обойтись), но она позволяет упростить операции ввода и просмотра данных.

Запрос - это производная таблица, в которую входят данные из других таблиц и над ними проводятся различные операции. В частности, в запросе могут появиться вычисляемые поля, т. е. поля, значения которых являются функциями значений других полей (возможно, из разных таблиц). Кроме того, запросы позволяют проводить групповые операции, т.е. операции над группой записей, объединенных каким-то общим признаком (например, можно просуммировать количество для записей с одним и тем же кодом). Наконец, запросы позволяют составлять выборки из таблиц по какому-то условию. В таких случаях применяется алгебра логики.

Отчет - это фактически тот же запрос, но оформленный так, чтобы его можно было напечатать на бумаге и представить начальству (с красивыми заголовками, промежуточными итогами и т. п.).

По сути дела, таблицы и формы применяются для обслуживания содержимого базы данных, а запросы и отчеты выполняют основную функцию ИС - извлечение, преобразование и представление информации.

Создание производных объектов - запросов, форм и отчетов - ведется примерно по одной и той же схеме. Вот некоторые особенности:

Для производных объектов необходимо указать имя (имена) таблицы (запроса), на базе которой создается этот объект;

При использовании Мастера на панели инструментов необходимо установить флажок «Панель элементов», и на экране появится набор пиктограмм (рис. 14.5), с помощью которого вы проектируете форму (отчет, запрос).

Создание любых объектов возможно двумя способами: с помощью мастера и в режиме конструктора.

MS Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, и это дает возможность пользователю при минимуме предварительной подготовки довольно быстро создать полноценную ИС - на уровне таблиц, форм, запросов-выборок и отчетов.

Мастера сами выполняют нужные действия. При вызове Мастера открывается соответствующая последовательность диалоговых окон. Получив ответы на заданные вопросы, Мастер выполняет все необходимые действия. Предположим, вы хотите сформировать отчет. Мастер отчетов спросит вас, как должен выглядеть отчет и какие данные он должен содержать. После получения ответов отчет будет полностью готов. С помощью других Мастеров можно формировать таблицы баз данных, запросы и формы.

Работа с Мастерами проста, надежна и эффективна, и позволяет использовать все богатство возможностей Microsoft Access.

Конструктор (Builder) - это инструмент Access, который облегчает выполнение конкретного задания. Крайне полезным является Конструктор выражений - он позволяет быстро сформировать сложное выражение. С помощью Конструктора запросов легко формируются запросы, которые используются для получения выборок данных для формы или отчета. Помимо перечисленных, в Access имеются и другие конструкторы. Это - макро-конструктор, с помощью которого формируются различные макросы, а также конструкторы меню, полей, цветов, кодов и другие.

1 Запуск Microsoft Access:

При запуске Access на экране появляется окно (рисунок 1.1), в котором можно:

Либо создать новую базу данных, т. е. файл с расширением.MDB;

Либо открыть существующую БД, т. е. файл с расширением.MDB.

Создание БД. После выбора команды [Файл-Создать...], на экране появляется стандартный файлер (рисунок 1.2), в котором надо указать имя и адрес создаваемого файла базы данных. Например, для информационной системы с именем Телефонный справочник.MDB.

Создав файл, Access раскрывает пустое окно базы данных, и в этом окне проводятся все операции - создание и манипулирование объектами БД. В этом окне находится 7 объектов (Таблицы, Запросы, Формы, Отчёт, Страницы, Макросы, Модули) и группы.

Открытие БД . После выбора команды [Файл-Открыть...], на экране появляется стандартный файлер, в котором необходимо указать имя и адрес существующего файла базы данных. Затем в окне приложения раскрывается окно БД, обеспечивающее доступ к уже созданным объектам базы данных и возможность создавать новые объекты.

MS Access - многооконное приложение, однако в любой момент может быть открыта только одна база данных. Именно ее окно является главным окном документа в приложении Access (рисунок 1.3), и его закрытие означает закрытие соответствующего файла.MDB. Однако это окно порождает множество дочерних окон (таблицы, запроса, формы и т. д.). Сохранить объект (например, макет таблицы), окно которого находится на экране, и присвоить ему имя можно точно так же, как это делается с файлами: командой [Файл-Сохранить] или [Файл-Сохранить как...].

Работа с таблицами

Итак, в окне базы данных находится перечень существующих объектов БД - таблиц, запросов и т. д. С окном любого объекта (дочерним окном) можно работать либо в оперативном режиме (например, вводить или просматривать данные в таблице), либо в режиме конструктора (например, изменять макет таблицы).

Прежде чем пользоваться каким-либо объектом (например, заполнять данными таблицу), надо создать этот объект (например, создать макет таблицы).

Если выбрана вкладка Таблица, в окне этой вкладки отображается список существующих таблиц данной БД.

Чтобы открыть существующую таблицу, надо выделить ее имя в этом списке и нажать кнопку «Открыть».

На рисунке 1.3 показано окно приложения MS Access вместе с окном базы данных «Межгород». Пока в этом файле нет ни одного объекта.

Для включения в БД новой таблицы, надо нажать кнопку «Создать».

Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить ее имя в списке и нажать кнопку «Конструктор».

Такие же операции выполняются со всеми другими объектами MS Access.

Любой объект (таблицу, запрос, форму, отчет) можно создать либо вручную (режим конструктора), либо с помощью Мастера.

При вызове Мастера открывается соответствующая последовательность диалоговых окон. Получив ответы на заданные вопросы, Мастер выполняет все необходимые действия. Например, при формировании отчета Мастер отчетов спросит, как должен выглядеть отчет и какие данные он должен содержать. После получения ответов отчет будет полностью готов. С помощью других Мастеров можно формировать таблицы баз данных, запросы и формы.

Таблицы и запросы создавать вручную (в режиме конструктора);

- формы и отчеты создавать с помощью Мастера.

Рассмотрим последовательность шагов при включении в базу данных новой таблицы. Сначала нужно определить предметную область, для которой будет создаваться база данных. В качестве предметной области определим междугородние телефонные разговоры, расчет суммы оплаты за междугородние телефонные разговоры для отдельных абонентов. В первую очередь определяются поля, которые будет содержать таблица «Абоненты» базы данных «Межгород». Необходимые поля показаны в таблице 3, причем поле «Номер абонента» будет выбран в качестве ключевого. Ключ представляет собой поле в соответствующей таблице. Он однозначно характеризует каждую запись, содержащуюся внутри таблицы.

Таблица 3 – Поля таблицы «Абонент»

Идеальным первичным ключом является такая информация как номер клиента, номер счета и т. д. При помощи такого ключа легко определить соответствующую запись. Для первичного ключа не годятся поля, содержащие имя клиента. Всегда возможна ситуация, когда несколько человек имеют одно и то же имя.

После определения необходимых полей, можно приступить к созданию собственно таблицы в MS Access.

Для этого нужно открыть окно конструктора таблиц (рис. 2.1), выбрав вкладку Таблица и строку «Создание таблицы в режиме конструктора» или нажать кнопку «Создать».

В верхней части открывшегося окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой просто список полей с указанием имени поля, типа данных и описания. Каждое поле таблицы - это одна строка верхней части этого окна (рисунок 2.1).

Каждому полю таблицы следует присвоить уникальное имя, определить тип данных, которые будут в него вводиться, и описать содержимое поля, т.е. ввести текстовые комментарии, в которых указано назначение данного поля. Имя поле может иметь до 64 символов. Описание - необязательный параметр и используется для дополнительного пояснения используемого поля.

В столбце Имя поля (рисунок 2.2) набирается произвольное имя . В следующем столбце надо указать тип данных для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка, который появляется в этом столбце (типы данных описаны в таблице 3). Кроме того, как только курсор оказывается в столбце Тип данных, в нижней части окна возникает бланк свойств (характеристик) данного поля.

Бланк свойств (нижняя часть окна) представляет собой перечень свойств (слева название свойства, справа - значение этого свойства) с окном подсказки по каждому свойству.

Перечень свойств меняется, в зависимости от типа данных, который в текущий момент отображается в столбце Тип данных. Щелкнув мышью на поле значения в бланке свойств, можно изменить это значение (в рамках допустимого для этого типа данных). Свойства полей перечислены в таблице 4.

Таблица 4 – Свойства полей, отображаемые в бланке свойств конструктора таблиц

Свойство	Назначение
Размер поля	Задает максимальное число символов для ввода в данное поле
Новые значения	Определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей
Формат поля	Задает формат вывода значений данного поля
Число десятичных знаков	Определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел
Маска ввода	Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле
Подпись	Определяет текст, который выводится в качестве подписи поля
Значение по умолчанию	Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи
Условие на значение	Определяет требования к данных, вводимым в поле
Сообщение об ошибке	Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве
Обязательное поле	Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения
Пустые строки	Определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк
Индексированное поле	Определяет индекс, создаваемый по одному полю
Сжатие Юникод	Устанавливает сжатие полей, для хранения данных в которых используется кодировка Юникод (поля MEMO, гиперссылки и текстовые поля)

Большинство значений принимается системой по умолчанию, некоторые значения можно выбрать из раскрывающегося списка.

Для текстового и числового поля надо указать размер поля, причем для текста - это допустимая длина значения (например, 20 или 40 символов), а для числа - формат представления в машине (байт, целое – два байта, длинное целое и т. д.). Максимальная длина текстового поля 255 символов. Если необходимо ввести текст, длина которого превышает это значение, можно воспользоваться типом данных Memо.

Для поля «Дата/время» обязательно надо указать формат, чтобы система знала, как обрабатывать вводимые данные. Например, если выбрать «Краткий формат даты», система будет ожидать от вас ввода именно даты (в русской версии - ДД.ММ.ГГГГ), а если выбрать «Краткий формат времени», в этом поле придется набирать ЧЧ:ММ (часы и минуты).

В строке свойств маска ввода существует возможность создать маску, в соответствии с которой будут вводиться данные. Например, для поля номер телефон можно задать маску 00-00-00 , в соответствии с которой и будут вводиться номера телефонов.

В качестве значения свойства «Условие на значение» можно указать правило верификации, т. е. логическое выражение, которое должно принимать значение TRUE («Истина») при вводе данных в это поле. Например, если для поля дата разговора записать:

система признает ошибочным ввод в это поле любого значения равного или большего текущей даты.

В следующем свойстве можно записать произвольное сообщение об ошибке, которое будет выдано системой, например: «Это значение даты недопустимо» или «дата неверна». В дальнейшем при неправильном вводе даты на экран поступит это сообщение.

В свойстве «Обязательное поле» можно указать «Да» (пустые значения не допускаются) или «Нет» (пустые значения допускаются).

Для первичного ключа таблицы (поле «Номер Абонента») в свойстве «Индексированное поле» нужно выбрать: «Да, совпадения не допускаются», а затем щелкнуть в панели инструментов на кнопке «Определить ключ» (с изображением ключа). Тем самым определяется ключевое поле, или простой индекс.

Завершив создание макета таблицы необходимо сохранить созданную таблицу и выйти из окна конструктора таблиц.Если закрыть окно конструктора, не сохранив макет, система напомнит, что либо надо дать таблице имя, либо аннулировать свою работу. Присвоим созданной таблице имя «Абонент».

Если необходимо изменить (модифицировать) макет существующего объекта, нужно выделить этот объект в списке соответствующей вкладки окна базы данных и нажать кнопку Конструктор. На экране появится окно с макетом объекта (такое же, как и при создании). Можно исправить макет и сохранить его под тем же или под другим именем.

После создания макета в таблицу заносятся данные. Щелкнув дважды на названии таблицы, она откроется в режиме таблицы и можно приступать к вводу данных (Рисунок 2.3). Если в таблице первое поле – ключевое, имеющее тип Счетчик, то содержимое данного столбца автоматически увеличивается на 1 при переходе на ввод новой строки. Этим обеспечивается уникальность значений столбца.

Access 2010 - это программа создания и управления базами данных. Чтобы понять Access, вы должны сначала понять базы данных.

На этой статье вы узнаете о базах данных и о том, как они используются. Вы познакомитесь с различиями между управлением данными в Access и Microsoft Excel.

Что такое база данных?

База данных представляет собой набор данных, которые хранятся в компьютерной системе. Базы данных позволяют своим пользователям быстро и легко вводить, получать доступ и анализировать свои данные. Они - такой полезный инструмент, что вы их постоянно видите. Вы когда-нибудь ждали, пока регистратор врача ввел вашу личную информацию в компьютер или наблюдали, как сотрудник магазина использует компьютер, чтобы узнать, есть ли товар на складе? Затем вы видели базу данных в действии.

Самый простой способ понять, что такое база данных это подумать о ней, как о наборе списков. Подумайте об одной из упомянутых выше баз данных: базе данных о пациентах в кабинете врача. Какие списки содержатся в такой базе данных? Ну, для начала, есть список имен пациентов. Затем есть список прошлых встреч, список с историей болезни для каждого пациента, список контактной информации и т. д.

Это относится ко всем базам данных - от самых простых до самых сложных. Например, если вы хотите испечь печенье, то вы можете сохранить базу данных, содержащую рецепты, которые вы знаете как сделать, и друзей, которым вы даете эти рецепты. Это одна из самых простых баз данных. Он содержит два списка: список ваших друзей и список рецептов выпечки печенья.

Однако, если бы вы были профессиональным пекарем, у вас было бы еще много списков, которые нужно было бы отслеживать: список клиентов, список проданных продуктов, список цен, список заказов... это можно продолжать. Чем больше добавленных списков, тем сложнее будет база данных.

В Access списки немного сложнее, чем те, которые вы пишете на бумаге. Access сохраняет свои списки данных в таблицах, что позволяет хранить еще более подробную информацию. В приведенной ниже таблице список людей в базе данных пекаря любителя был расширен, чтобы включить другую соответствующую информацию о друзьях.

Если вы знакомы с другими программами в пакете Microsoft Office, это может напоминать вам Excel, что позволяет организовать данные аналогичным образом. Фактически, вы можете создать аналогичную таблицу в Excel.

Зачем использовать базу данных?

Если база данных по существу представляет собой набор списков, хранящихся в таблицах, и вы можете создавать таблицы в Excel, зачем вам нужна настоящая база данных? В то время как Excel отлично справляется с хранением и упорядочиванием номеров, Access намного более эффективен при обработке не числовых данных, таких как имена и описания. Нечисловые данные играют значительную роль практически в любой базе данных, и важно иметь возможность сортировать и анализировать ее.

Однако то, что действительно делают базы данных, кроме любого другого способа хранения данных, - это подключение. Мы называем базу данных, как те, с которыми вы будете работать, в Access реляционной базой данных. Реляционная база данных может понимать, как списки и объекты внутри них связаны друг с другом. Чтобы изучить эту идею, вернемся к простой базе данных с двумя списками: именами ваших друзей и рецепты печенья, которые вы знаете как делать. Вы решили создать третий список, чтобы отслеживать партии печенья, которые вы делаете, и для кого они предназначены. Поскольку вы только делаете их, вы знаете рецепт, и вы только передадите их своим друзьям, этот новый список получит всю свою информацию из списков, которые вы сделали ранее.

Посмотрите, как третий список использует слова, которые появились в первых двух списках? База данных способна понять, что Иван Иваныч и Печенье на сметане в списке - это те же вещи, что и Иван Иваныч и Печенье на сметане в первых двух списках. Эти отношения кажутся очевидными, и человек сразу поймет это. Однако книга Excel не сможет.

Отличие Access от Excel

Excel рассматривал бы все эти вещи как отдельные и несвязанные фрагменты информации. В Excel вам нужно будет вводить каждую отдельную информацию о человеке или типе печенья каждый раз, когда вы упомянули об этом, потому что эта база данных не будет относительной, как база данных Access. Проще говоря, реляционные базы данных могут распознавать, что может сделать человек: если одни и те же слова появляются в нескольких списках, они ссылаются на одно и то же.

Тот факт, что реляционные базы данных могут обрабатывать информацию таким образом, позволяет вам вводить, искать и анализировать данные более чем в одной таблице за раз. Все эти вещи было бы трудно сделать в Excel, но в Access даже сложные задачи могут быть упрощены и сделаны достаточно удобными для пользователя.