Архивы России. Информатизация архивного дела России

Слайд 1

Нынешнее, 9-е по счету, заседание Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве мы решили посвятить обсуждению одной из актуальных сегодня тем, связанной с выполнением президентского Указа от 7 мая 2012 г. № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики», предусматривающего поэтапное повышение оплаты труда в государственных (муниципальных) учреждениях, в том числе и архивных, до среднего значения заработной платы в соответствующем регионе (слайд 1 ).

Повышение оплаты труда и укрепление социальной защищенности архивистов, конечно, очень важно. Мы его давно ждали. Но оно не должно происходить само по себе, механически. Оно должно быть увязано с увеличением объемов и улучшением качества предоставляемых архивами государственных (муниципальных) услуг на основе подъема результативности их деятельности и повышения производительности труда их работников. Это принципиально важный момент. Он нашел свое отражение в разработанных на федеральном уровне и на местах «дорожных картах» изменений в отраслях социальной сферы, направленных на повышение эффективности архивного дела, определивших состав приоритетных структурных и институционных преобразований, а также соответствующие целевые показатели.

Утвержденная правительственным распоряжением от 26.11.2012 № 2190-р Программа поэтапного совершенствования системы оплаты труда в государственных (муниципальных) учреждениях на 2012-2018 годы дает общие установки по проведению изменений в сфере социально-трудовых отношений для всех без исключения отраслей социальной сферы. Вместе с тем выработка оптимальных подходов к повышению эффективности деятельности конкретных групп учреждений социальной сферы - дело соответствующих министерств и ведомств. Следовательно, перед нами сегодня стоит задача определиться с этой дефиницией применительно к архивам.

По нашему мнению, под повышением эффективности работы архивов всех уровней, вне зависимости от их организационно-правовой формы (бюджетные, казенные или даже частные архивы), следует понимать, как минимум:

рост производительности труда работников;

повышение качества работы;

снижение ресурсных издержек;

и, наконец, увеличение поступлений от приносящей доход деятельности за счет расширения её спектра и объемов.

Разумеется, оценить производительность труда архивистов довольно сложно в силу специфики архивного дела, характеризуемого большим числом разнообразных работ, зачастую творческих и потому трудно нормируемых. Все-таки у нас не промышленное производство. Тем не менее, определенный анализ сделать всегда можно. Например, соотнести объем хранимых документов и количество пользователей с численностью того или иного архива. В этой связи интересно сравнение современных российских архивов, в частности федеральных, с архивами таких развитых стран мира, как США, Германия, Англия и Австралия. На слайде № 2 приведены данные за 2012 год.

Конечно, показатели архивов западных стран по объемам хранения и количеству пользователей указаны не стопроцентно точные из-за существующего в каждой стране своеобразия в отчетности. В представленной таблице видно, что, условно говоря, загруженность одного работника федеральных архивов, даже при пересчете на фактическую (не штатную) численность работников, все же ощутимо ниже, чем в зарубежных архивах. Это свидетельствует о том, что повышение производительности нашего труда остается одной из наиболее актуальных для нас задач. К слову, для тех, кто может сказать, что в таблице не хватает строк с данными по заработной плате работников и общему бюджету архивов. Так вот, между ростом производительности труда и заработной платы автоматической связи и взаимозависимости нет, это показатели разного порядка. Если первая зависит от уровня инновационного развития, то вторая - в том числе от характера регулирования государством рынка труда, наличия конкуренции на нем, а также от способности работников отстаивать свои профессиональные и социальные интересы.

Данные по объемам финансирования, численности архивистов и их средней заработной плате в разрезе субъектов Российской Федерации и по федеральным архивам вы имеете на руках.

Призываю только вас, руководителей региональных архивных служб, используя имеющиеся данные, а также сведения из нашей ведомственной статистической формы № 1, самостоятельно - когда вернетесь домой, оценить уровень производительности труда в собственных подведомственных архивах и сделать соответствующие выводы.

Для федерального уровня необходимость в повышении эффективности деятельности архивов очевидна. Как представляется, она должна заключаться в первую очередь в последовательном совершенствовании всех направлений работы, а также внедрении технологических и организационных инноваций.

Проведенный в середине этого года Росархивом анализ возможности внедрения инноваций в архивное дело (слайд 3 ) показал, что из 18 базовых технологий в сфере обеспечения сохранности и учета таковые могут быть внедрены в 10, в сфере комплектования - в 2 из 3, научно-справочного аппарата - в 5 из 6, использования - в 6 из 7. Понятно, что подавляющее большинство новаций так или иначе связаны с информационными технологиями. Поэтому реализация ведомственной целевой программы информатизации Росархива, а также региональных программ информатизации должны всегда быть в центре нашего внимания. Не буду углубляться в эту тему детально - она обширна и требует отдельного разговора.

Помимо применения IT-технологий существенным шагом в инновационном развитии архивной отрасли может стать также обязательное применение - при модернизации материально-технической базы - прогрессивных инженерно-технологических, менее затратных по ресурсному обеспечению, решений. Среди них оснащение архивохранилищ компактусами и картматами, современными системами пожаротушения, автоматическими измерителями параметров воздушной среды и т.п. Возможность установки такого рода передового оборудования должна учитываться присоставлении технических заданий на проектирование строительства или реконструкции архивных зданий. С другой стороны, недопустимо приобретение под воздействием различных «маниловских» идей дорогостоящей техники, которая из-за различных причин (отсутствие подготовленных кадров для эксплуатации или недостаточный фронт работ) будет простаивать, омертвляя тем самым капитал.

Сложнее обстоит дело с проведением организационных изменений, поскольку архивное дело по самой своей сути довольно консервативно. Тем не менее, руководствуясь старой поговоркой о том, что все новое - это хорошо забытое старое, неплохо сегодня вспомнить и взять на вооружение лучшее из советского опыта организации архивной деятельности в части нормирования, планирования и учета результатов работы. Вместе с внедрением современных программно-целевых инструментов управления этот сплав старого и нового может дать несомненный положительный эффект.

В частности, полезна и весьма эффективна практика ежегодного анализа штатной обеспеченности и объемов работы подведомственных архивных учреждений с целью перераспределения штатов в случае выявления диспропорций между численностью работников и объемами оказываемых архивами государственных услуг. Такую работу Росархив уже несколько лет проводит на регулярной основе. Никто не должен рассчитывать, что сегодняшние штатная численность и фонд оплаты труда в возглавляемых учреждениях будут неизменны. Их нужно оправдывать эффективной работой.

Обращая первоочередное внимание на производительность труда архивистов, мы в то же время не должны забывать и о повышении качественного уровня работ. При этом вопрос о качестве следует рассматривать в двух аспектах - качестве внутриархивных работ и качестве обслуживания пользователей.

Качество первого из них определяется, прежде всего, квалификацией и опытом архивистов, а также действенностью контроля со стороны руководителей всех рангов. Судя по доле работников пенсионного возраста, составляющей по данным на 1 января с.г. почти четверть численности российских архивистов, чего-чего, а опыта им не занимать. Что же касается квалификации, то приходится констатировать сохраняющуюся тенденцию сокращения числа работников архивов, имеющих профильное образование. К сожалению, помимо пока недостаточно конкурентоспособной заработной платы архивистов, это во многом обусловлено общим падением образовательного уровня населения страны вообще и гуманитарного образования в частности.

Начавшееся во исполнение указов Президента Российской Федерации повышение заработной платы архивистов, надеюсь, позволит более разборчиво подходить к отбору кадров, привлекая действительно перспективную и талантливую молодежь. При этом ни в коем случае нельзя забывать о необходимости перманентной и целенаправленной работы по повышению квалификации работников архивов.

Учитывая это, Росархив предполагает в следующем году заказать разработку нескольких интерактивных учебных курсов по наиболее востребованным направлениям архивной деятельности, а также увеличить долю дистанционных форм обучения, осуществляемых ОЦПК ВНИИДАД, что должно увеличить количество обучаемых, прежде всего из отдаленных уголков нашей огромной страны.

Повышение качества обслуживания внешних пользователей Росархив связывает с созданием на базе РГАНТД Справочно-информационного центра федеральных архивов, который призван обеспечить внедрение системного подхода к предоставлению государственной услуги по исполнению запросов граждан, начиная с личного приема заявителя, определения места хранения интересующих его документов и направления запросов в профильные архивы, заканчивая получением заявителем ответа (слайд 4 ), а также с внедрением новых «Правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации».

В целом же мероприятия, направленные на повышение производительности труда и качества работ, в той или иной мере нашли свое отражение и конкретизацию в разработанных федеральными архивами планах повышения эффективности их деятельности на 2013-2018 годы.

Аналогичные меры ожидают и одно из двух подведомственных Росархиву бюджетных учреждений, а именно ВНИИДАД, в отношении которого также разработан проект «дорожной карты», направленной на повышение эффективности науки в сфере архивного дела. Ожидаемыми результатами успешной реализации этой «дорожной карты» должны стать:

повышение качества и результативности теоретических и прикладных научных исследований, востребованных обществом и отвечающих приоритетным направлениям развития отечественного архивного дела;

обеспечение внедрения инновационных технологий в архивное дело в русле общемировых тенденций;

развитие кадрового потенциала отраслевой науки;

повышение заработной платы научных работников.

Важная составляющая повышения эффективности любой организации, будь она государственное учреждение или частная кампания - снижение затрат на её содержание. Здесь для нас наиболее актуальными являются два направления - реализация программ энергосбережения и организация при закупках для государственных нужд прозрачных и эффективных с точки зрения результативности расходования бюджетных средств конкурсов.

Начатая в 2011 г. в федеральных архивах программа энергосбережения и повышения энергетической эффективности предусматривает установку современных пластиковых окон и дверей, замену неэффективных источников света на энергосберегающие лампочки, модернизацию устаревших систем теплоснабжения и кондиционирования воздуха, переход от использования в котельных дорогостоящего дизельного топлива на газ, снижение температуры теплоносителя в системе отопления в нерабочее время. Её реализация позволила уже в 2012 г. сэкономить около 10 млн. руб. бюджетных средств, выделенных на эти цели. Это, на наш взгляд, неплохой результат, тем более что он достигнут при ежегодном росте тарифов на коммунальные услуги и политике Минфина по замораживанию выделения дополнительных средств на эти цели.

В результате проведенных в прошлом году Росархивом и подведомственными ему учреждениями почти 200-х конкурсных торгов получена экономия средств федерального бюджета в объеме около 41 млн. руб., которая была направлена на реализацию ряда дополнительных работ и мероприятий. Уже в этом году по итогам конкурса на оцифровку документов и описей для государственных архивов субъектов Российской Федерации на общую сумму 14 млн. рублей была получена 10 процентная экономия бюджетных средств, что позволило провести дополнительно аналогичную работу еще в одном регионе страны.

В этой связи считаю неправильным, что в некоторых архивах, пользуясь установленным законодателем правом бесконкурсного заключения госконтрактов на сумму до 400 тыс. рублей, стали забывать о рачительном расходовании средств. О конкурсных процедурах забывать не следует.

Будем надеяться, что вступающий в силу с января 2014 г. Федеральный закон № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», содержащий положения, направленные на обеспечение максимальной прозрачности процессов закупки и усиление общественного контроля за ними, позволит добиться более весомых результатов при проведении закупочной деятельности.

Говоря о бюджетных расходах на содержание архивов, нельзя не сказать еще об одной возможности их существенного сокращения, но уже в государственном масштабе. Я имею ввиду оптимизацию состава и объемов хранящихся в государственных и муниципальных архивах документов по личному составу. На слайде 5 хорошо видно, что начиная с 2001 года прием документов по личному составу в государственные и муниципальные архивы превысил прием дел постоянного срока хранения, после чего ни разу не опускался ниже «постоянки», составляя в среднем около 3,0 млн. единиц хранения в год.

В результате, по данным паспортизации по состоянию на 1 января 2013 г. в российских архивах, без учета ведомственных, находится уже более 65 млн. таких дел. Из них примерно 17 млн. созданы после введения регистрации граждан в качестве застрахованных лиц. Естественно, бюджеты всех уровней несут на их содержание - хранение, учет, комплектование и использование - многомиллионные расходы.

Насколько они оправданы при переходе на персонифицированный учет, который после реформы пенсионного законодательства ведется Пенсионным фондом Российской Федерации? Очевидно, что когда сегодня расчет пенсии производится самим Пенсионным фондом по собственным электронным базам данных и документам его ведомственных архивов, необходимость хранить в других архивах дублетные бумажные документы о заработках граждан отсутствует. Разумеется, что за тот период времени, когда персонифицированного учета еще не было, лицевые счета нам все равно придется хранить.

Для решения вопроса Росархив подготовил соответствующий законопроект о внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», который, не без труда, но все же удалось согласовать с Минтрудом и ПФР России. В чем его суть? Поскольку в целях реализации Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования» в ПФР России создана и ведется информационная база на каждого работающего гражданина, постоянно пополняющаяся сведениями о его трудовой деятельности, т.е. созданы все необходимые условия для назначения ему в будущем трудовой пенсии по старости, постольку, по нашему мнению, можно пойти на резкое сокращение срока хранения документов по личному составу, созданных после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица. После увольнения работника для таких документов в организациях, независимо от форм собственности, предлагается установить 15-летний срок хранения, за исключением документов по личному составу работников, работавших на тяжелых работах, с вредными, опасными и иными особыми условиями их труда (срок хранения этих документов останется 75 лет). В организациях, выступающих в качестве источников комплектования государственных и муниципальных архивов, для документов по личному составу устанавливается также 15 летний срок хранения, с последующим проведением экспертизы ценности этих документов. Разумеется, при проведении такой экспертизы нужна определенная осторожность, чтобы, как говорится, вместе с водой не выплеснуть и ребенка. Но все же выгоды более чем очевидны, ведь помимо прямой экономии финансовых средств по нашим расчетам ежегодно в государственных и муниципальных архивах могут освобождаться примерно около 2 тыс. м 2 . площадей хранилищ, что позволит принимать на хранение до 900 тыс. дел постоянного срока хранения. Так что игра стоит свеч.

Коль речь зашла о правовых сюжетах, позвольте остановиться еще на двух важных моментах.

При регистрации всем вручили долгожданный проект новых Правил работы архивов организаций (т.е. ведомственных архивов). Конечно, проект - не идеал. При работе над ним мы исходили из необходимости упрощения ряда направлений работы ведомственных архивов, а также введения норм, связанных с появлением электронных документов. Поэтому нам очень бы хотелось получить от вас замечания и предложения по его совершенствованию с тем, чтобы в соответствии с законодательством оперативно можно было разместить проект этого нормативного правового акта в сети Интернет для общественной экспертизы.

Второе - судьба нашего законопроекта о наделении субъектов Российской Федерации полномочиями по хранению архивных документов территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций с соответствующим выделением субвенций из федерального бюджета. С сожалением, но вынужден честно констатировать, что время, когда такой закон можно было бы, как говорят, «протащить», упущено - это надо было делать в начале 2000-х годов, в так называемые «тучные» годы. Сегодня же, когда ожидается очередная волна мирового финансового кризиса, а отечественная экономика пробуксовывает, рассчитывать на его принятие нереально. К тому же Минфин, не справляясь с администрированием большого количества различных субсидий и субвенций из федерального бюджета бюджетам других уровней, принял решение о консолидации всех видов трансферов в единый для каждого региона «котел», в котором архивные деньги ввиду их малого количества безвозвратно растворятся. В этой ситуации борьба за продвижение законопроекта теряет смысл. Это горькая, но правда, которую, я надеюсь, вы поймете и примите. Мы будем искать другие варианты решения проблемы документов терорганов.

С учетом изложенного особую актуальность приобретает проблема привлечения средств из внебюджетных источников. С преобразованием большинства государственных архивов в казенные учреждения и зачислением зарабатываемых ими от платных работ и услуг средств в доход бюджетов стимул к такого рода деятельности у некоторых явно сократился. Однако не стоит забывать, что на федеральном уровне, а также в ряде субъектов вопрос о компенсации зарабатываемых архивами средств решен положительно. Так что веских причин для сокращения, и тем более прекращения практики оказания платных услуг не имеется. Кроме того, в силу объективных причин перед нами остро встает проблема сохранения за государственными архивами ведущих позиций на рынке архивных услуг.

В обстановке замедления экономического роста все большее число различных организаций, зачастую довольно далеких от архивного дела, стремятся отобрать для себя часть «рыночного пирога». С этим мы уже столкнулись в этом году при проведении закупок услуг по страховому копированию особо ценных кинодокументов и выполнению научно-исследовательских работ. В будущем ситуация может усугубиться в связи с тем, что в Бюджетном послании Президента на 2014-2016 годы ставится задача снятия барьеров и ограничений, препятствующих доступу негосударственных организаций к оказанию государственных (муниципальных) услуг, в том числе и привлечению их на конкурсной основе к выполнению государственных заданий. А это значит, что на рынке архивных услуг, на котором традиционно доминировали государственные архивы, могут появиться сильные игроки-конкуренты, победить которых можно будет только предложив потребителю более комплексные и качественные услуги.

В сложившихся условиях наряду с продолжением оказания традиционных архивных работ и услуг, а именно исполнением тематических запросов, копированием и упорядочением (причем, обращаю на это ваше особое внимание, - по регулярно индексируемым в зависимости от темпов инфляции ценам), необходима еще и их диверсификация за счет использования инновационных решений.

На наш взгляд, одним из таковых может стать проект создания общероссийского интернет-сайта генеалогического характера, доступ к информационным ресурсам которого должен осуществляться на платной (возмездной) основе. О чем идет речь? Недавно в рамках федеральной целевой программы Росархив начал сканирование ревизских сказок первых 3-х переписей населения и ландратских книг, хранящихся в РГАДА. В общем объеме это более 5 тыс. дел и около 5 миллионов листов (слайд 6 ). Как вы можете судить по слайду, работы идут быстрыми темпами, что дает основание надеяться на завершение процесса оцифровки уже к середине 2014 г. После этого планируется размещение оцифрованных образов в сети Интернет, но, как я уже сказал, не в свободном доступе, а за определенную плату, размер которой еще предстоит определить. Так, чтобы с одной стороны, при низкой в целом платежеспособности нашего населения это было для него не в тягость, а с другой - было заметной поддержкой архивам и бюджету.

Если к оцифрованным документам РГАДА присоединить оцифрованные материалы последующих ревизий и метрические книги из региональных государственных архивов (а такая работа, как мы знаем, довольно интенсивно на местах уже ведется), то мог бы получиться солидный электронный ресурс генеалогического характера, востребованный на информационном рынке. Перечисляемые потребителями при его использовании электронные платежи должны распределяться пропорционально количеству просмотренных образов документов того или иного архива. Реализация такого проекта с размещением его в глобальном информационном пространстве позволит, по нашему мнению, активизировать приток денежных средств от граждан, в том числе и от рассеянной по всему миру русской диаспоры.

Другой стороной проблемы повышения доходов является организация строгого и четкого администрирования получаемых от партнеров финансовых средств, с тем, чтобы они своевременно попадали на счета архивов, а не плутали в банковских потоках.

Таковы в общем основные направления повышения эффективности деятельности архивов, которые, разумеется, ими не исчерпываются и могут дополняться и конкретизироваться в каждом субъекте Российской Федерации с учетом местной специфики.

В заключение хотел бы сказать следующее. Хотя еще не все архивисты почувствовали улучшение своего материального положения, это ни в коем случае не дает нам право упустить реальный шанс поднять отечественное архивное дело на более высокий уровень. На это нас нацеливают Президент и Правительство. Это является насущной потребностью для общества. Это, в конце концов, та стратегическая цель, которую мы продекларировали в Концепции развития архивного дела на период до 2020 г. на прошлом заседании нашего Совета и достичь которой дело чести для нас, как руководителей архивного дела.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение
1. История информатизации архивного дела в России
2. Организация информатизации архивного дела в современной России
2.1 Цели и принципы информатизации архивного дела в РФ
2.2 Электронный документооборот и особенности его применения
2.3 Применение баз данных в архивном деле
3. Архивные технологии на современном этапе
3.1 Информационная безопасность архивов и архивных фондов
3.2 Программное обеспечение по основным видам деятельности архивных учреждений
Заключение
Список использованных источников и литературы

Введение

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров позволили успешно использовать персональный компьютер в архивном документообороте. Сегодня в целом развитие страны не обходится без компьютера.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации.

Компьютером вызваны фундаментальные перемены в архивном документообороте. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Актуальность работы заключается в том, что именно сейчас необходимо разработать данную концепцию с целью оптимизировать организацию работ по информатизации в архивных учреждениях всех уровней и интенсифицировать эти работы.

Целью курсовой работы является изучение применения информационных технологий в архивном деле.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

изучить этапы становления архивного дела в РФ;

Изучить историю информатизации архивного дела РФ

Определить цели и принципы информатизации архивного дела;

Проанализировать значение и сущность электронных баз данных документов;

Пояснить значение электронного документооборота и его особенностей применения в архиве;

Проанализировать основы информационной безопасности документов архивного фонда;

Изложить сущность и задачи основных государственных компьютерных программ в сфере архивоведения.

Объект курсового исследования - создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы

Предметом курсового исследования служит формирование автоматизированных учетных и научно-справочных документов межархивного и общеотраслевого уровня

1. История информатизации архивного дела в России

информационная технология архивное дело

В истории механизации и автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов:

1) период с конца XIX века до 1950-х годов;

2) период с 1950-х до первой половины 1970-х годов;

3) период второй половины 1970-х годов - первой половины 1980-х годов;

4) период второй половины 1980-х - 1990-х годов.

История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. Вместе с тем для каждого этапа характерна своя трактовка роли автоматизированных технологий в развитии архивного дела в стране.

На первом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счётно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учёта населения (переписи населения), планирования, отчётности на производстве и т.д.

Второй этап автоматизации архивного дела был связан не столько с развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и её влиянием на историческую науку и архивоведение. Об архивном деле в Российской Федерации [Электронный ресурс]: / федеральный закон от 22.10.04 г. №125-ФЗ (с изм. от 11.02.13 г.) // - 2014.

Основным итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация ещё не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела. Однако именно на базе междисциплинарных исследований 1960-х годов, сблизивших архивоведение и теорию информации, получил развитие «информационный подход в архивоведении», представленный трудами Р.Н. Ефименко, К.И. Рудельсон и др. Это во многом определило современные представления о теории классификации и фондирования, научно-справочном аппарате.

Третий этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем - АИПС. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан, прежде всего, с эволюцией носителей информации (микроплёнки, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ), а также с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства. Результатом этого процесса стал тот факт, что к началу 1980-х годов перед архивами впервые встал вопрос об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов, отложившихся в деятельности отраслевых государственных вычислительных центров (ГВЦ) Архивы России» [Электронный ресурс]: - URL: http://www.rusarchives.ru/index.shtml/. - 01.03.2014. . Четвёртый этап связан с началом стихийной компьютеризации сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК и другие архивы.

В 1990-е годы в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путём оцифрования источников на традиционных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования).

2. Организация информатизации архивного дела в современной России

2.1 Цели и принципы информатизации архивного дела в РФ

Архивное дело - отрасль деятельности общества (государства), охватывающая политические, правовые и практические аспекты хранения и организации использования архивных документов.

Цельюинформатизации архивного дела является:

Избавление труда архивиста от рутинных операций;

Повышение точности и оперативности учёта документов в архиве;

Получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов.

Повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам Архивы России» [Электронный ресурс]: - URL: http://www.rusarchives.ru/index.shtml/. - 01.03.2014. .

объектам информатизации работы государственного и муниципального архивов и архива организации (ведомственного) относятся:

Комплектование, хранение и поиск документов на электронных носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива);

Учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов;

Создание страхового фонда и фонда пользования документами;

Контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);

Контроль за внедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях

В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизации архивного дела приобретает особую значимость.

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:

Преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

Внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;

Реализация этих принципов должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта Вадацкий А.О. Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов / О.А. Вадацкий // Отечественные архивы. - 2010. - № 1. - с. 45-46 .

Учет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах;

2.2 Электронный документооборот и особенности его применения

Для государственных архивов еще в 1995 году Росархивом была разработана концепция информатизации архивного дела России, на основе которой была создана «Программа информатизации архивного дела в Российской Федерации». В соответствии с концепцией предусмотрено создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов.

В соответствии с концепцией информатизации архивного дела в государственном архиве целесообразно создание интегрированной интеграционной системы архива, реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Под редакцией В.П. Козлова. Архивоведение. М.: ПрофОбрИздат, 2002.-272 с. .

Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации её в архиве.

Разработка и её внедрение осуществляется в несколько этапов:

Изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации;

Разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных;

Постановка задачи и технического задания должны быть составлены специалистами службы ДОУ и архива, а также службами информационного обеспечения совместно. Техническое задание на внедрение автоматизированной системы архива, формат представленных данных согласуется с Росархивом;

Поиск подходящего под определённую задачу программного продукта и фирмы - системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надёжность выбранного вами приложения, солидность фирмы;

Создание, установка и адаптации программы осуществляется программистом или фирмой - системным интегратором - на основе технического задания;

Сертифицирование и регистрация программного продукта;

Поддержка и обслуживание системы.

Архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта, он должен быть способен оценить достоинства и недостатки программы с точки зрения архивных технологий, внести предложения по её совершенствованию.

В условиях бурного развития компьютерных технологий происходит переход аналоговой техники прошлого к электронной цифровой технике будущего. Вместе с тем, несмотря на быстрое увеличение доли цифровых документов в общем объёме документации, значительное число архивов ещё не принимает сегодня электронные документы на постоянное хранение.

В настоящее время в экономически развитых странах и в России многие службы, банковские и финансовые учреждения принимают первичную информацию только на магнитных носителях Афанасьева Л.П. Информатизация архивного дела: организация и управление//Секретарское дело.-2004.-№ 3.-С:89-98 . Электронные документы стали реальностью. Они приобретают всё большее значение в информационном обеспечении общества и со временем станут основными источниками информации при решении многих практических и научных задач.По мере того, как компьютерные приложения всё большее количество административных процедур, производимых ими, электронные записи приобретали большее сходство с традиционными документами и меньшее - с числовыми файлами данных. В 1987 году в докладе Национального архива США о воздействии компьютерных систем на практику делопроизводства отмечалось, что «через несколько лет большое количество записей будут сохраняться только в электронной форме».

Включение архивистов в группы разработчиков новых информационных систем - одна из характерных черт третьего, современного, этапа развития архивов электронной документации на Западе. На Западе современный уровень компьютеризации «традиционных» архивов позволяет принимать на хранение документы на оптических дисках. В этих условиях роль существующих архивов машиночитаемых данных может свестись к передаточному звену между организациями и архивами.

Совершенствование методики экспертизы ценности электронных документов - наиболее очевидный результат исследований и дискуссий архивистов разных стран. Однако он лишь косвенно связан с развитием информационных технологий Березина Н.М., [Текст] Учебник: «Современное делопроизводство» Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. 3-е издание- СПБ. 2007., 122стр. . Без участия архивистов в создании электронных систем делопроизводства уже нельзя обойтись, даже если бы перестали появляться новые компьютерная техника и программные продукты.

С начала 90-х годов популярность приобрела концепция распределённых электронных архивов. Суть её состоит в том, чтобы документы хранились в тех организациях, которые их создали.

Для того чтобы организовать надёжное и постоянное хранение электронных документов, архив должен или превратиться в музей устаревающей техники и программных средств, или перевести документы в новые компьютерные системы.

Создание музеев устаревших аппаратных и программных средств периодически обсуждается архивистами, но обычно откладывается как слишком дорогой проект, так как требует не только приобретения и поддержания в рабочем состоянии разнообразной техники и компьютерных программ, но и содержания штата уникальных специалистов-техников.

Независимо от модели организации электронных архивов реалии современного компьютерного мира меняют представление об их вспомогательном значении в административно-управленческой практике. Архивы перестают быть просто физическим местом средоточия информации. Они накапливают опыт административных, финансовых и юридических условий хранения и использования информации, вмешиваются в разработку компьютерных систем и стандартов электронных данных.

2.3 Применение баз данных в архивном деле

В архивном деле в основном применяется технология баз данных, а также другие информационные технологии (оцифрование документов, сетевые технологии и т. д.).

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учётные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учётные базы данных-служат для обработки статистических массивов - учёта документов и дел в архиве, учёта использования, контроля за обеспечение сохранности и т.д Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение [Текст]: учебник для нач. проф. образования: учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2010 -272 с. . Они предназначены для определения количества документов в единицах учёта (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учётные базы данных могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

Информационно-поисковые базы данных-эта категория базы данных служит для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение [Текст]: / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. - М.,2010. - С 111. . Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.

Они бывают трёх типов:

Использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);

Создание единой интегрированной информационно-поисковой базы данных для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения;

Создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.

При создании отдельной информационной системы в ведомственном архиве учреждения вся работа по вводу данных выполняется архивистами. Поэтому Росархив рекомендует автоматизированный справочный аппарат ведомственного архива формировать на основе информационно-поисковой системы, создаваемой в текущем делопроизводстве организации и прежде всего таких её элементов, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы и др. Однако есть одно существенное препятствие, мешающее использованию в поисковой работе архива электронной делопроизводственной картотеки.

Дело в том, что основным классификатором данных в делопроизводстве является номенклатура дел организации, которая переутверждается каждый год. Это заставляет архивистов хранить массив данных за каждый год.

Для эффективного ведения и использования баз данных, организации распределенных баз данных, обмена файлами и сообщениями коллективной подготовки документов и т.п. в архиве устанавливается локальная вычислительная сеть (ЛВС). Поддержку работоспособности ПО ЛВС, совместимости с ним приложений и баз данных, ведение парольного доступа осуществляет администратор сети, как правило, работник структурного подразделения, на которое возложена организация применения информационных технологий в архиве.

Доступ работников архива к базе данных организуется в соответствии с их обязанностями и полномочиями. Доступ регулируется системой парольной защиты компьютеров и информационных массивов.

Парольная защита баз данных обеспечивает доступ, как правило, на трех уровнях в режимах «пользователя», «редактора» и «администратора». Пароль доступа нижнего уровня («пользователь») разрешает поиск и просмотр информации, получение отдельных отчетов (выходных форм).

В этом режиме функции ввода и редактирования данных, добавления и удаления записей недоступны Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Под редакцией В.П. Козлова. Архивоведение. М.: ПрофОбрИздат, 2002.-272 с. . Пароль доступа уровня «редактора» допускает при работе с базами данных ввод и редактирование информации, а также поиск, просмотр и вывод отчетов. Работа в режиме «администратора» разрешает изменение паролей доступа всех трех уровней, удаление информации из базы данных, слияние фрагментов баз данных, созданных автономно, ведение служебных информационных файлов (рубрикаторов и др.).

Доступ пользователей к базе данных по составу и содержанию документов архива осуществляется с терминалов, обеспеченных соответствующей парольной защитой, расположенных, как правило, в читальном зале архива. Базы данных, созданные архивом, подлежат государственной регистрации в установленном порядке.

В Центре информационных технологий Федеральной архивной службы ведутся работы по созданию типового ПО «Учреждения - источники комплектования для всех архивов».

В ряде архивов внедряются базы данных, позволяющие не просто вести учёт документов в организациях - источниках комплектования, но и создавать паспорт архива организации в автоматизированном режиме.

База данных «Паспорт ведомственного архива» применяется в Главархиве г. Москвы; в Государственном архиве Амурской и Тульской областей.

Таким образом, на основании изложенного можно сделать выводы о том, что информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки Голиков А.Г. Архивоведение отечественной истории. [Текст]: учебное пособие для студентов среднего специального образования / А.Г. Голиков. - 3-е изд., стер. - М.: Академия, 2012. -203с. . Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.

Внутриархивные базы данных учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.

Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

3. Архивные технологии на современном этапе

3.1 Информационная безопасность архивов и архивных фондов

В настоящее время архивная информация становится самостоятельным фактором социального и экономического развития общества. Возрастает ее роль в принятии решений в области политике и социальной сфере, в связи с тем, что обладание нужной информацией обеспечивает получение политических и экономических преимуществ Вадацкий А.О. Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов / О.А. Вадацкий // Отечественные архивы. - 2010. - № 1. - с. 45-46 . Огромная часть возникающей в современном обществе информации сосредотачивается в архивах, образуя социальный информационной потенциал.

При таком колоссальном информационном потенциале ретроспективной информации традиционные методы распространения информации теряет свою эффективность.

Кардинальное решение проблемы заключается в применение современных информационных технологий.

Современная информатика во многом определяет информационную деятельность архивов, которая представляет собой часть общественного производства, связанную с подготовкой информационных продуктов и услуг, направленных на удовлетворения граждан в ретроспективной информации.

Новые информационные технологии приносят в архивы и новые проблемы. Прежде всего, это проблемы связанные с вопросами защиты архивной информации от несанкционированного доступа и несанкционированного ее распространения.

Информация о документах, которые сосредотачиваются в архивах, заносится в базы данных и благодаря современным разработкам цифровые копии архивных документов формируют электронные архивы.

Рассмотрим некоторые аспекты связанные, с несанкционированным доступом и несанкционированным распространением архивной информации и копий архивных документов.

В начале 80-х годов одновременно с теоретическим и методическим осмысливанием проблемы совершенствования НСА, начинается активная работа по внедрению автоматизированных методов поиска документальной информации в практику работы архивов. На ВЦ РНГАНТД (НИЦТД) на основе ЕС ЭВМ вводится в промышленную эксплуатацию АИПС с тремя базами данных. В настоящее время практически каждый архив, оснащенный персональными компьютерами, имеет свои базы данных. Описания документов в базе данных могут быть отобраны и отсортированы по различным критериям (например по хронологии), что может придать результатам новое качество.

Современные средства вычислительной техники позволяют быстро и без особых усилий сделать копии баз данных Тельчаров А.Д. Архивоведение. Конспект лекций.-М., 2005 . Например, внешнее устройство Iomega ZIP подключается в слот принтера и на ZIP-дискеты емкостью 300 Мбайт размером 10 см на 10 см записать базу данных до одного млн. записей.

Современные информационные технологии позволяют перейти от описаний документов к их цифровым копиям и созданию электронных архивов. На один диск CD-R можно записать от 200 до 1000 фотографий в зависимости от цветности и размера. Чтобы сделать цифровую копию документа "пирату" необходимо на небольшой промежуток времени получить документ из архивохранилища. Таким образом, у «пирата» будет собрана коллекция цифровых копий архивных документов.

Таким образом, проблема несанкционированного доступа к компьютерам архивов приобретает актуальность и необходимо уже сейчас вырабатывать пути и способы ее решения.

Способы защиты от несанкционированного доступа и копирования архивных документов и архивной информации:

Организационные меры - строгое ограничение доступа персонала к компьютерам с базами данных архивной информации в архивах. Например, архивные базы данных налогового управления США с данными о доходах граждан охраняются строже чем золотой запас США в Форте Нокс.

Не допускать пронос в архив таких устройств как ручные сканеры, ZIP-устройства и т.п. Опечатывать системные блоки ПК и ставить специальные запирающие устройства для предотвращения съема жестких дисков с информацией.

Применять систему паролей для входа в ПК, в базу данных или в электронный архив.

Использовать специальные программно-технические средства защиты от несанкционированного доступа.

Одним из самых надежных способов борьбы с нелегальным копированием является использование электронных ключей. Электронный ключ - компактное устройство, которое устанавливается на порты или некоторые шины компьютера и являются прозрачными для периферийных устройств компьютера, т.е. не мешают его работе Артемьева С.И., Иванцова Н.Ф. Архивоведение [Текст]:/ Артемьева С.И., Иванцова Н.Ф. - Бийск, 2011. - 400 с. . Многие электронные ключи позволяют осуществлять их каскадирование (то есть подсоединять несколько таких устройств друг к другу, образуя цепочку ключей).

Одной из перспективных систем по защите данных является система SecretDisk95. Защищаемые данные хранятся на секретном логическом диске компьютера в закодированном виде. В случае корректного (санкционированного доступа) «появляется» новый диск, при записи на который данные кодируются, а при чтении с него - декодируются. Специальные программные средства позволяют менять размеры секретных логических дисков, изменять пароли и настраивать систему защиты. Пользователь может применять режим кодирования информации и для дискет.

В настоящий момент очень динамично развивается система защиты данных и запрета несанкционированного доступа на основе использования микропроцессорные смарт-карт. В 1997 г. был разработан специальный стандарт, спецификация которого позволяет интегрировать смарт-карт технологии в персональные компьютеры. Устройства для чтения смарт-карт становятся стандартными устройствами для обеспечения доступа к компьютеру. Фирма SiemensNixdorf, например, устанавливает эти устройства на серверы, рабочие станции, настольные компьютеры и ноутбуки собственного производства.. Наличие смарт-карты постоянно проверяется специальной программой и при ее отсутствии система блокируется. Смарт-карту можно использовать и как электронный пропуск в помещения, где установлены компьютеры.

Как показывает анализ, основная задача защитных систем состоит не в абсолютной неприступности, а в невозможности за разумный срок для взломщиков открыть защищенные файлы. Понятно, что при хорошей постановке дела и неограниченном финансировании информацию можно считать дистанционно по излучению монитора или по колебаниям оконных стекол, или используя вульгарный подкуп, но используя средства защиты от несанкционированного доступа можно сделать рентабельность взлома как можно более низкой.

Проблемы безопасности, связанные с выходом в сеть Интернет в настоящее время для архивов не являются столь актуальными, так как предполагают подключение компьютеров или локальных сетей с архивными данными непосредственно к выходам в сеть Интернет Березина Н.М., [Текст] Учебник: «Современное делопроизводство» Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. 3-е издание- СПБ. 2007., 122стр. . Однако, следует отметить, что и в этом случае существуют аппаратно-программные средства для защиты от несанкционированного доступа и несанкционированного копирования информации.

Рост информационного потенциала архивной информации в электронном виде выдвигает проблему защиты архивной информации, накапливаемой в базах данных и электронных архивах. Для ее решения необходимо создать рабочую группу для выработки соответствующих решений и рекомендаций по защите от несанкционированного доступа и копирования архивной информации в базах данных и электронных архивах.

3.2 Программное обеспечение по основным видам деятельности архивных учреждений

В условиях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем в практику работы архивных учреждений определяющее значение приобретает типизация методов и проектных решений при разработке их технического, алгоритмического, программного, информационного и организационного обеспечения ГОСТ Р. 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс]: / Государственный стандарт, утвержденный Постановлением Гостандарта России от 27.02.1998 №28 // СПС «Гарант», URL:http://www.garant.ru., 2014. . При разработке таких систем с использованием типовых модулей уменьшаются общие затраты, время разработки и внедрения, увеличивается надежность программного обеспечения за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей.

Применение типовых архивных технологий обеспечивает совместимость Баз данных (далее - БД), созданных различными архивными учреждениями, возможность объединения их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между архивными учреждениями разных уровней.

Создание региональных автоматизированных фондовых каталогов, централизованных архивных баз данных, таких как Центральный фондовый каталог, Государственного реестра культурного наследия России (в части уникальных документов АФ РФ), БД по зарубежной архивной Россике, базы данных по архивной библиографии и др. невозможно без внедрения типовых архивных технологий. Типовые технологии позволят пользователю с одинаковой легкостью работать в различных архивах, не затрачивая времени на переобучение.

Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между госархивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений. Типовые технологические решения, совместимые с развивающимися региональными и федеральными информационными системами, позволят быстро и качественно удовлетворять запросы органов законодательной и исполнительной власти.

Единые технологические принципы, учитывающие международные стандарты, предоставят возможность для активного и полноправного участия российских архивов в международных архивно-библиотечных системах и сетях.

Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов и центров документации осуществляется путем создания типового ПО, его внедрения, практического использования комплекса взаимосвязанных баз данных. В оптимальном варианте эти базы данных функционируют в локальной вычислительной сети (ЛВС) архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных Основные правила работы архивов организаций [Электронный ресурс]: // СПС «Гарант», URL:http://www.garant.ru., 2014. . Ядром этого комплекса является база данных, содержащая сведения (на уровне фонда и описи) учетного характера, по сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов.

К типовому ПО для госархивов и центров хранения документации относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом - ПО для баз данных «Фондовый каталог», «Паспорт архива». Все перечисленные базы данных связаны с ключевой базой данных либо непосредственно в процессе их функционирования, либо по характеру и форматам общей для БД информации.

Оптимальным вариантом для обеспечения единой политики в области информатизации в общеотраслевом масштабе является разработка и тиражирование по всем архивам одного и того же ПОдля каждого из указанных видов баз данных. Для реализации этого подхода в настоящее время нет принципиальных препятствий. Проведенный анализ материалов анкетирования архивных учреждений, изучение структур существующих баз данных показал, что база данных сходной направленности имеют в своей основе сходные наборы показателей при одинаковой их трактовке ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [Электронный ресурс]: / Государственный стандарт, утвержденный Постановлением Гостандарта России от 27.02.1998 №28 // СПС «Гарант», URL:http://www.garant.ru., 2014. . Перевод накопленной информации в новые базы данных является вопросом технически несложным.

Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня в цепочках «госархив - орган управления архивным делом субъекта Федерации - Росархив», "федеральный архив - Росархив».

Заключение

История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. На первом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счётно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учёта населения (переписи населения), планирования, отчётности на производстве и т.д.

Второй этап автоматизации архивного дела был связан не столько с развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и её влиянием на историческую науку и архивоведение. Основным итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах.

Информатизации архивного дела - это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путём внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информации, а также использования в работе архивов компьютерной техники программного обеспечения.

Анализируя тему исследования можно сказать, что в настоящее время архивная информация становится самостоятельным фактором социального и экономического развития общества в архиве, учёта использования, контроля за обеспечение сохранности документов.

Список использованных источников и литературы

1. Об архивном деле в Российской Федерации [Электронный ресурс]: / федеральный закон от 22.10.04 г. №125-ФЗ (с изм. от 11.02.13 г.) // СПС «Гарант», URL:http://www.garant.ru., 2014.

2. Об утверждении и внедрении «Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации» [Электронный ресурс]: / Приказ Федеральной архивной службы России (Росархив) от 29.12.2001 №101 (ред. от 13.02.2002) // СПС «Гарант», URL:http://www.garant.ru., 2014.

3. ГОСТ Р. 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс]: / Государственный стандарт, утвержденный Постановлением Гостандарта России от 27.02.1998 №28 // СПС «Гарант», URL:http://www.garant.ru., 2014.

4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук [Электронный ресурс]: утверждены приказом Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007г. №19 // СПС «Гарант», URL:http://www.garant.ru., 2014.

5. Основные правила работы архивов организаций [Электронный ресурс]: // СПС «Гарант», URL:http://www.garant.ru., 2014.

6. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение [Текст]: / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. - М.,2010. - 270 с.

7. Артемьева С.И., Иванцова Н.Ф. Архивоведение [Текст]:/ Артемьева С.И., Иванцова Н.Ф. - Бийск, 2011. - 400 с.

8. Гофейн Г.М., Шепелев Л.Е. Архивоведение [Текст]: / Гофейн Г.М., Шепелев Л.Е. - М., 2009. - 345 с.

9. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение [Текст]: / Крайская З.В., Челлини Э.В. - М., 2006. - 280 с.

10. Иванова А.Л. Законодательство и нормативы по обеспечению сохранности документов [Текст]: / Иванова А.Л. - М., 2013. - 220 с.

11. Тельчаров А.Д. Архивоведение. Конспект лекций.-М., 2005

12. Алексеева Е.В. Учебник для начального - профессионального образования.-М., 2006.

13. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Под редакцией В.П. Козлова. Архивоведение. М.: ПрофОбрИздат, 2002.-272 с.

14. Афанасьева Л.П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов / // Архивное дело.- 2012.-№ 2.-С:89-90

15. Афанасьева Л.П. Информатизация архивного дела: организация и управление//Секретарское дело.-2004.-№ 3.-С:89-98

16. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение [Текст]: учебник для нач. проф. образования: учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2010 -272 с.

17. Березина Н.М., [Текст] Учебник: «Современное делопроизводство» Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. 3-е издание- СПБ. 2007., 122стр.

18. Голиков А.Г. Архивоведение отечественной истории. [Текст]: учебное пособие для студентов среднего специального образования / А.Г. Голиков. - 3-е изд., стер. - М.: Академия, 2012. -203с.

19. Вадацкий А.О. Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов / О.А. Вадацкий // Отечественные архивы. - 2010. - № 1. - с. 45-46

20. Архивы России» [Электронный ресурс]: - URL: http://www.rusarchives.ru/index.shtml/. - 01.03.2014.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Изучение сущности Интернета (совокупность сетей, которые соединены друг с другом и работают с протоколами передачи данных) и его значения в архивном деле. Особенности международных архивных организаций, архивных учреждений и федеральных архивов России.

доклад , добавлен 22.02.2010

Информационные технологии, сущность и особенности применения в строительстве. Анализ деятельности информационных технологий, основные направления совершенствования применения информационных технологий, безопасность жизнедеятельности на ООО "Строитель".

дипломная работа , добавлен 26.09.2010

История развития IT-сферы, средства информатизации. Типовая структура хранения данных. Уровни изучения информации. Области приложения информационных технологий в экономике. Универсальное программное обеспечение. Финансово-экономические пакеты программ.

учебное пособие , добавлен 09.04.2014

Средства компьютерной, коммуникационной и организационной техники как техническая основа обеспечения информационных технологий. Основные системы классификации компьютеров. Программное обеспечение информационных технологий в маркетинге и экономике.

лекция , добавлен 01.04.2012

Определение IT технологий и искусственного интеллекта. Особенности информационных процессов по законодательству РФ. Информационная технология как аналог переработки материальных ресурсов. Роль и значение информационных технологий. IT в военном деле.

презентация , добавлен 22.08.2017

Основное программное обеспечение для автоматизации производства. Финансовые и коммуникационные системы. Системы планирования и управления. Текстовые редакторы и табличные процессоры. Финансовое программное обеспечение. Шрифтовые технологии в документах.

шпаргалка , добавлен 16.08.2010

Информационные технологии, организация и перспективы их внедрения в архивах; этапы, объекты и цели информатизации. Направления процесса внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ): базы данных, сканирование документов, сетевые технологии.

контрольная работа , добавлен 17.02.2011

Безопасность информационной системы как ее способность противостоять различным воздействиям. Виды компьютерных угроз, понятие несанкционированного доступа. Вирусы и вредоносное программное обеспечение. Методы и средства защиты информационных систем.

реферат , добавлен 14.11.2010

Цели и направления информатизации общества. Состав инфраструктуры информатизации. Факторы, влияющие на становление информационных технологий. Анализ состояния государственных информационных ресурсов. Информатизация в социальной и экономической сферах.

контрольная работа , добавлен 23.06.2011

История создания Государственного архива, его нормативная база. Структура учреждения: отделы, фонды. Внедрение и применение информационных технологий в ГКУ "ГАТО". Описание сайта организации. Научно-справочный аппарат архива в информационном аспекте.

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.

Внутриархивные БД учетного характера повышают точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, служат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем дает возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволяет более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, способствовует укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.

Работы по автоматизации средств поиска архивной информации начались в архивных учреждениях СССР в конце 70-х годов. Была разработана концепция, включившая в себя следующие положения: обоснованной является лишь компьютеризация поиска архивных документов, относящихся к выборочным тематическим комплексам, имеющим особо важное общественно-политическое и народнохозяйственное значение, а также документов, которые наиболее часто запрашиваются исследователями; ввод в систему сведений обо всех архивных документах является слишком дорогим и требует больших трудовых затрат; наиболее целесообразно создание межархивных баз данных. Было принято решение о поэтапном вводе в автоматизированную систему сведений о документах, хранящихся в государственных архивах СССР, на уровне фонда.

В соответствии с этой концепцией была разработана многофункциональная автоматизированная информационно-поисковая система для ряда тематических комплексов архивных документов, которая предназначалась для оперативного справочно-информационного обслуживания потребителей архивной информации, а также для подготовки автоматизированным способом архивных справочников.

В Автоматизированную систему научно технической информации (АСНТИ по документам ГАФ СССР), реализованную на ЕС ЭВМ, вошли около 70 тыс. описаний документов архивов на уровне фонда; базы данных четырех тематических комплексов на начало 1990 г. включали в себя 176 тыс. описаний архивных документов.

Основные направления информатизации архивного дела вытекают из главных задач и функций учреждений ГАС России:

· обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ);
· комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;
· научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;
· организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.

Значительная регламентация и типизация деятельности архивов, хранящих документы на бумажной основе, создает предпосылки для широкого использования принципа типизации при разработке и внедрении автоматизированных информационных технологических процессов. Существующие особенности в работе архивов с документами на пленочных носителях могут потребовать создания для них специализированных программно-технических комплексов. Наряду с этим в настоящее время уже назрела необходимость выработки концептуальных подходов к организации и технологическим аспектам работы с документами на машиночитаемых носителях. Наиболее важным направлением использования современных информационных технологий в деятельности архивных учреждений является организация учета документов Архивного фонда РФ. С реализацией этого первоочередного направления тесно связано создание автоматизированного справочного аппарата, в котором используется информация, накапливаемая в процессе учета документов.

Второе направление информатизации ориентировано на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ. К нему относятся учет учреждений-источников комплектования, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах.

Третье направление охватывает задачи использования и публикации документов: организацию поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдачу архивных справок, учет использования документов. Одним из результатов решения задачи учета использования является обоснование состава страхового фонда и фонда пользования, что в свою очередь относится к задачам, решаемым в рамках направления обеспечения сохранности документов.

Четвертое направление - применение средств автоматизации для проведения научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах. Этому способствует использование высокоэффективных общесистемных и прикладных программ, в том числе - текстовых и табличных процессоров, издательских систем, систем управления базами данных, гипертекстовых и мультимедийных технологий, которые позволяют создавать базы данных, содержащие копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания.

Пятым направлением информатизации является автоматизация организационно- управленческих функций архивных учреждений. Автоматизированные технологии служат инструментом информационного обеспечения руководства госархивами, анализа их деятельности, состояния архивного дела в регионах. Использование средств ЭВТ и специализированного ПО способствует сокращению трудоемкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением архивом. Отдельные задачи имеют локальный характер (управление кадрами, бухгалтерский учет и др.), другие ("Паспорт архива" и т.п.) - реализуются в увязке с задачами, выполняемыми в рамках иных направлений.

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:

· преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;
· преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;
· системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;
· внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;
· сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Концепция информатизации архивного дела России

Утверждена Росархивом в 1995 г.

Введение
Основные цели информатизаци
Состояние информатизации архивной отрасли
Основные направления информатизации
Программное обеспечение по основным видам деятельности архивных учреждений
Лингвистическое обеспечение
Архивные документы на нетрадиционных носителях
Международное сотрудничество
Организация работ по информатизации

ВВЕДЕНИЕ
Настоящая концепция разработана в целях совершенствования работы в области информатизации государственных архивных учреждений в условиях продолжающейся реформы архивного дела в России, интенсивного внедрения прогрессивных информационных технологий во все отрасли народного хозяйства.

Концепция базируется на правовых актах, регулирующих архивное дело в России - "Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", "Положении об Архивном Фонде Российской Федерации", на положениях законодательных актов и нормативных документов, регулирующих процессы информатизации, к которым, в частности, относятся утвержденные Указами Президента Российской Федерации Закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации", "Концепция правовой информатизации России", "Основы государственной политики в сфере информатизации", а также ряд других документов.

При разработке Концепции учитывались отраслевые научно-методические разработки, практический опыт отечественных архивных учреждений по работе с компьютерными технологиями, деятельность зарубежных архивов в сфере информатизации.

Концепция определяет главные цели, принципы и приоритеты работы архивов и органов управления архивным делом в области информатизации, а также основные направления их деятельности в этой сфере. Ее разработка вызвана необходимостью оптимизировать организацию работ по информатизации в архивных учреждениях всех уровней и интенсифицировать эти работы.

В разработке Концепции приняли участие специалисты Росархива, ВНИИДАД, РНИЦКД, ИПУ АН РФ.

1. ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ ИНФОРМАТИЗАЦИИ
Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.

2. СОСТОЯНИЕ ИНФОРМАТИЗАЦИИ АРХИВНОЙ ОТРАСЛИ
Работы по автоматизации средств поиска архивной информации начались в архивных учреждениях СССР в конце 70-х годов. Была разработана концепция, включившая в себя следующие положения: обоснованной является лишь компьютеризация поиска архивных документов, относящихся к выборочным тематическим комплексам, имеющим особо важное общественно-политическое и народнохозяйственное значение, а также документов, которые наиболее часто запрашиваются исследователями; ввод в систему сведений обо всех архивных документах является слишком дорогим и требует больших трудовых затрат; наиболее целесообразно создание межархивных баз данных. Было принято решение о поэтапном вводе в автоматизированную систему сведений о документах, хранящихся в государственных архивах СССР, на уровне фонда.

Ведение указанных БД позволило накопить значительные информационные массивы в электронном формате, большая часть которых в дальнейшем была переведена на ПЭВМ; к настоящему времени они включают в себя около 250 тыс. записей. Большое значение для дальнейших работ с этими БД имел опыт ведения тезаурусов, составленных из лексических единиц описываемых документов. Также оказался важным опыт классификации элементов тезаурусов, установления между ними отношений иерархии, ассоциации и синонимии.

Появление персональных компьютеров ознаменовало подлинную революцию в использовании ЭВМ и компьютерных технологий, принципиально изменило подходы к информатизации в архивном деле. Мощные, компактные и относительно дешевые компьютеры, снабженные современными программными средствами, предоставили возможность использовать автоматизированные технологии во многих видах работ, ведущихся в архивных учреждениях, осуществлять их более эффективно и с меньшими трудозатратами.

В настоящее время оснащенность государственных архивных учреждений компьютерной техникой неравномерна, ее нельзя признать удовлетворительной. В государственных архивах более половины машинного парка относится к устаревшим моделям (Роботрон, PC XT, PC AT/286).

Почти все архивы, располагающие компьютерами, начали создавать базы данных как тематические, обеспечивающие использование документов, так и по другим направлениям деятельности архивов. В целом по архивам России эти две категории представлены в неравных долях как по количеству БД, так и по их совокупному объему. По числу введенных записей лидирующее место занимают тематические БД - 88.7%, БД учетного характера составляют 10%, оставшиеся 1.3% содержат административно-управленческую информацию. За этими цифрами скрывается совершенно различное состояние по государственным архивам и центрам федерального уровня и архивным учреждениям субъектов Федерации.

Основной масса БД сосредоточена в архивах федерального уровня - 77.6%. По этой группе архивов учетные БД составляют 1.4%, и практически весь объем введенной информации приходится на тематические БД - 98.5%. Иная ситуация сложилась в регионах: объемы учетных и тематических БД примерно одинаковы - 40.0% и 54.3% соответственно. В автоматизированных информационных ресурсах (АИР) архивной отрасли тематические БД федеральных архивов и центров составляют 76.5%.

Приведенная статистика свидетельствует о том, что более раннее начало информатизации в федеральных архивах, их договорные связи с зарубежными партнерами позволили закупать (или получать) технику и обеспечивать частичное финансирование работ по созданию БД. В ближайшее время можно ожидать выравнивания ситуации, поскольку региональные архивы активно приобретают современную технику, пользуясь поддержкой местных администраций, принимают организационные и кадровые решения для интенсивной автоматизации архивных работ, некоторые из них установили договорные отношения с зарубежными партнерами.

Следует констатировать, что в течение ряда лет происходило во многом стихийное развитие информатизации государственных архивных учреждений, что было обусловлено прежде всего отсутствием методической и программной базы для координированного и целенаправленного регулирования процессов информатизации: типового программного обеспечения (ПО) по основным направлениям деятельности архивных учреждений, методических разработок по эффективному использованию компьютерных технологий в архивном деле, стандартов описаний архивных документов в электронном формате, единого по отрасли лингвистического обеспечения (ЛО) баз и банков данных. Поэтому создание перечисленных компонентов информатизации и их внедрение в практику отвечает интересам архивных учреждений Российской Федерации. Настоящая Концепция и разрабатываемая на основе ее положений Программа информатизации позволят перейти к планомерной и методически обоснованной работе по информатизации архивного дела России.

3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ И ПРИНЦИПЫ ИНФОРМАТИЗАЦИИ
Основные направления информатизации архивного дела вытекают из главных задач и функций учреждений ГАС России:

обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ);

комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;

научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;

организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.

Перечисленные направления информатизации тесно связаны по составу исходной информации и решаемым задачам. Поэтому их реализация должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:

преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;

системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;

внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;

сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

4. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПО ОСНОВНЫМ ВИДАМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ
В условиях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем в практику работы архивных учреждений определяющее значение приобретает типизация методов и проектных решений при разработке их технического, алгоритмического, программного, информационного и организационного обеспечения. При разработке таких систем с использованием типовых модулей уменьшаются общие затраты, время разработки и внедрения, увеличивается надежность программного обеспечения за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Применение типовых архивных технологий обеспечивает совместимость БД, созданных различными архивными учреждениями, возможность объединения их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между архивными учреждениями разных уровней.

Создание региональных автоматизированных фондовых каталогов, централизованных архивных баз данных, таких как Центральный фондовый каталог, Государственного реестра культурного наследия России (в части уникальных документов АФ РФ), БД по зарубежной архивной Россике, БД по архивной библиографии и др. невозможно без внедрения типовых архивных технологий. Типовые технологии позволят пользователю с одинаковой легкостью работать в различных архивах, не затрачивая времени на переобучение.

Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов и центров документации осуществляется путем создания типового ПО, его внедрения, практического использования комплекса взаимосвязанных БД. В оптимальном варианте эти БД функционируют в локальной вычислительной сети (ЛВС) архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является БД, содержащая сведения (на уровне фонда и описи) учетного характера, по сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Эта ключевая БД может быть практически реализована в виде локальной или распределенной базы данных (с горизонтальным или вертикальным распределением массивов) в зависимости от объема документов архива, видов технического оснащения, расположения хранилищ.

К типовому ПО для госархивов и центров хранения документации относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом - ПО для баз данных "Фондовый каталог", "Паспорт архива". Все перечисленные БД связаны с ключевой базой данных либо непосредственно в процессе их функционирования, либо по характеру и форматам общей для БД информации.

Оптимальным вариантом для обеспечения единой политики в области информатизации в общеотраслевом масштабе является разработка и тиражирование по всем архивам одного и того же ПО для каждого из указанных видов БД. Для реализации этого подхода в настоящее время нет принципиальных препятствий. Проведенный анализ материалов анкетирования архивных учреждений, изучение структур существующих БД показал, что БД сходной направленности имеют в своей основе сходные наборы показателей при одинаковой их трактовке. Перевод накопленной информации в новые БД является вопросом технически несложным.

Архивы, начинающие информатизацию с работы в принятом для отрасли типовом программном обеспечении, автоматически используют стандартизированные наборы показателей и форматы данных.

Состав типового ПО определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем он может быть расширен на основе практики работы с архивными документами.

Архивное учреждение, принявшее решение о разработке собственного программного обеспечения вместо использования типового, включает в структуру информационных файлов стандартизованный перечень полей и предусматривает процедуры их преобразования в принятый по отрасли формат для обеспечения возможности их передачи в другие БД. Однако этот путь является менее рациональным с точки зрения материальных и интеллектуальных затрат.

Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня в цепочках "госархив - орган управления архивным делом субъекта Федерации - Росархив", "федеральный архив - Росархив".

(с сайта "Архивы России").

Информатизация архивного дела

Введение

Современное общество характеризуется высоким уровнем развития информационных и телекоммуникационных технологий и их интенсивным использованием гражданами, бизнесом, общественными организациями и органами государственной власти; повсеместным внедрением в государственном масштабе систем электронного документооборота (в том числе межведомственного), переводом в электронный вид государственной учетной деятельности, а также созданием и развитием специальных информационных систем обслуживания запросов населения и организаций.

Эти приоритетные направления информатизации общества влекут за собой необходимость формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений, выполняющих важные общественные и государственные функции, именно поэтому чрезвычайно актуальной является тема информатизации архивов.

Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов. В ходе этого процесса необходимым остается выполнение задачи сохранения и защиты архивов.

Рассмотрим основы, принципы, цели и объекты информатизации архивов, а также направления и перспективы развития этого процесса.

1. Особенности процесса информатизации архивов

Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Объектами информатизации являются:

ü комплектование архива;

ü экспертиза ценности документов;

ü создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников;

ü учет документов архива и контроль за их сохранностью;

ü создание страхового фонда и фонда пользования документами;

ü информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей;

ü контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.

В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость.

Основные цели информатизации:

ü развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Архивного фонда РФ путем избавления труда архивиста от рутинных операций и повышения точности и оперативности учета

ü создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;

ü формирование автоматизированных учетных и научно-справочных документов межархивного и общеотраолевого уровня.

ü повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;

ü обеспечение сохранности документов - создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документов (сканирования).

Основные направления информатизации:

ü организация учета документов Архивного фонда РФ;

ü учет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах;

ü совершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и выдачи архивных справок, использования документов;

ü формирование страхового фонда и фонда пользования;

ü проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания;

ü автоматизация организационно-управленческих функций архивов.

Принципы информатизации:

ü преемственность по отношению к традиционной системе государственного учета и научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

ü преемственность в развитии автоматизированных архивных технологии;

ü системность в реализации технологических и информационных решений как отдельного архива, так и группы архивов, формирование их единого программно-технического комплекса, единой базы данных в масштабе Росархива;

ü внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивов;

ü взаимосвязь с информационными системами фондообразователей и потребителей, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Проблема информатизации архивной отрасли не нова. В 1995 г. Росархивом была разработана и утверждена Концепция информатизации архивного дела России, в целях практической реализации которой в 1996 г. была принята Программа информатизации архивного дела России (1997--2000 гг.). Эта программа определяла конкретные направления работ, их содержание, исполнителей и сроки проведения по следующим направлениям деятельности: научные и методические работы по проблемам информатизации архивного дела России, кадровое обеспечение, организационные и практические работы. В результате реализации направлений этой программы была начата разработка и внедрение программного комплекса "Архивный фонд", начал функционировать Интернет-портал "Архивы России", проводилось обеспечение компьютерной техникой архивной отрасли.

2. Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.).

Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД "Архивный фонд", "Фондовый каталог" (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных "Паспорт архива", "Учет фондов", "Аннотация фондов", "Учреждения - источники комплектования", "Учет исполнения запросов", "Читальный зал", "Физическое состояние документов" и др.

При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

Информационную основу БД составляют сведения о составеи объеме документов, составе иобъеме страхового фонда копий документов, государственном учетеи научно-справочном аппарате к документам, составе и объеме научно-справочной библиотеки, зданиях. При разработке БД "Учет фондов" в качестве объекта автоматизации выступали функции, выполняемые госархивами по учету документов как государственной, так и негосударственной части Архивногофонда Российской Федерации. Типовые решения ведения государственного учета для архивов Российской Федерации разного уровня вырабатывались с условием последующей адаптации к специфике каждого отдельного архива. БД способствует совершенствованию деятельности архивов по обеспечению сохранности, организации рационального хранения, оперативного адресного поиска фондов и описей, фиксации объема хранящихся дел, его изменений и подготовке статистических данных как по архиву в целом, так и по отдельным хранилищам. БД "Учет фондов" отражает и отслеживает информацию о движении документов, об учете и внесении изменений по описи, об учете и внесении изменений по фонду. Логическим продолжением компьютерной поддержки архивной деятельности в области учета документов является БД "Аннотация фонда", которая обеспечивает оперативность и качественный уровень тематического поиска и подготовки межфондовых и внутрифондовых справочников (путеводителей, кратких справочников, тематических путеводителей, указателей и др.).

По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.

Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.

Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (например, "Архивный фонд", "Фондовый каталог субъекта Федерации").

Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.

3. Итоги и перспективы развития информатизации в архивном деле

За прошедшее десятилетие с момента завершения программы в Российской Федерации и в архивном деле произошли кардинальные изменения. В 2004 г. был принят Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации", изменивший статус Федеральной архивной службы. Затем (в 2006 и 2010 гг.) был принят целый ряд Федеральных законов, постановлений, распоряжений и указов, которые выдвигают на первый план необходимость анализа существующего положения в области информатизации архивной сферы и выработки единой перспективной программы информатизации Федерального архивного агентства.

В настоящее время разработана Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных архивов на 2011 - 2020 годы.

Программа предусматривает несколько основных направлений внедрения ИКТ в архивной сфере, в рамках которых выделены отдельные содержательные задачи и предусмотрены мероприятия, последовательная реализация которых позволит добиться полномасштабного внедрения и использования ИКТ.

Первое направление: Предоставление государственных услуг. Среди задач и мероприятий, предусмотренных этим направлением, предполагается осуществлять мероприятия, часть из которых уже реализуется. Так, на едином портале портал государственных и муниципальных услуг размещена обновленная информация об услугах, оказываемых Федеральным архивным агентством и подведомственными ему учреждениями, запланировано развитие Интернет-портала "Архивы России" (в том числе создание разделов портала на иностранных языках) и организация доступа к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации через портал (с использованием программного комплекса "Центральный фондовый каталог"); Создание сайтов федеральных архивов (в виде самостоятельных сайтов или разделов портала "Архивы России"), что позволит значительно расширить возможности доступа граждан и организаций к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации через сайты архивов, на которых будут размещаться электронные описи (как это сделано сегодня ГАРФ и РГИА); Развитие официального сайта Федерального Архивного агентства.

Объединение информационных ресурсов (тематических, исследовательских и пр.), созданных и функционирующих внутри федеральных архивов, с целью предоставления удаленного доступа к цифровому контенту. Одним из примеров подобного работы является запускаемый в настоящее время межархивный проект "Документы советской эпохи".

Второе направление Программы информатизации объединяет в себе работы, связанные с развитием и внедрением систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия. (СЭД, МЭДО, СМЭВ).

Третье направление - информатизация основной деятельности архивов. Для этого направления Программа предусматривает реализацию комплекса разнообразных задач, условно объединенных под одним названием: автоматизация и комплексная информатизация основных направлений деятельности архивов. Это - компьютеризация федеральных архивов. Программа предусматривает комплекс мероприятий, направленных на развитие отраслевого, обязательного для использования всеми архивами России, программного обеспечения, главной составляющей которого является единая информационно-поисковая система (ЕАИС) по учету документов Архивного фонда Российской Федерации. ЕАИС состоит из трех самостоятельных программных комплексов:

программный комплекс (базовый уровень) "Архивный фонд" предназначен для использования непосредственно в архивах. Его используют 14 федеральных архивов, лицензионные договора на использование программного комплекса "АФ-4" заключены с архивными управлениями 84 субъектов Федерации, что обеспечивает единство учета документов Архивного фонда РФ на всей территории страны независимо от прав собственности на данные документы. В настоящее время идет процесс модернизации ПК "Архивный фонд", в том числе исправление ошибок, перевод этого ПО на веб-интерфейс;

программный комплекс "Фондовый каталог" предназначен для использования отделами (управлениями, агентствами) по делам архивов регионального уровня. Это программное обеспечение предназначено для аккумулирования массивов информации (баз данных "Архивный фонд") всех архивов данного региона. В настоящий момент завершено тестирование ПК "Фондовый каталог" в 7 регионах. В нем должны быть представлены сведения обо всех фондах Архивного фонда РФ, информация о которых передается непосредственно из баз данных федеральных архивов (использующих ПК "АФ") и региональных массивов информации (созданных в ПК "ФК").

В Программе также обозначена необходимость создания, ведения еще одной общеотраслевой автоматизированной системы - "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации". Представляется целесообразным её активное наполнение, включая представление в ней образов документов и организацию доступа к системе через портал "Архивы России".

Один из ключевых подразделов задачи автоматизации и информатизации основных направлений деятельности архивов связан с необходимостью проведения работ по оцифровке оригиналов (подлинников) архивных документов. Эта задача является одним из ключевых направлений государственной программы "Информационное общество (2011-2020 годы)".

Разрабатывается специальный подраздел с мероприятиями, реализация которых позволит значительно увеличить возможности доступа к архивным документам.

Среди этих мероприятий:

Создание компьютеризированных читальных залов в федеральных архивах на базе терминальной системы информационного обслуживания; Обеспечение читальных залов федеральных архивов оборудованием для использования оцифрованных копий хранимых документов

Разработка программного обеспечения для создания, внедрения и функционирования единого "Электронного читального зала" с "личными кабинетами исследователей", установленного на портале "Архивы России" и обеспечивающего возможность удаленного доступа к ресурсам читальных залов федеральных архивов.

Разработанные базы данных "Читальный зал" и "Учет исполнения запросов" позволят повысить качество и оперативность получения данных и сводных статистических сведений в целях повышения эффективности использования документов АФ РФ, обеспечения потребителей релевантной документной информацией и будут способствовать организации комплексного использования документов архива. Эти программные комплексы также распространяются в архивной системе бесплатно. Помимо программного обеспечения, ориентированного на автоматизацию основных функций и направлений деятельности архивов, создаются и другие общеотраслевые БД: "Зарубежная архивная Россика", "Зарубежстройпроект", "Росприоритетпроект", "Государственный реестр уникальных документов", "Нормативно-методическая база отрасли" и др. Примером полнотекстовой автоматизированной базы данных, разрабатываемой ВНИИДАД, является "Нормативно-методическая база отрасли".

Отдельная задача информатизации связана с необходимостью организации приема на хранение электронных документов, возникающих при переходе органов государственной власти на безбумажный документооборот. Для решения этой задачи предусмотрено проведение работ по определению нормативно-правовых условий приема на хранение, хранение и использование электронных документов и документов на электронных носителях. Одновременно предполагается осуществить организацию и оборудование новых архивохранилищ для хранения электронных документов и документов на электронных носителях в архивах; разработать информационно-поисковые системы по работе с электронными документами.

информация архив документ делопроизводство

Таким образом, мы рассмотрели объекты, цели, принципы информатизации архивов, на современном этапе развития архивного дела у нас в стране наблюдается активная разработка и внедрение новых информационных технологий, призванных обеспечить сохранность архивных фондов, и обеспечить наиболее удобный режим доступа к архивной информации.

В этом направлении были разработаны и внедрены в практику работы архивных учреждений страны программные комплексы - "Архивный фонд" и "Фондовый каталог". Разработаны базы данных: "Паспорт архива", "Учет фондов", "Аннотация фонда", "Учреждения - источники комплектования", "Читальный зал", "Учет исполнения запросов", "Физическое состояние документов" - они составляют программный комплекс первой очереди.

Такое состояние вопроса подготавливает почву для перехода к следующему этапу информатизации архивного дела, перспективы которого разработаны в Программе информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных архивов на 2011 - 2020 годы, и предусматривает ряд направлений развития этого процесса.

Осуществление информатизации обеспечивается путем организации и проведения работ по оцифровке оригиналов (подлинников) архивных документов, а также путем организации и оборудования новых архивохранилищ.

Реализация положений Программы информатизации даст толчок росту информационной активности отраслевых потребителей информации при помощи целевого финансирования и разработки региональных программ информатизации архивов. Информатизация архивных учреждений позволит существенно улучшить информационное обслуживание потребителей как в самих архивах, так и его абонентов, пользующихся каналами связи. А это, в свою очередь, будет способствовать углублению и повышению эффективности научных исследований, осуществляемых на основе архивной информации. Применение современных средств коммуникации совместно с автоматизацией процессов поиска архивной информации позволит в значительной степени укрепить межрегиональные, межотраслевые и международные связи благодаря возможности проведения межархивного тематического поиска информации.

Список литературы

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Буров Е.М. Архивоведение. Под ред. В.П. Козлова. М.: Академия, 2007. - 238с.

Афанасьева Л.П. Информатизация архивного дела: организация и управление //Секретарское дело.-2004.-№ 3.-С: 89-98.

Грум-Гржимайло Ю.В., Сергеева А.Г., Ткаченко Н.А., Чернин Э.А. Разработка автоматизированных архивных технологий//Информационное общество, 2000, вып. 2, с. 35 - 39.

Дороков С. Современные возможности экспертизы ценности и учёта электронных документов в организации // Отечественные архивы.-2003.-№ 5.5. Концепция информатизации архивного дела России, с. 8].

О.В. Наумов Информатизация архивного дела в Российской Федерации// "Отечественные архивы" № 5 (2011 г.)

Тельчаров А.Д. Архивоведение. М.: Приор-издат. 2004. - 128с.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.